Utrata ekonomicznej wartości w przypadku należności wynika z ryzyka, że kontrahent nie ureguluje swojego zobowiązania. Urealnienie stanu należności do wartości możliwej do uzyskania przez wierzyciela następuje w bilansie poprzez utworzenie odpisów aktualizujących należności.
Należności są zaliczane do aktywów majątku jednostki. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości aktywa stanowią:
kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych.
Przeprowadzając transakcje sprzedaży generujące należności, przedsiębiorstwa oczekują wpływu do jednostki środków pieniężnych jako zapłaty za te transakcje. Jeżeli dana należność jest zagrożona nieściągalnością, zachodzi duże prawdopodobieństwo, że nie przyniesie ona w przyszłości oczekiwanych przez jednostkę korzyści ekonomicznych w postaci zapłaty. W takiej sytuacji należy dokonać odpisu aktualizującego należność.
Które należności należy aktualizować
Ustawa o rachunkowości (art. 35b) wskazuje 5 grup należności, dla których należy tworzyć odpisy aktualizujące z uwzględnieniem stopnia prawdopodobieństwa ich zapłaty, oraz określa ich wysokość.
W przypadku należności określonych w pkt 1 i 2 tabeli okoliczności utworzenia odpisu aktualizującego uzasadniają dokumenty sądowe (np. postanowienie sądu o postawieniu dłużnika w stan likwidacji, decyzja sądu o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości). W pozostałych przypadkach oceny zagrożenia spłaty zobowiązania przez dłużnika musi dokonać sama jednostka na podstawie danych z ksiąg rachunkowych (np. brak zmian na koncie rozrachunkowym dłużnika), pozostałej dokumentacji czy korespondencji z kontrahentami (np. zestawienie należności przeterminowanych, wezwania do zapłaty, pisma dłużnika kwestionujące wysokość należności). Ocena kondycji finansowej dłużnika uzasadniająca zagrożenie otrzymania zapłaty należności może być oparta także np. na danych otrzymanych z firm zajmujących się wywiadem gospodarczym.
Tabela. Rodzaje należności podlegających odpisowi aktualizującemu
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Więcej na ten temat znajdziesz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Bilans 2010: Odpisy aktualizujące wartość należności krótkoterminowych
• art. 3 ust. 1 pkt 12, art. 35b ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278
• art. 16 ust. 1 pkt 26a, art. 16 ust. 2a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 149, poz. 996
Marianna Sobolewska
biegły rewident, właścicielka Zakładu Usług Rachunkowych „Buchalter” w Augustowie