Z tytułu odbytej podróży służbowej pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową wymienione w następujących rozporządzeniach:
1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. i w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.,
3. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Przepisy regulujące zasady rozliczeń z tytułu podróży służbowej nie zawierają zamkniętego katalogu kosztów podlegających zwrotowi z tytułu odbytej podróży służbowej. Pracodawca decyduje, które poniesione przez pracownika wydatki należy uznać za uzasadnione. Zwrot wydatków służbowych odbywa się na podstawie przedłożonych przez pracownika dokumentów.
Zgodnie z zasadą memoriału wyrażoną w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) w księgach rachunkowych ujmuje się ogół zdarzeń gospodarczych dotyczących danego roku obrotowego niezależnie od momentu zapłaty. Z kolei ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397) odmiennie określa moment zaliczenia wydatków z tytułu podróży służbowych w poczet kosztów uzyskania przychodów tj. zgodnie z zasadą kasową. W myśl art. 15 ust. 4g należności takie jak wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona oraz świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych stanowią koszty uzyskania przychodów miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku niedotrzymania tego terminu, wydatki z tytułu podróży służbowych są kosztami podatkowymi w momencie zapłaty. Zatem wypłacone należności z tytułu podróży służbowej w miesiącu następującym po miesiącu, w którym podróż się odbyła, jednakże zgodnie z obowiązującymi pracowników wewnętrznymi regulacjami pracodawcy, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne. Należy jednak podkreślić, że należności pracownika z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu, w którym pracownik rozliczył wydatki takiej podróży.
Przykład
Pracownik przedstawił pracodawcy wydatki z tytułu odbytej podróży służbowej w dniu 01.12.2011 r. Podróż służbowa odbyła się w dniach 23.11.2011-25.11.2011 r. Zgodnie z wewnętrznymi przepisami zakładu pracy, należności z tytułu podróży służbowych wypłaca się do 15-ego dnia następującego po miesiącu, w którym odbyła się podróż służbowa. Należności zostały wypłacone w dniu 05.12.2011 r. Zatem pracodawca może zaliczyć wydatki z tytułu podróży służbowej w poczet kosztów uzyskania przychodów w grudniu 2011 r.
Anna Skórka
Outsourcing Rachunkowości - Grant Thornton