REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. I. Właściwa organizacja i podział pracy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

REKLAMA

REKLAMA

Analiza zadań pracowników – praca z dokumentami księgowymi rozłożona na czynniki pierwsze.

Jak najlepiej zorganizować pracę w księgowości? To pytanie zadaje sobie chyba każdy właściciel biura rachunkowego, kancelarii doradztwa podatkowego czy dyrektor działu księgowego w firmie. Aby na nie odpowiedzieć, najpierw należy wyszczególnić wykonywane czynności.

REKLAMA

Autopromocja

W pracy z dokumentami możemy wyróżnić 4 główne etapy:

  • przyjmowanie dokumentów i przepisywanie danych potrzebnych do księgowania do programu księgowego,
  • dekretacja dokumentu,
  • księgowanie transakcji po stronie programu księgowego,
  • archiwizacja dokumentów źródłowych, czyli usystematyzowana segregacja i organizacja dokumentów w archiwum.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podział pracy, czyli jak uniknąć chaosu

Chaos zdecydowanie nie sprzyja sprawnemu funkcjonowaniu firmy. Mając wyraźne określone etapy pracy, możemy jasno i precyzyjnie rozdzielić poszczególne zadania pomiędzy uczestnikami procesu. W ten sposób każdy wie, za co jest odpowiedzialny i kogo w razie nieobecności ma zastąpić. Taki układ pozwala na uniknięcie wielu nieporozumień czy niejasności. Dodatkowo skupienie się na wąskim zakresie czynności pozwala na podniesienie efektywności pracy oraz specjalizację, co ma duże znaczenie dla wydajności.

Księgowość w chmurze - kiedy warto się na nią zdecydować?

Wprowadzenie procesów działania ma kolosalne znaczenie dla wyników firmy. Wpływa nie tylko na przyspieszenie pracy, ale także na obniżenie kosztów obsługi klienta. Usystematyzowana reorganizacja pracy powala na obniżenie kosztów księgowania o 20-30% i przyspieszenie pracy z dokumentami nawet do 50%  – mówi Krzysztof Wojtas z firmy BrainSHARE IT Sp. z o. o., producenta oprogramowania SaldeoSMART. Bez wątpienia jest to argument przemawiający za wdrożeniem właściwej strategii pracy z dokumentami.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Wybór odpowiedniego modelu pracy z dokumentami

Na rynku polskim najczęściej spotykane są dwa modele pracy w księgowości:

  • model „od A do Z”, w którym księgowy zajmuje się obsługą danej firmy od początku do końca,
  • model „Dwóch ról”, w którym występuje podział pracy pomiędzy osobę wprowadzającą dokumenty i księgowego.

Przyjrzyjmy się im bliżej.

Model „od A do Z” zakłada, że księgowym w biurze przydzielone są konkretne firmy, a w przypadku księgowego w firmie odpowiada on za dany oddział czy spółkę.

Zaletą jest tu wyraźny podział odpowiedzialności oraz specjalizacja podmiotowa. Określona osoba zajmuje się dokumentami od momentu ich przyjęcia do księgowania aż do zarchiwizowania po zakończonej pracy. Wadą takiego układu jest przede wszystkim udział księgowego – osoby o wysokich kwalifikacjach w pracy, która nie wymaga specjalistycznej wiedzy (np. w procesie przepisywania danych z faktur do programu księgowego). Ponadto szerszy zakres obowiązków, czyli mniejsza specjalizacja, generuje większe ryzyko popełnienia błędu na dowolnym etapie i obniża efektywność wykonywanej pracy.

Elektroniczny obieg dokumentów w dziale księgowym (EDI)

W drugim modelu praca jest podzielona. Księgowy zajmuje się dekretacją i księgowaniem, a przyjmowanie dokumentów, ich segregacja i przepisywanie do programu księgowego należą do obowiązków oddelegowanego pracownika (tzw. osoby wprowadzającej).

Ten model oprócz jasnego podziału zadań ma inną, znaczącą zaletę – specjalizację przedmiotową, która ogranicza zakres wykonywanych czynności, a tym samym zmniejsza ryzyko popełniania błędów. Skupienie się na wąskim zakresie obowiązków nie tylko podnosi wydajność pracy, ale także jest bardziej korzystne dla samego pracownika i pozwala uniknąć tzw. „zmęczenia materiału”. Dodatkowo osoby o wysokich kwalifikacjach nie uczestniczą w pracy, która ich nie wymaga, przez co ich kwalifikacje są maksymalnie wykorzystywane.

Droga do sukcesu w branży księgowej

Podział odpowiedzialności prezentowany w drugim modelu i specjalizacja przedmiotowa pozwalają na znaczny wzrost efektywności naszego zespołu.

Jednak to nie wszystko. – Wiele powtarzalnych czynności można zautomatyzować, dzięki wykorzystaniu narzędzi informatycznych. Dzięki nim oszczędzamy czas i zmniejszamy koszt działalności - wyjaśnia Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART - Z naszych doświadczeń wynika, że lepsza organizacja to mniej stresu i większa wydajność. – dodaje.

Wykorzystanie narzędzi informatycznych w służbie optymalizacji pracy księgowego stanowić będzie przedmiot 4 kolejnych artykułów cyklu, w którym dowiedzą się Państwo:

  • jak sprawnie zarządzać przepływem informacji między księgowym a klientem,
  • jak przyspieszyć proces wprowadzania faktur do programu księgowego,
  • jak na bieżąco informować klientów / zarząd firmy o osiąganych wynikach finansowych,
  • jak pomóc firmie w sprawnym prowadzeniu sprzedaży.

Autor:

Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

REKLAMA

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

REKLAMA