1. Jak przygotować się do badania sprawozdania finansowego
Celem badania sprawozdania finansowego jest wydanie przez biegłego rewidenta opinii, że sprawozdanie to jest sporządzone prawidłowo oraz rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową jednostki. Dlatego przed przekazaniem sprawozdania do badania jednostka musi je odpowiednio przygotować. Na co biegły rewident zwróci szczególną uwagę oraz jak przygotować się do badania - piszemy w poniższym materiale.
Opinia na temat sprawozdania finansowego wyrażona przez biegłego rewidenta wraz z raportem stwierdza, czy badane sprawozdanie finansowe zostało sporządzone:
- na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych,
- zgodnie z zasadami rachunkowości określonymi ustawą,
- zgodnie co do formy i treści z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem lub umową oraz
- czy zawiera wszystkie informacje istotne dla oceny jednostki.
Badanie sprawozdania finansowego przeprowadza biegły rewident spełniający warunki do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii o sprawozdaniu. Warunki te są obowiązujące dla:
- podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych,
- osób uczestniczących w badaniu tych sprawozdań,
- członków zarządu i organów rad nadzorczych tych podmiotów.
Współpraca biegłego z pracownikami firmy
Kluczowym elementem sprawnego przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego jest dobra współpraca biegłego rewidenta z pracownikami firmy. Biegły rewident często podczas badania przeprowadza rozmowy z pracownikami badanej jednostki, ponieważ są one najlepszą drogą do zrozumienia funkcjonowania spółki. Dlatego bardzo ważna jest dbałość o dobre relacje między zespołem badającym a pracownikami.
Praca biegłego wymaga głównie kontaktu z osobami z działu księgowego oraz kierownikami innych działów. W razie potrzeby biegły kontaktuje się także z innymi pracownikami, np. z prawnikiem spółki, informatykiem, rzeczoznawcą, doradcą finansowym, specjalistą ds. podatków itp.
Pracownicy firmy przygotowują biegłemu potrzebne w czasie badania dane, zestawienia, kalkulacje, udzielają informacji na pytania pojawiające się w trakcie badania. W razie stwierdzenia nieprawidłowości biegły powinien przedyskutować z kierownikiem jednostki dane zagadnienie, przedstawić swoje argumenty, jednocześnie wysłuchując jego stanowiska. Rolą biegłego rewidenta nie jest znalezienie błędów, lecz weryfikacja sprawozdania w celu przygotowania wysokiej jakości sprawozdania.
Udostępnienie informacji
Podczas badania biegły powinien mięć dostęp do dokumentów jednostki, które są istotne z punktu widzenia przeprowadzanego badania. Ma to na celu zrozumienie przeprowadzanych przez jednostkę transakcji oraz m.in. zidentyfikowanie potencjalnych zobowiązań.
Warto wiedzieć, że obowiązkiem biegłego jest zachowanie dla siebie, jako tajemnicy służbowej, wszystkiego, o czym dowiedział się w trakcie wykonywania swoich obowiązków, z wyjątkiem sytuacji, gdy biegły składa zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa.
Dostęp do istotnych dokumentów nie powinien być przez jednostkę ograniczany, ponieważ może to uniemożliwić uzyskanie pełnych informacji niezbędnych do wydania opinii z badania. W przypadku gdy biegły rewident potrzebuje dostępu do jakichkolwiek dokumentów istotnych, w jego ocenie, dla badania, powinien każdorazowo zwrócić się z taką prośbą do kierownika badanej jednostki.
Kierownik badanej jednostki powinien zapewnić udostępnienie biegłemu rewidentowi:
- ksiąg rachunkowych,
- dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów,
- wszelkich innych dokumentów w postaci:
- istotnych umów handlowych i bankowych, których stroną jest badana jednostka,
- uchwał z posiedzeń Zarządu, Rady Nadzorczej,
- innych ważnych dokumentów,
oraz powinien udzielić wyczerpujących:
- informacji, wyjaśnień i oświadczeń, które są niezbędne do wydania opinii biegłego rewidenta o badanym sprawozdaniu finansowym jednostki,
- informacji związanych z przebiegiem badania, z upoważnienia kierownika badanej jednostki, od:
- kontrahentów,
- banków,
- radców prawnych badanej jednostki,
- informacji o terminach spisów z natury składników majątku jednostki.
Wykrycie oszustwa przez biegłego
Ryzyko wykrycia w jednostce oszustwa jest bardzo trudnym aspektem pracy biegłego. Jeżeli biegły wykryje popełniony błąd, nie zawsze ma do czynienia z oszustwem. Jeśli w sprawozdaniu finansowym nieświadomie wykazano nieprawidłowo jakieś pozycje, mamy do czynienia z błędem. Powinny one być skorygowane przed zatwierdzeniem i opublikowaniem sprawozdania finansowego.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy „błąd” został wywołany celowo i świadomie. Ryzyko oszustwa należy rozpatrywać w odniesieniu do:
- majątku - kradzieże, defraudacja itp. oraz
- sprawozdań - manipulacja, zatajenie itp.
Oszustwa mogą być dokonywane przez różne grupy osób związanych ze spółką, tj.:
- pracowników,
- kierownictwo.
Jeśli biegły uzna, że ma do czynienia z oszustwem, wówczas powinien zebrać bardzo wyczerpującą dokumentację na ten temat, ponieważ stwierdzenie oszustwa bez dowodów jest zwykłym pomówieniem. Przy podejrzeniu popełnienia oszustwa biegły ocenia, kto powinien zostać o tym fakcie poinformowany. W zależności od tego, kto dopuścił się oszustwa, należy powiadomić:
- zarząd - jeśli oszustw dopuścili się pracownicy,
- właścicieli - jeśli podejrzenia dotyczą kierownictwa,
- prokuraturę - jeśli sprawa nosi znamiona przestępstwa (pranie brudnych pieniędzy itp.).
W razie podejrzenia o oszustwo biegły powinien za każdym razem postępować bardzo ostrożnie, konsultować się z innymi biegłymi oraz zebrać odpowiednią dokumentację dowodową.
- art. 10, art. 13 ust. 1 i 4, art. 17, art. 18, art. 23 ust. 4, art. 45, art. 50, art. 66 ust. 2, art. 67 ust. 1-2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540
- art. 10 ust. 1-2 ustawy z 13 października 1994 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie - j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 31, poz. 359; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 85, poz. 571
Joanna Gawrońska
biegły rewident