Każdy przypadek niezapłaconej należności musi być rozpatrzony przez firmę indywidualne. W tym celu należy przeanalizować stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty. Do kwestii aktualizacji należności odnosi się art. 35b ustawy o rachunkowości. Przepis ten nakazuje dokonać odpisu aktualizującego w przypadku należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności. Przepis ten nie daje jednak wskazówek, w jakiej wysokości dokonać tego odpisu. Nie ma też innego przepisu, który dawałby dokładne wytyczne w tej kwestii.
Warto więc zwrócić uwagę, na fakt, że w praktyce przyjęte jest (takich zasad przestrzegają niektórzy biegli rewidenci), że jeżeli minęło 180 dni od momentu, kiedy kontrahent powinien uregulować należność, to taką należność - w zależności od specyfiki branży - powinno się objąć co najmniej 50 proc. odpisem aktualizującym lub nawet w całości uznać jako należność niespłacalną. Pozycja bilansowa „Należności krótkoterminowe” powinna uwzględniać wyłącznie realizowalne należności, które jednostka może otrzymać z dużym prawdopodobieństwem. Informację na temat odpisów aktualizujących należy ujawnić w informacji dodatkowej do sprawozdania.
W przypadku czytelnika niezapłacona kwota nie jest wartością znaczącą z tego względu, że w momencie, gdy odpis będzie utworzony na połowę należności czy na całość nie wpłynie to znacząco na sytuację finansową przedstawianą w sprawozdaniu finansowym. Niewątpliwie jednak będzie trzeba go utworzyć jeżeli kontrahent nie ureguluje należności po potrzymaniu wezwania do zapłaty.
Oprócz należności przeterminowanych ustawa o rachunkowości wymienia również inne sytuacje, w których dokonanie odpisu aktualizującego jest niezbędne.
Po pierwsze, należy to uczynić, jeżeli dłużnik został postawiony w stan likwidacji lub upadłości. Wtedy odpisu dokonuje się w wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem.
Również w przypadku należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny jego sytuacji majątkowej i finansowej spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - należy dokonać odpisu do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności.
Dzięki dokonanym odpisom w bilansie zostają wykazane należność o obniżonej wartości. Warto jednak pamiętać, że jeżeli przyczyna utworzenia odpisu ustanie, należy rozliczyć dokonany uprzednio odpis, zaliczając jego zmniejszenie do odpowiedniego konta przychodów.
WAŻNE
Spółki w części sprawozdania finansowego - dodatkowe informacje i objaśnienia, powinny zawrzeć dane o odpisach aktualizujących wartość należności, ze wskazaniem stanu na początek roku obrotowego, a także zwiększeniach, wykorzystaniu, rozwiązaniu i stanie na koniec roku obrotowego.
AGNIESZKA POKOJSKA
PODSTAWA PRAWNA
• Art. 35b ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).