Różnice stwierdzone w wyniku inwentaryzacji między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 uor). Jednocześnie przywołane przepisy narzucają na jednostki obowiązek rzetelnego i jasnego przedstawienia ich sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. W związku z tym bilans musi odzwierciedlać stan rzeczywisty również środków trwałych, będących własnością jednostki.
Ewidencja księgowa ujawnionego środka trwałego
Ze wskazanych przepisów wynika, że jeżeli nie jest możliwe ustalenie wartości początkowej ujawnionego środka trwałego wprost z dokumentów nabycia - jego wycena powinna zostać dokonana w sposób jak najbardziej wiarygodny, według jego wartości godziwej. Ustalenie tak określonej wartości przez komisję lub pracowników, np. działu administracyjnego jest możliwe wówczas, gdy istnieją dobra lub przedmioty posiadające cechy podobne do cech dóbr lub przedmiotów poddanych wycenie.
Bywa też tak, że takich „podobnych” przedmiotów nie ma. Może to dotyczyć np. środków trwałych mających wartość historyczną. W takiej sytuacji może się okazać konieczne dokonanie wyceny przez rzeczoznawcę. Jeśli w wyniku takiej wyceny wartość początkowa ujawnionego środka przekraczałaby 3500 zł, środek trwały powinien zostać objęty ewidencją księgową na koncie 011 (Wn).
Dla zachowania przejrzystości zapisów - do swojego zakładowego planu kont jednostka powinna wprowadzić konto „Rozliczenie nadwyżek (i ewentualnie niedoborów) inwentaryzacyjnych”. Na tym koncie jednostka powinna ewidencjonować - do czasu ostatecznego rozliczenia i wyjaśnienia - wszystkie różnice stwierdzone w toku inwentaryzacji.
Przedstawiamy przykładową ewidencję nadwyżki środka trwałego stwierdzonej w trakcie inwentaryzacji oraz rozliczenie wyników tej inwentaryzacji.
PRZYKŁAD
1. W trakcie inwentaryzacji stwierdzono nadwyżkę środka trwałego w postaci zabytkowego żyrandola. Ujawniony środek trwały nie był objęty ewidencją księgową. Jego wartość szacunkowa w kwocie 18 000 zł została ustalona przez rzeczoznawcę.
2. Wyjaśniono, że żyrandol znajdował się w siedzibie jednostki, w chwili gdy ta objęła budynek w posiadanie. Jednostka nie posiada dokumentacji potwierdzającej ten fakt, a ww. środek trwały nie został do tej pory objęty ewidencją księgową.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Amortyzacja
Po ustaleniu wartości w następnej kolejności należy określić sposób i okres amortyzacji ujawnionego środka trwałego. Odpisów amortyzacyjnych od ujawnionych środków trwałych, nieobjętych dotychczas ewidencją, dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym te środki zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych (art. 16h ust. 1 pkt 4 updop).
Prezentacja w części opisowej do bilansu za 2010 r.
Informacja dodatkowa do sprawozdania finansowego (bilansu) powinna zawierać istotne dane i objaśnienia niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe rzetelnie i jasno przedstawiało sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki (art. 48 uor). Informacja dodatkowa odzwierciedla szczegółowy zakres zmian wartości grup rodzajowych środków trwałych, w tym stan tych aktywów na początek roku obrotowego, zwiększenia i zmniejszenia z tytułu: aktualizacji wartości, nabycia, przemieszczenia wewnętrznego oraz stan końcowy, a dla majątku amortyzowanego - podobne przedstawienie stanów i tytułów zmian dotychczasowej amortyzacji lub umorzenia. Informacje te najczęściej prezentuje się w wersji tabelarycznej.
Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronach Internetowego Serwisu Księgowego Sfery Budżetowej pod adresem WWW.iskb.infor.pl w artykule Wycena ujawnionych w trakcie inwentaryzacji środków trwałych oraz przeszacowanie ich wartości