REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. I. Właściwa organizacja i podział pracy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

REKLAMA

REKLAMA

Analiza zadań pracowników – praca z dokumentami księgowymi rozłożona na czynniki pierwsze.

Jak najlepiej zorganizować pracę w księgowości? To pytanie zadaje sobie chyba każdy właściciel biura rachunkowego, kancelarii doradztwa podatkowego czy dyrektor działu księgowego w firmie. Aby na nie odpowiedzieć, najpierw należy wyszczególnić wykonywane czynności.

REKLAMA

W pracy z dokumentami możemy wyróżnić 4 główne etapy:

  • przyjmowanie dokumentów i przepisywanie danych potrzebnych do księgowania do programu księgowego,
  • dekretacja dokumentu,
  • księgowanie transakcji po stronie programu księgowego,
  • archiwizacja dokumentów źródłowych, czyli usystematyzowana segregacja i organizacja dokumentów w archiwum.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podział pracy, czyli jak uniknąć chaosu

Chaos zdecydowanie nie sprzyja sprawnemu funkcjonowaniu firmy. Mając wyraźne określone etapy pracy, możemy jasno i precyzyjnie rozdzielić poszczególne zadania pomiędzy uczestnikami procesu. W ten sposób każdy wie, za co jest odpowiedzialny i kogo w razie nieobecności ma zastąpić. Taki układ pozwala na uniknięcie wielu nieporozumień czy niejasności. Dodatkowo skupienie się na wąskim zakresie czynności pozwala na podniesienie efektywności pracy oraz specjalizację, co ma duże znaczenie dla wydajności.

Księgowość w chmurze - kiedy warto się na nią zdecydować?

Wprowadzenie procesów działania ma kolosalne znaczenie dla wyników firmy. Wpływa nie tylko na przyspieszenie pracy, ale także na obniżenie kosztów obsługi klienta. Usystematyzowana reorganizacja pracy powala na obniżenie kosztów księgowania o 20-30% i przyspieszenie pracy z dokumentami nawet do 50%  – mówi Krzysztof Wojtas z firmy BrainSHARE IT Sp. z o. o., producenta oprogramowania SaldeoSMART. Bez wątpienia jest to argument przemawiający za wdrożeniem właściwej strategii pracy z dokumentami.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Wybór odpowiedniego modelu pracy z dokumentami

Na rynku polskim najczęściej spotykane są dwa modele pracy w księgowości:

  • model „od A do Z”, w którym księgowy zajmuje się obsługą danej firmy od początku do końca,
  • model „Dwóch ról”, w którym występuje podział pracy pomiędzy osobę wprowadzającą dokumenty i księgowego.

Przyjrzyjmy się im bliżej.

Model „od A do Z” zakłada, że księgowym w biurze przydzielone są konkretne firmy, a w przypadku księgowego w firmie odpowiada on za dany oddział czy spółkę.

Zaletą jest tu wyraźny podział odpowiedzialności oraz specjalizacja podmiotowa. Określona osoba zajmuje się dokumentami od momentu ich przyjęcia do księgowania aż do zarchiwizowania po zakończonej pracy. Wadą takiego układu jest przede wszystkim udział księgowego – osoby o wysokich kwalifikacjach w pracy, która nie wymaga specjalistycznej wiedzy (np. w procesie przepisywania danych z faktur do programu księgowego). Ponadto szerszy zakres obowiązków, czyli mniejsza specjalizacja, generuje większe ryzyko popełnienia błędu na dowolnym etapie i obniża efektywność wykonywanej pracy.

Elektroniczny obieg dokumentów w dziale księgowym (EDI)

W drugim modelu praca jest podzielona. Księgowy zajmuje się dekretacją i księgowaniem, a przyjmowanie dokumentów, ich segregacja i przepisywanie do programu księgowego należą do obowiązków oddelegowanego pracownika (tzw. osoby wprowadzającej).

Ten model oprócz jasnego podziału zadań ma inną, znaczącą zaletę – specjalizację przedmiotową, która ogranicza zakres wykonywanych czynności, a tym samym zmniejsza ryzyko popełniania błędów. Skupienie się na wąskim zakresie obowiązków nie tylko podnosi wydajność pracy, ale także jest bardziej korzystne dla samego pracownika i pozwala uniknąć tzw. „zmęczenia materiału”. Dodatkowo osoby o wysokich kwalifikacjach nie uczestniczą w pracy, która ich nie wymaga, przez co ich kwalifikacje są maksymalnie wykorzystywane.

Droga do sukcesu w branży księgowej

Podział odpowiedzialności prezentowany w drugim modelu i specjalizacja przedmiotowa pozwalają na znaczny wzrost efektywności naszego zespołu.

Jednak to nie wszystko. – Wiele powtarzalnych czynności można zautomatyzować, dzięki wykorzystaniu narzędzi informatycznych. Dzięki nim oszczędzamy czas i zmniejszamy koszt działalności - wyjaśnia Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART - Z naszych doświadczeń wynika, że lepsza organizacja to mniej stresu i większa wydajność. – dodaje.

Wykorzystanie narzędzi informatycznych w służbie optymalizacji pracy księgowego stanowić będzie przedmiot 4 kolejnych artykułów cyklu, w którym dowiedzą się Państwo:

  • jak sprawnie zarządzać przepływem informacji między księgowym a klientem,
  • jak przyspieszyć proces wprowadzania faktur do programu księgowego,
  • jak na bieżąco informować klientów / zarząd firmy o osiąganych wynikach finansowych,
  • jak pomóc firmie w sprawnym prowadzeniu sprzedaży.

Autor:

Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

REKLAMA