Pod jakim adresem można zarejestrować działalność gospodarczą?

Adresy podawane podczas rejestracji działalności gospodarczej

Przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej należy ją zarejestrować, tzn. uzyskać wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Rejestracja dokonywana jest przez złożenie wypełnionego wniosku CEIDG-1, na którym przyszły przedsiębiorca podaje szereg informacji o swojej firmie - w tym kilka różnych adresów. Przepisy o swobodzie działalności gospodarczej wymagają, aby osoba fizyczna podała adres:

- miejsca zamieszkania,

- miejsca zameldowania (jeśli jest inny niż adres zamieszkania),

- głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej,

- adres do doręczeń (jeśli jest inny niż adres głównego miejsca wykonywanie działalności),

- (opcjonalnie) adres dodatkowego miejsca wykonywania działalności,

- (opcjonalnie) adres przechowywania dokumentacji rachunkowej, jeśli jest inny niż główne miejsce wykonywania działalności.

Zobacz druk: CEIDG-1 Wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej

Przedsiębiorca może zgłosić dowolną liczbę dodatkowych miejsc wykonywania działalności gospodarczej, czego może dokonać za pomocą załącznika CEIDG-MW. Każdą zmianę w którymś z powyższych adresów należy zgłosić w terminie do 7 dni od daty nastąpienia zmiany.

Polecamy: Tarcza antykryzysowa – Podatki i prawo gospodarcze. Pakiet 5 ebooków

Adres wykonywania działalności gospodarczej, a tytuł prawny do lokalu

Szczególnie istotny jest oczywiście adres (lub adresy) miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Z tym wiąże się kwestia tytułu prawnego do lokalu w którym działalność jest prowadzona. Pojęcie to oznacza posiadanie prawa do dysponowania lokalem na cele związane z wykonywaniem działalności. Prawo to oceniane jest na podstawie przepisów prawa cywilnego. Tytułem do lokalu mogą być m.in.:

- prawo własności,

- użytkowanie wieczyste,

- najem,

- dzierżawa,

- użyczenie,

- inny stosunek zobowiązaniowy (np. umowny).

Przepisy nie wymagają, aby przedsiębiorca rejestrujący działalność gospodarczą posiadał potwierdzenie tytułu prawnego do lokalu znajdującego się pod adresem miejsca wykonywania działalności gospodarczej. W przepisach pojawia się domniemanie, że przedsiębiorca takim prawem dysponuje. Brak takiego prawa może okazać się dla przedsiębiorcy kłopotliwy, zwłaszcza jeśli chodzi o relacje z właścicielem danego lokalu, choć dla urzędów nie ma to większego znaczenia.

Z czym wiąże się zgłoszenie adresu wykonywania działalności gospodarczej?

Zgłoszenie adresu wykonywania działalności gospodarczej niesie z sobą określone konsekwencje, zwłaszcza, gdy przedsiębiorca nie jest właścicielem lokalu. Przede wszystkim, należy zadbać o to, aby w umowie o najem lub użyczenie był zapis zezwalający na prowadzenie w tym lokalu działalności gospodarczej. Jeżeli takiego zapisu w umowie nie ma, a lokal ma charakter mieszkalny (tzn. nie jest np. magazynem), to prowadzenie w nim działalności może być dla właściciela podstawą do zerwania umowy ze skutkiem natychmiastowym. Warto rozważyć tę kwestię przed zarejestrowaniem firmy w wynajętym mieszkaniu. Fakt posiadania tytułu prawnego do lokalu nie ma jednak większego znaczenia dla urzędu skarbowego i ZUS-u, dla których liczą się przede wszystkim faktyczne miejsce wykonywania działalności i miejsce zamieszkania.

Ponadto, adres wpisany do CEIDG jako miejsce prowadzenia działalności może mieć znaczenie, jeśli chodzi o miejsce rozliczania VAT. Według ogólnej zasady, urząd skarbowy właściwy pod względem VAT-u ustala się na podstawie miejsca wykonywania czynności opodatkowanych, a tym miejscem zazwyczaj jest właśnie adres wykonywania działalności gospodarczej. Istnieją jednak sytuacje, w których VAT rozlicza się w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania, np. gdy przedsiębiorca będący osobą fizyczną działa na terenie objętym zakresem działania dwóch lub więcej urzędów skarbowych.

Przy okazji warto dodać, że adres wykonywania działalności gospodarczej nie ma znaczenia, jeśli chodzi o urząd skarbowy, w którym należy rozliczać podatek dochodowy. PIT należy rozliczać w urzędzie właściwym ze względu na miejsce zamieszkania. Możliwa jest zatem sytuacja, w której przedsiębiorca rozlicza się w kilku różnych urzędach skarbowych.

Tytuł prawny do lokalu, a podatek dochodowy i podatek od nieruchomości

Z adresem prowadzenia działalności gospodarczej mogą również wiązać się kwestie rozliczeń podatku dochodowego i podatku od nieruchomości.

Przedsiębiorcy rozliczający podatek dochodowy na zasadach ogólnych lub liniowo mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z utrzymaniem lokalu, w którym wykonują działalność gospodarczą. Chodzi o wynajem, czynsz dla spółdzielni i media, w tym prąd, gaz, czy ogrzewanie. Jeśli lokal w całości służy do celów firmowych, można rozliczyć 100% wydatków. Natomiast jeśli lokal służy również do celów mieszkalnych, przedsiębiorca powinien oszacować procent metrażu wykorzystywany do celów firmowych i rozliczać tylko taki procent wydatków.

Opisana powyżej możliwość rozliczenia w kosztach opłat mieszkaniowych pojawia się zarówno wówczas, gdy przedsiębiorca jest właścicielem lokalu, jak i wówczas, gdy go wynajmuje lub użytkuje na podstawie nieodpłatnej umowy użyczenia. Jeżeli przedsiębiorca nie jest właścicielem lokalu, to z zawartej umowy na mocy której korzysta z lokalu musi wynikać, że to on odprowadza opłaty oraz musi dysponować potwierdzeniami wpłat (musi ich faktycznie dokonywać). Rozliczając podatek dochodowy trzeba także wziąć pod uwagę fakt, że korzystanie z lokalu na podstawie nieodpłatnej umowy użyczenia może stanowić dla przedsiębiorcy przychód podlegający opodatkowaniu. Tutaj jednak warto pamiętać o tym, że użyczenie od najbliższej rodziny (tj. należącej do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn) będące nieodpłatnym świadczeniem, jest zwolnione z podatku dochodowego.

Rozważając wybór miejsca prowadzenia działalności gospodarczej należy również pamiętać o przepisach dotyczących podatku od nieruchomości. W przypadku nieruchomości wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej przepisy przewidują bowiem wyższą stawkę podatkową, niż w przypadku nieruchomości wykorzystywanych do celów mieszkalnych. Ustawa o podatkach i opłatach lokalnych reguluje maksymalne kwoty podatków od nieruchomości, zaś rady gmin ustalają konkretne kwoty opłat. Podatek od nieruchomości związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej może być nawet 30 razy wyższy od podatku od nieruchomości przeznaczonych do celów mieszkalnych. Wyższy podatek płaci się jednak tylko od tej części lokalu, która służy do potrzeb firmowych - pozostała część może być opodatkowana niższą stawką.

Podatek od nieruchomości dotyczy jednak tylko przedsiębiorców będących właścicielami lub posiadaczami samoistnymi lokali, w których prowadzą działalność gospodarczą. Nie muszą go uiszczać przedsiębiorcy, którzy taki lokal np. wynajmują lub który został im użyczony.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt