5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. I. Właściwa organizacja i podział pracy
Jak najlepiej zorganizować pracę w księgowości? To pytanie zadaje sobie chyba każdy właściciel biura rachunkowego, kancelarii doradztwa podatkowego czy dyrektor działu księgowego w firmie. Aby na nie odpowiedzieć, najpierw należy wyszczególnić wykonywane czynności.
W pracy z dokumentami możemy wyróżnić 4 główne etapy:
- przyjmowanie dokumentów i przepisywanie danych potrzebnych do księgowania do programu księgowego,
- dekretacja dokumentu,
- księgowanie transakcji po stronie programu księgowego,
- archiwizacja dokumentów źródłowych, czyli usystematyzowana segregacja i organizacja dokumentów w archiwum.
Podział pracy, czyli jak uniknąć chaosu
Chaos zdecydowanie nie sprzyja sprawnemu funkcjonowaniu firmy. Mając wyraźne określone etapy pracy, możemy jasno i precyzyjnie rozdzielić poszczególne zadania pomiędzy uczestnikami procesu. W ten sposób każdy wie, za co jest odpowiedzialny i kogo w razie nieobecności ma zastąpić. Taki układ pozwala na uniknięcie wielu nieporozumień czy niejasności. Dodatkowo skupienie się na wąskim zakresie czynności pozwala na podniesienie efektywności pracy oraz specjalizację, co ma duże znaczenie dla wydajności.
Księgowość w chmurze - kiedy warto się na nią zdecydować?
Wprowadzenie procesów działania ma kolosalne znaczenie dla wyników firmy. Wpływa nie tylko na przyspieszenie pracy, ale także na obniżenie kosztów obsługi klienta. Usystematyzowana reorganizacja pracy powala na obniżenie kosztów księgowania o 20-30% i przyspieszenie pracy z dokumentami nawet do 50% – mówi Krzysztof Wojtas z firmy BrainSHARE IT Sp. z o. o., producenta oprogramowania SaldeoSMART. Bez wątpienia jest to argument przemawiający za wdrożeniem właściwej strategii pracy z dokumentami.
Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata
Wybór odpowiedniego modelu pracy z dokumentami
Na rynku polskim najczęściej spotykane są dwa modele pracy w księgowości:
- model „od A do Z”, w którym księgowy zajmuje się obsługą danej firmy od początku do końca,
- model „Dwóch ról”, w którym występuje podział pracy pomiędzy osobę wprowadzającą dokumenty i księgowego.
Przyjrzyjmy się im bliżej.
Model „od A do Z” zakłada, że księgowym w biurze przydzielone są konkretne firmy, a w przypadku księgowego w firmie odpowiada on za dany oddział czy spółkę.
Zaletą jest tu wyraźny podział odpowiedzialności oraz specjalizacja podmiotowa. Określona osoba zajmuje się dokumentami od momentu ich przyjęcia do księgowania aż do zarchiwizowania po zakończonej pracy. Wadą takiego układu jest przede wszystkim udział księgowego – osoby o wysokich kwalifikacjach w pracy, która nie wymaga specjalistycznej wiedzy (np. w procesie przepisywania danych z faktur do programu księgowego). Ponadto szerszy zakres obowiązków, czyli mniejsza specjalizacja, generuje większe ryzyko popełnienia błędu na dowolnym etapie i obniża efektywność wykonywanej pracy.
Elektroniczny obieg dokumentów w dziale księgowym (EDI)
W drugim modelu praca jest podzielona. Księgowy zajmuje się dekretacją i księgowaniem, a przyjmowanie dokumentów, ich segregacja i przepisywanie do programu księgowego należą do obowiązków oddelegowanego pracownika (tzw. osoby wprowadzającej).
Ten model oprócz jasnego podziału zadań ma inną, znaczącą zaletę – specjalizację przedmiotową, która ogranicza zakres wykonywanych czynności, a tym samym zmniejsza ryzyko popełniania błędów. Skupienie się na wąskim zakresie obowiązków nie tylko podnosi wydajność pracy, ale także jest bardziej korzystne dla samego pracownika i pozwala uniknąć tzw. „zmęczenia materiału”. Dodatkowo osoby o wysokich kwalifikacjach nie uczestniczą w pracy, która ich nie wymaga, przez co ich kwalifikacje są maksymalnie wykorzystywane.
Droga do sukcesu w branży księgowej
Podział odpowiedzialności prezentowany w drugim modelu i specjalizacja przedmiotowa pozwalają na znaczny wzrost efektywności naszego zespołu.
Jednak to nie wszystko. – Wiele powtarzalnych czynności można zautomatyzować, dzięki wykorzystaniu narzędzi informatycznych. Dzięki nim oszczędzamy czas i zmniejszamy koszt działalności - wyjaśnia Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART - Z naszych doświadczeń wynika, że lepsza organizacja to mniej stresu i większa wydajność. – dodaje.
Wykorzystanie narzędzi informatycznych w służbie optymalizacji pracy księgowego stanowić będzie przedmiot 4 kolejnych artykułów cyklu, w którym dowiedzą się Państwo:
- jak sprawnie zarządzać przepływem informacji między księgowym a klientem,
- jak przyspieszyć proces wprowadzania faktur do programu księgowego,
- jak na bieżąco informować klientów / zarząd firmy o osiąganych wynikach finansowych,
- jak pomóc firmie w sprawnym prowadzeniu sprzedaży.
Autor:
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Podyskutuj o tym na naszym FORUM
- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat
Prezydent podpisał ustawę znaną jako SLIM VAT 3. Na mocy nowych przepisów zwiększony został m.in. limit dla podatników, którzy mogą korzystać z metody kasowej rozliczania podatku VAT oraz rozliczać się kwartalnie. Próg przychodowy wzrósł z 1,2 miliona do 2 milionów euro. Ustawa wejdzie w życie 1 lipca. Jej celem jest uproszczenie regulacji podatkowych i ułatwienie prowadzenia działalności przedsiębiorcom. Jakie zmiany na nich czekają?
Zapadł ważny wyrok dla praktyki naliczania stawki podatku od nieruchomości dla działalności opiekuńczej (domów seniora). Chodzi o wyrok z dnia 23 maja 2023 r. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie w sprawie o sygn. I SA/ Kr 250/23.
Prezent dla współpracownika odchodzącego na emeryturę to sympatyczny gest i podziękowanie za dotychczasową wspólną pracę. Ale co kupić? Przygotowaliśmy kilka pomysłów.
Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację ustawy o VAT – podała kancelaria prezydenta. Ustawa wprowadza pakiet Slim VAT 3, który ma uprosić rozliczanie tego podatku.
Zakładam, że projekt ustawy o KUKE w przyszłym tygodniu trafi pod obrady rządu, byśmy zdążyli przepracować ją w Sejmie w czerwcu i lipcu - powiedziała PAP pełnomocnik rządu ds. polsko-ukraińskiej współpracy rozwojowej Jadwiga Emilewicz.
Jeżeli w wyniku rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne okaże się, że składka ta została opłacona w kwocie wyższej niż ustalona, płatnikowi składek przysługuje jej zwrot. Termin na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty wynikającej z rocznego rozliczenia (RZS-R) został wydłużony do 5 czerwca 2023 r.
Napiwek przypisany konkretnej osobie nie jest dochodem spółki gastronomicznej, a spółka nie zapłaci podatku dochodowego. Podatek dochodowy za napiwek obciąża jednak osobę, która otrzymała napiwek.
Do obliczenia podatku od zysku wypłaconego komplementariuszowi konieczne jest poznanie wysokości podatku należnego od spółki. Skoro PIT od zysku komplementariusza pomniejszany jest o proporcjonalną część CIT zapłaconego przez spółkę komandytową, to pierwszy z wymienionych podatków będzie mógł zostać wyliczony i pobrany dopiero po złożeniu przez spółkę rocznego zeznania i podjęciu przez wspólników uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku. Spółka, jako płatnik, nie ma więc obowiązku pobierania zryczałtowanego podatku dochodowego przy wypłacie komplementariuszowi zaliczki na poczet zysku. Wyrok z 2 lutego 2023 r. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu (sygn. akt I SA/Wr 394/22).
31 maja 2023 r. ZUS poinformował, że udostępnił aktualizację aplikacji mobilnej mZUS. W nowej wersji zmieniony został wygląd aplikacji i rozbudowano ją o kolejne funkcje.
Do 5 czerwca 2023 r. prowadzący działalność gospodarczą mają czas na złożenie wniosku RZS-R o zwrot nadpłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne wynikającej z rocznego rozliczenia. Wniosek w tej sprawie należy złożyć elektronicznie na Platformie Usług Elektronicznych ZUS – poinformował 1 czerwca 2023 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Aż 79% Polaków nie oszczędza pieniędzy na emeryturę poza obowiązującymi składkami, a 62,5% nie odkłada regularnie żadnej kwoty na żaden cel. Jednocześnie dochód rozporządzalny na 1 osobę w Polsce w 2022 roku wyniósł 2 249,79 zł. Czy daje to możliwość odłożenia miliona złotych na emeryturę?
Mały ZUS Plus będzie wydłużony o rok dla przedsiębiorców, którzy korzystają z tej preferencji (ulgi) w 2023 roku. Poinformowało o tym 31 maja 2023 r. Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Wskutek tego przedłużenia przedsiębiorcy ci zaoszczędzą nawet kilkaset złotych miesięcznie.
Obniżony VAT na odzież dziecięcą. W ostatnim czasie ożywiła się dyskusja wokół obniżenia stawki VAT na odzież i obuwie dla dzieci. Eksperci nie wykluczają, że temat powróci w najbliższej kampanii wyborczej. Na czym polega problem?
Dokonanie wpisu oraz rejestracja zmian danych ujawnionych w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) to jeden z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w formie spółki handlowej. Zgodnie z przepisami, wniosek o wpis lub o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców KRS powinien być złożony do sądu rejestrowego w terminie 7 dni od dnia, w którym zdarzenie uzasadniające zmianę miało miejsce. Praktyka pokazuje, że wielu przedsiębiorców zaniedbuje ten obowiązek i zgłasza zmiany za późno lub nie robi tego wcale.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ważne narzędzie pomagające w zwalczaniu oszustw podatkowych. Elektroniczny proces wystawiania, przekazywania i przechowywania faktur ułatwia walkę z nieuczciwymi praktykami. Czy obowiązkowe wprowadzenie systemu zapewni skuteczne środki kontroli i wyeliminuje tzw. szarą strefę? Jakie korzyści przyniesie firmom?
Wprowadzenie podatku od nadmiarowych zysków dla niektórych branż nie jest przesądzone - poinformował wicepremier i minister aktywów państwowych Jacek Sasin. Zastrzegł, że nad rozwiązaniami pracuje resort klimatu.
Pakiet e-commerce, który wprowadził szereg zmian oraz nowych pojęć głównie w ustawie o podatku od towarów i usług obowiązuje od 20 maja 2021 r. Szczególnie ciekawe były zmiany, które „uporządkowały” kwestię platform ułatwiających sprzedaż wysyłkową dla konsumentów z UE (B2C). Mowa jest tutaj głównie o interfejsach elektronicznych takich jak chociażby Amazon. Co istotne, adres siedziby dla takich platform nie ma żadnego znaczenia w rozwiązaniu, o którym będzie mowa, o ile ułatwiają one określone dostawy towarów.
W Biuletynie Informacji Publicznej opublikowano oświadczenie majątkowe prezydenta Rzeszowa Konrada Fijołka. Wynika z niego, że prezydent zarobił ponad 250 tys. zł w 2022 roku. To o nieco ponad 107 tys. zł więcej niż w 2021 roku.
Od 1 lipca przyszłego roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe. Obecnie jest to dobrowolne, a oficjalne dane Ministerstwa Finansów pokazują, jakie jest podejście podatników do tego tematu. Jak to wygląda?
Od 15 czerwca 2023 r. podatnicy i płatnicy podatków będą mogli uzyskać od każdego z naczelników urzędów skarbowych (niezależnie od terytorialnej właściwości działania tych organów) dane i informacje o swojej indywidualnej sytuacji podatkowo-prawnej (w tym objęte tajemnicą skarbową) telefonicznie lub za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.
Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) wydał 25 maja 2023 r. wyrok w polskiej sprawie (C-114/22) dotyczącej kwestionowania prawa do odliczenia VAT na podstawie pozorności czynności. Sprawa dotyczyła transakcji sprzedaży znaków towarowych i odliczenia podatku naliczonego w tym zakresie.
Ministerstwo Finansów przypomina, że organizacje pożytku publicznego (OPP), które chcą otrzymać 1,5% podatku PIT, powinny do 30 czerwca 2023 r. zgłosić do urzędu skarbowego aktualny rachunek bankowy. Zgłoszenie nie jest konieczne jeżeli rachunek został zgłoszony w ubiegłych latach i jest nadal aktualny.
Jak prawidłowo rozliczyć VAT w przypadku zwrotu zakupionych towarów przez nabywcę? Wyjaśniamy na poniższym przykładzie.
Inwestycje amerykańskich spółek na polskim rynku widoczne są na każdym kroku. Wbrew pozorom, ruch kapitału odbywa się jednak również w przeciwnym kierunku. Polscy inwestorzy co raz częściej lokują kapitał w zagraniczne start-up’y, w tym w innowacyjne projekty z Ameryki Północnej. Jedną z możliwości prowadzenia tego typu działań są umowy SAFE.
Rolnik ryczałtowy sprzedaje samochód, który wykorzystywał w działalności rolniczej. Samochód ten został przed sprzedażą wycofany z działalności rolniczej, co zostało potwierdzone sporządzonym na tę okoliczność protokołem. Czy sprzedaż taka podlega opodatkowaniu VAT? Czy byłoby inaczej, gdyby przed sprzedażą samochód nie został wycofany z działalności rolniczej?
Komentarze(0)
Pokaż: