Wydatki na samochód w podróży służbowej muszą być udokumentowane i związane z przychodami prowadzonej firmy
RAPORT
Zagraniczne podróże służbowe to często jeden z najważniejszych elementów rozwoju firm. Delegacje służbowe można uwzględniać w rozliczeniach podatkowych przedsiębiorstw, a dokładnie w kosztach uzyskania przychodów. Wspólnie z ekspertami PricewaterhouseCoopers wyjaśnimy, jak do kosztów zaliczać wydatki na wynajem samochodu osobowego, będąc w podróży służbowej, jaką ewidencję prowadzić i na co uważać.
Auto na jeden dzień
Nasze rozważania zacznijmy od omówienia sytuacji, gdy jedziemy w delegację i wypożyczamy samochód za granicą na jeden lub kilka dni z wypożyczalni. Marcin Jaworski, ekspert podatkowy Pricewaterhouse- Coopers wyjaśnił, że zgodnie z ustaloną praktyką, kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, które dotyczą całokształtu działalności podatnika i są związane z funkcjonowaniem przedsię-biorstwa.
- Niemniej, podatnik powinien wykazać, że takie koszty zostały poniesione w sposób racjonalny w celu uzyskania przychodów (a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów) po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - radził Marcin Jaworski.
Jednocześnie dodał, że wypożyczanie samochodów przez pracowników podczas wyjazdów zagranicznych wykonywanych na zlecenie pracodawcy ma na celu ograniczenie czasu potrzebnego do efektywnego przemieszczania się oraz optymalizacji przejazdów w miejscu docelowym podróży. W kontekście tego - jeżeli podróż służbowa odbywana przez pracownika ma związek z prowadzoną działalnością - nie ma przeszkód, aby poniesione w ramach tej podróży wydatki próbować zaliczyć w koszt uzyskania przychodu.
- Jednak art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT wyłącza z kosztów część wydatków z tytułu używania dla potrzeb działalności samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Do kosztów podatkowych nie można zaliczać tej części kosztów, która przekracza kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. Dodatkowo, podatnik jest zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT - tłumaczył Marcin Jaworski.
Potrzebna ewidencja
Przedsiębiorca, który wypożycza auto w zagranicznej delegacji i chce poniesione wydatki uwzględnić w kosztach swojej firmy, będzie musiał postarać się o odpowiednią dokumentację.
Na ten aspekt zwrócił uwagę Mikołaj Woźniak, doradca podatkowy Pricewaterhouse- Coopers. Jak podkreślił, zgodnie z ustawą o CIT kosztem podatkowym są koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, zabezpieczenia lub zachowania jego źródła z pewnymi wyjątkami. W szczególności, nie stanowią kosztu wydatki związane z użytkowaniem w ramach działalności podatnika samochodów osobowych niestanowiących majątku podatnika w części przekraczającej tzw. kilometrówkę.
- W przypadku najmu samochodu osobowego nawet na jeden dzień, podatnik wykorzystuje w swojej działalności samochód niebędący jego własnością, a co za tym idzie, powinien prowadzić ewidencję przebiegu takiego pojazdu. Jest to warunek potraktowania kosztów najmu jako kosztu podatkowego. Odliczalność podatkowa przysługuje wyłącznie do limitu wynikającego z kilometrówki - argumentował Mikołaj Woźniak.
Wiemy już, jak rozliczać wydatki na wynajem samochodu w podatku dochodowym. A jak będzie w przypadku VAT od wynajmu samochodu w Polsce? Mikołaj Woźniak wyjaśnił, że w zakresie VAT kluczowy jest art. 86 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.), który stanowi, że w przypadku użytkowania samochodu osobowego na podstawie umowy najmu można odliczyć 60 proc. kwoty na danej fakturze, ale maksymalnie 6 tys. zł w stosunku do jednego samochodu.
- Ze względu na wskazane ograniczenie kwotowe, warto zadbać, aby na fakturze dokumentującej usługę najmu znajdowały się dane wynajętego samochodu. Dzięki temu możemy uniknąć ewentualnych wątpliwości, czy w przypadku parokrotnego wynajmu nie użytkowaliśmy tego samego samochodu, a co za tym idzie, czy możliwe było przekroczenie wspomnianego limitu kwotowego - ostrzegał Mikołaj Woźniak.
Dodatkowa dokumentacja
Do prawidłowego rozliczenia wydatków na wynajem auta za granicą w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie wystarczy prowadzenie tylko ewidencji przebiegu takiego samochodu. Rafał Taborski, ekspert podatkowy Pricewaterhouse-Coopers stwierdził, że o możliwości zaliczenia do kosztów wydatków związanych z wynajęciem samochodu osobowego decyduje to, czy wydatki te zostały w odpowiedni sposób udokumentowane oraz czy mieszczą się w określonych granicach kwotowych.
- W tym celu konieczne będzie gromadzenie przez pracownika dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku, takich jak faktura, rachunek itp. Dodatkowo, dokumentacja taka powinna potwierdzać spełnienie podstawowego warunku zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych, tj. potwierdzać związek wydatku z przychodem podatnika (pracodawcy) - uważa Rafał Taborski.
Wskazuje jednocześnie, że dodatkowo przy takich rozliczeniach trzeba będzie prowadzić ewidencję dotyczącą tzw. kilometrówki.
- Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu. Przepisy nakładają również obowiązek potwierdzania tzw. kilometrówki na koniec każdego miesiąca. Wymagane jest również, aby ewidencja przebiegu zawierała co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (początek i koniec trasy), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Niespełnienie choćby jednego ze wskazanych warunków skutkuje brakiem możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów - podsumował Rafał Taborski.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Z jakimi wydatkami wiąże się podróż służbowa
EWA MATYSZEWSKA
ewa.matyszewska@infor.pl
OPINIE EKSPERTÓW PRICEWATERHOUSECOOPERS
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Marcin Jaworski, ekspert podatkowy
MARCIN JAWORSKI
ekspert podatkowy
Wydatki na wynajęcie samochodu osobowego, zakup paliwa oraz eksploatację, poniesione w trakcie odbywania przez pracownika zagranicznej podróży służbowej, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, jednak pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i w granicach powyżej określonego prawem limitu.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Mikołaj Woźniak, doradca podatkowy
MIKOŁAJ WOŹNIAK
doradca podatkowy
Podatnik powinien zgromadzić dowody potwierdzające, że koszt wynajęcia danego samochodu był związany z osiągnięciem przychodu lub zabezpieczeniem, zachowaniem jego źródła (np. opis wyjazdu i w jaki sposób jest on związany z działalnością podatnika, polecenie wyjazdu służbowego itp.). Takie stanowisko przyjmowały także władze skarbowe (np. postanowienie I Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 25 czerwca 2007 r.; nr ZD/4061-63/07).
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Rafał Taborski, ekspert podatkowy
RAFAŁ TABORSKI
ekspert podatkowy
Pracowników wynajmujących samochody osobowe w trakcie podróży służbowych należy uczulić po pierwsze, aby wydatki przez nich poniesione w tym zakresie miały swoje odzwierciedlenie w zgromadzonej dokumentacji oraz po drugie, aby ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona była w poprawny sposób.