5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. I. Właściwa organizacja i podział pracy
Formy komunikacji na linii księgowy - klient
O dobrej komunikacji napisano już chyba wszystko. Z jednej strony wiąże się to z tym, aby komunikaty były zrozumiałe i czytelne dla ich odbiorców, aby unikać zakłóceń w procesie komunikacji. Z drugiej ważne jest, aby niezbędne informacje trafiały do odbiorców na czas i cały proces był jasny dla obu stron. Aby dokładniej zająć się tematem komunikacji między księgowymi a ich klientami, należy najpierw zastanowić się, jakie komunikaty lub wiadomości są przesyłane oraz jakie działania w zakresie komunikacji podejmują obie strony.
Księgowi wysyłają informacje o:
- wynikach finansowych firmy,
- kwotach podatków i ZUS do zapłaty,
- liście płac pracowników,
- przypomnieniach o konieczności dostarczania dokumentów,
- bilansach, rachunkach zysków i strat itp.
Firma natomiast klient komunikuje się z księgowym w zakresie:
- dostarczenia dokumentów księgowych do rozliczenia,
- dokumentów kadrowych pracowników, np. umów, wniosków urlopowych, zwolnień lekarskich itp.
- pytań merytorycznych i porad związanych z bieżącą działalnością.
Jest to bardzo szeroki zakres komunikacji i wymaga on dopracowania, jeśli chcemy, aby Klienci byli zadowoleniu i usatysfakcjonowani ze współpracy. Tyko wtedy, gdy będą stworzone odpowiednie procedury, komunikacja z klientami korzystnie wpłynie na optymalizację pracy księgowości. „Podczas wdrażania procesów komunikacji dużą uwagę zwracamy na to, aby zmniejszyć ilość powtarzanych cyklicznie czynności lub maksymalnie je automatyzować.” - wyjaśnia Krzysztof Wojtas, architekt systemu Saldeo w firmie BrainSHARE IT. sp. z o. o.
Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata
Najczęściej popełniane błędy w procesie komunikacji z Klientem
Wydawać by się mogło, że komunikację z Klientami każdy ma opanowaną, ale wbrew pozorom bardzo często popełniane są w tym zakresie proste błędy. Najczęstszy dotyczy braku automatycznych procedur w przesyłaniu do Klientów informacji o rozliczeniach księgowych.
Codziennie pracownicy księgowości wysyłają dziesiątki podobnie brzmiących informacji o ZUS i podatkach do zapłacenia lub wynikach finansowych firmy. Wiele czasu poświęcają na tworzenie tych maili, nawet jeśli opierają się one na podobnym szablonie. „Z naszych rozmów z księgowymi wynika, że przygotowanie rozsyłki do klientów zajmuje czasem 1-2 dni i powtarza się w miesiącu aż 3 razy – jako wiadomość o ZUS, podatku dochodowym i wynikach firmy z rozliczeniem VAT.” - mówi Krzysztof Wojtas - „Wykorzystując Saldeo, jako aplikację do komunikacji można znacząco ograniczyć czas potrzebny na przesyłanie tych informacji. Próba automatyzacji tego procesu jest więc naturalna, a moduł z rozliczeniami jest jednym z najbardziej docenianych przez Użytkowników Saldeo”” - dodaje.
Podobnie wygląda kwestia ze sprawnym otrzymywaniem komunikatów od Klienta. Chodzi głównie o dostarczenie niezbędnych dokumentów do rozliczeń. Bardzo często docierają one na ostatnią chwilę, po wielu przypomnieniach ze strony księgowego. Powoduje to znaczne nagromadzenie pracy w krótkim okresie.
Rozwiązaniem jest tutaj aplikacja do elektronicznego przesyłania tych dokumentów. W Saldeo każdy Klient tworzy własne archiwum dokumentów, dzięki czemu księgowy otrzymuje dokumenty na bieżąco. Tworzy się również jednolity sposób komunikacji z wszystkimi obsługiwanymi Firmami. To pozwala na zmniejszenie cykliczności, a co za tym idzie bardziej efektywne wykorzystywanie czasu pracy.
Błędem w komunikacji jest również wykorzystywanie „nietrwałych” narzędzi do przesyłu informacji. „Często w komunikacji z Klientem posługujemy się mailem. Jest to prosta i sprawdzona metoda, jednak po paru tygodniach czy miesiącach odnalezienie otrzymanej informacji może nie dla każdego klienta być proste i zrozumiałe. Powoduje to, że ponownie klient zwraca się do księgowego z tym samym pytaniem. Wykorzystanie specjalistycznych narzędzi do komunikacji powoduje, że każda strona dokładnie wie, gdzie znajdzie potrzebą informację nawet po dłuższym czasie. Dodatkowo proces przesyłu komunikatów będzie jednolity dla wszystkich klientów.
Skuteczna komunikacja kluczem do sukcesu w relacjach z Klientem
Wdrażając procesy i narzędzia do optymalizacji działań w komunikacji z Klientem warto podkreślać, że taki układ ma korzyści dla obu stron i o wiele lepiej sprawdza się w relacji długofalowej. Sprawne przekazywanie informacji z wykorzystaniem dedykowanego systemu procentuje dużą oszczędnością czasu i zmniejszeniem duplikujących się każdego miesiąca czynności.
W nowoczesnym biurze rachunkowym czy kancelarii podatkowej platforma do komunikacji księgowy – klient to podstawa. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi daje przewagę konkurencyjną na rynku i pokazuje Klientom, że ich sprawy są w dobrych rękach. Jest to bardzo ważny, choć często pomijany aspekt optymalizacji pracy w księgowości.
Autor: Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Podyskutuj o tym na naszym FORUM