Ustawa o rachunkowości i przepisy podatkowe nie narzucają zasad obrotu magazynowego. Jednak powinien być on zorganizowany w taki sposób, aby umożliwiał rzetelne sporządzanie sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych.
Ustalenie zasad dokonywania i rejestrowania obrotu magazynowego oraz sposobu jego ewidencji magazynowej i księgowej zależy od uregulowań wewnętrznych spółki i powinno być ujęte w polityce rachunkowości. Przyjęte zasady muszą zapewniać rzetelne i jasne przedstawianie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.
Zewnętrzny rozchód magazynowy należy ustalać w zależności od przyjętej przez jednostkę metody:
• według cen przeciętnych, tj. ustalonych w wysokości średniej ważonej cen (kosztów) danego składnika aktywów,
• przyjmując, że rozchód składnika aktywów wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych składników aktywów, które jednostka najwcześniej nabyła (wytworzyła) (FIFO),
• przyjmując, że rozchód składników aktywów wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych składników aktywów, które jednostka najpóźniej nabyła (wytworzyła) (LIFO),
• w drodze szczegółowej identyfikacji rzeczywistych cen (kosztów) tych składników aktywów, które dotyczą ściśle określonych przedsięwzięć, niezależnie od daty ich zakupu lub wytworzenia.
Jeśli spółka posiada kilka magazynów i konieczne jest przemieszczanie towarów lub materiałów między nimi, wskazane jest dokumentowanie obrotów międzymagazynowych. Służą do tego druki MM - wydanie i MM - przyjęcie.
Tabela 1. Zakres informacyjny dokumentów MM
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Przesunięcie międzymagazynowe nie jest sprzedażą, lecz jedynie operacją bilansową. W przypadku posiadania kilku magazynów należy zaprowadzić szczegółową analitykę kont.
Wyceny rozchodu zapasu należy dokonywać taką samą metodą, bez względu na liczbę posiadanych magazynów. Jeżeli spółka stosuje metodę FIFO, to rozchód następuje od najstarszego towaru danego rodzaju, bez względu na to, jaką odbył on drogę w firmie. W związku z tym trzeba bardzo uważać, aby w wyniku tych przesunięć nie zafałszować ciągłości stosowania danej metody rozchodu zapasów. Oznacza to, że bez względu na to, z jaką datą przyjęto towar do magazynu w wyniku przesunięcia, zawsze liczy się data jego przyjęcia do pierwszego magazynu.
Podstawą ewidencji operacji gospodarczych rejestrowanych za pomocą kasy fiskalnej jest raport fiskalny kasy (dobowy lub okresowy). Nie ma przeciwwskazań do ewidencji na podstawie miesięcznego raportu. Z raportu tego powinny wynikać zbiorcze dane w zakresie płatności dokonanych gotówką oraz uregulowanych z użyciem kart płatniczych.
Przykład
Spółka Alfa prowadzi sieć aptek. 5 stycznia apteka A kupiła w hurtowni 150 sztuk leku X w cenie 10 zł netto (7% VAT). Również 5 stycznia apteka B kupiła 100 sztuk leku X w cenie netto 10 zł (7% VAT). 6 stycznia apteka C kupiła 150 sztuk leku X w cenie netto 11 zł (7% VAT). W styczniu spółka Alfa dokonała następujących przesunięć wewnątrzmagazynowych:
• 8 stycznia 50 sztuk leku X przesunięto z magazynu apteki C do magazynu apteki A,
• 9 stycznia 100 sztuk leku X przesunięto z magazynu apteki B do magazynu apteki A.
Tabela 2. Zestawienie przesunięć wewnątrzmagazynowych oraz rozchodu produktu X w aptece A
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Rozchód rozliczany jest metodą FIFO. Przy jego ustalaniu apteka musi wziąć pod uwagę daty zakupu nabytych przez siebie towarów oraz tych przyjętych z przesunięć wewnątrzmagazynowych. Przy wycenie rozchodu należy więc brać pod uwagę nie datę wpływu do magazynu A towaru z przesunięcia, lecz pierwotną datę jego zakupu.
Ewidencja księgowa
1. Zakup 5 stycznia przez aptekę A w hurtowni 150 sztuk leku X w cenie 10 zł netto - faktura VAT:
Wn „Magazyn A” 1 500,00
Wn „VAT naliczony” 105,00
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 1 605,00
2. Zakup 5 stycznia przez aptekę B w hurtowni 100 sztuk leku X w cenie 10 zł netto - faktura VAT:
Wn „Magazyn B” 1 000,00
Wn „VAT naliczony” 70,00
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 1 070,00
3. Zakup 6 stycznia przez aptekę C w hurtowni 150 sztuk leku X w cenie 11 zł netto - faktura VAT:
Wn „Magazyn C” 1 650,00
Wn „VAT naliczony” 115,50
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 1 765,50
4. 6 stycznia - sprzedaż przez aptekę A 50 sztuk leku X - ewidencja na podstawie dobowego raportu fiskalnego: 50 szt. × 12 zł = 600 zł
Wn „Kasa” 642,00
Ma „VAT należny” 42,00
Ma „Sprzedaż towarów” 600,00
5. Zaksięgowanie kosztu sprzedaży towarów: 50 szt. × 10 zł = 500 zł
Wn „Koszt własny sprzedaży” 500,00
Ma „Magazyn A” 500,00
6. 7 stycznia - sprzedaż przez aptekę A 80 sztuk leku X - ewidencja na podstawie dobowego raportu fiskalnego: 80 szt. × 12 zł = 960 zł
Wn „Kasa” 1 027,20
Ma „VAT należny” 67,20
Ma „Sprzedaż towarów” 960,00
7. Zaksięgowanie kosztu sprzedaży towarów: 80 szt. × 10 zł = 800 zł
Wn „Koszt własny sprzedaży” 800,00
Ma „Magazyn A” 800,00
8. 8 stycznia - przesunięcie wewnątrzmagazynowe 50 sztuk leku X z magazynu apteki C do magazynu apteki A: 50 szt. × 11 zł = 550 zł
Wn „Magazyn A” 550,00
Ma „Magazyn C” 550,00
9. 8 stycznia - sprzedaż przez aptekę A 40 sztuk leku X - ewidencja na podstawie dobowego raportu fiskalnego: 40 szt. × 12 zł = 480 zł
Wn „Kasa” 513,60
Ma „VAT należny” 33,60
Ma „Sprzedaż towarów” 480,00
10. Zaksięgowanie kosztu sprzedaży towarów:
• 20 szt. × 10 zł = 200 zł,
• 20 szt. × 11 zł = 220 zł.
Wn „Koszt własny sprzedaży” 420,00
Ma „Magazyn A” 420,00
11. 9 stycznia - przesunięcie wewnątrzmagazynowe 100 sztuk leku X z magazynu apteki B do magazynu apteki A: 100 szt. × 10 zł = 1000 zł
Wn „Magazyn A” 1 000,00
Ma „Magazyn B” 1 000,00
12. 9 stycznia - sprzedaż przez aptekę A 50 sztuk leku X - ewidencja na podstawie dobowego raportu fiskalnego: 50 szt. × 12 zł = 600 zł
Wn „Kasa” 642,00
Ma „VAT należny” 42,00
Ma „Sprzedaż towarów” 600,00
13. Zaksięgowanie kosztu sprzedaży towarów: 50 szt. × 10 zł = 500 zł
Wn „Koszt własny sprzedaży” 500,00
Ma „Magazyn A” 500,00
14. 10 stycznia - sprzedaż przez aptekę A 60 sztuk leku X - ewidencja na podstawie dobowego raportu fiskalnego: 60 szt. × 12 zł = 720 zł
Wn „Kasa” 770,40
Ma „VAT należny” 50,40
Ma „Sprzedaż towarów” 720,00
15. Zaksięgowanie kosztu sprzedaży towarów:
• 50 szt. × 10 zł = 500 zł,
• 10 szt. × 11 zł = 110 zł.
Wn „Koszt własny sprzedaży” 610,00
Ma „Magazyn A” 610,00
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
W magazynie A pozostało 20 szt. leku X w cenie nabycia 11 zł. Jest to towar, który został kupiony przez aptekę C 6 stycznia. Saldo końcowe wynosi więc 220 zł.
Przy przesunięciach wewnątrzmagazynowych najistotniejsze jest właściwe zidentyfikowanie dat zakupu poszczególnych towarów. Wtedy jednostka będzie wiedziała, którą partię towaru należy rozliczyć w pierwszej kolejności w chwili sprzedaży. Jest to ważne dla właściwego ustalenia wartości kosztu własnego.
• art. 4 i 34 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1466
Małgorzata Kawczyńska
główna księgowa, finalistka konkursu Księgowy Roku 2005