Księgowanie kosztów usług Poczty Polskiej
Do zaksięgowania wydatku związanego z usługami pocztowymi nie jest potrzebna faktura - wystarczy dowód poniesienia opłaty pocztowej, którym może być np. potwierdzenie nadania listu poleconego lub paczki. Gdy w ciągu miesiąca przedsiębiorca nadaje wiele przesyłek pocztowych, może dokonać zbiorczego księgowania wydatków z tym związanych za pomocą Dowodu Wewnętrznego (DW). W taki sam sposób należy postąpić, gdy przesyłki są rejestrowane w książce nadawczej.
Usługi świadczone przez Pocztę Polską korzystają z preferencyjnego zwolnienia z podatku VAT. W związku z tym przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania faktury VAT, by udokumentować koszty związane z korzystaniem z usług pocztowych. Oczywiście, faktura VAT z urzędu pocztowego także może posłużyć w celu zaksięgowania kosztów wysyłki.
W podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatki związane z usługami pocztowymi lub kurierskimi należy zaksięgować w kolumnie nr 13 "Pozostałe wydatki". Należy pamiętać, że w kosztach tych można uwzględnić jedynie te wydatki, które są bezpośrednio powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z pewnością nie każda przesyłka pocztowa kwalifikuje się do tej kategorii.
Podatek VAT w usługach Poczty Polskiej
W związku z tym, że usługi pocztowe ustawowo nie są objęte podatkiem VAT, przedsiębiorca nie dokonuje żadnych odliczeń związanych z tym podatkiem. Sytuacja ta jednak najprawdopodobniej ulegnie zmianie z początkiem 2013 roku, gdy usługi pocztowe zostaną objęte 23% stawką podatku VAT. Ma to związek z planowanymi zmianami w prawie, których celem jest dostosowanie polskiego rynku usług pocztowych do zasad obowiązujących w Unii Europejskiej. Należy jednak zauważyć, że nowa stawka podatku VAT dotyczyć będzie jedynie niepowszechnych usług pocztowych, do których należy obsługa:
- paczek pocztowych plus o wadze 10 - 30 kg,
- przesyłek pobraniowych,
- przesyłek niestandardowych (o dużych wymiarach lub w formie rulonu),
- druków bezadresowych.
W przypadku powyższych usług konieczne będzie uzyskanie od Poczty Polskiej faktury, aby przedsiębiorca mógł odliczyć zapłacony VAT. Pozostałe usługi, z których chętnie korzystają osoby prowadzące działalność gospodarczą, np. doręczanie listów ekonomicznych lub poleconych oraz paczek o małym ciężarze po 1 stycznia 2013 roku nadal będą zwolnione z opodatkowania VAT.
Księgowanie kosztów związanych z usługami innych operatorów
Faktura VAT jest podstawowym dokumentem potwierdzającym wydatki ponoszone na usługi pocztowe i kurierskie świadczone przez innych operatorów niż Poczta Polska. W tym przypadku na podstawie faktury VAT przedsiębiorca może zaksięgować koszty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz odliczyć podatek VAT, który zapłacił.
Wydatki ponoszone na przesyłki pocztowe lub kurierskie często są niewielkie. Jednak zawsze warto je uwzględniać w kosztach związanych z działalnością firmy, tym bardziej, że można je księgować na podstawie różnych dokumentów, co jest dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców.