We wstępnej fazie działalności zwykle do rejestracji i przetwarzania danych wystarcza arkusz kalkulacyjny. Wraz ze wzrostem skali działalności pojawia się potrzeba wykorzystania bardziej złożonych narzędzi i systemów wspomagających zarządzanie – systemu BI i controllingu.
Polecamy: Controlling i Rachunkowość Zarządcza – prenumerata
Polecamy: Finanse + Controlling – prenumerata
Definicje i przedmiot controllingu są dostępne w literaturze przedmiotu, tutaj chciałbym przekazać początkującym przedsiębiorcom kilka praktycznych uwag, które pomogą im ustrzec się błędów często popełnianych w początkowym stadium organizacji.
Wraz ze wzrostem skali działalności przedsiębiorcom zaczyna brakować czasu, organizacja zaczyna funkcjonować z mniejszą sprawnością, w naturalny sposób pojawia się potrzeba skuteczniejszego zarządzania danymi i automatyzacji procesów obróbki danych. Przedsiębiorcy wtedy dopiero zaczynają doceniać rangę tych danych, rangę informacji, które gromadzą. Często dopiero na tym etapie zwracają się o poradę do specjalistów i dowiadują się, że część informacji już bezpowrotnie utracili. Można je odzyskać, ale trzeba iście benedyktyńskiej pracy, aby uzyskać zadowalające efekty. Oczywiście taka sytuacja jest charakterystyczna z reguły dla przedsiębiorstw z grupy małych i średnich nie działających w systemach franszyzowych.
Jakie dokumenty sprawdza biegły rewident podczas badania sprawozdania
Co zrobić, aby nie angażując zbytnio środków w początkowym okresie działalności ustrzec się błędów i bezpowrotnie nie utracić cennych danych? Systemy BI i bardziej wyrafinowane narzędzia informatyczne wspomagające zarządzanie są zwykle w momencie rozpoczynania działalności niedostępne głównie z powodu ich ceny, ale też braku wiedzy i umiejętności obsługi tych narzędzi.
Rozwiązaniem w tej fazie rozwoju może być budowa właściwej struktury organizacji i zakładowego planu kont zarządczych uwzględniających scenariusze rozwoju i docelowy kształtu struktury organizacji. Jest to bardzo ważny proces, fundament, na którym można będzie zbudować w przyszłości system BI i wdrożyć narzędzia controllingowe w przedsiębiorstwie. Pozwoli też na dokonywanie właściwego opisu zdarzeń gospodarczych, który w przyszłości pozwoli na wygenerowanie raportów zawierających dane historyczne istotne dla podejmowanych na przyszłość decyzji. Pozwoli też na właściwą rejestracje istotnych zdarzeń, które z punktu widzenia ustawy o rachunkowości w ogóle nie wymagają rejestracji ( np. zapytań ofertowych, rejestracji kosztów dla miejsca ich powstania itp.) Warto na tym etapie zainwestować stosunkowo niewielkie środki – da to w przyszłości duże oszczędności i pozwoli zoptymalizować decyzje o wyborze właściwych, dopasowanych do rodzaju i skali działalności narzędzi wspomagających zarządzanie organizacją. Pozwoli też znacząco obniżyć koszt i usprawnić proces wdrożenia narzędzi, o których mowa.
Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej stosowane w Polsce