Elementy dobrej współpracy biznesowej biura rachunkowego z klientem – warunki umowy, wynagrodzenie
W trakcie nawiązywania współpracy przez biuro rachunkowe z klientem należy określić konkretne jej warunki. Do tego służy umowa. Zanim zostanie jednak podpisana, należy ją szczegółowo omówić z klientem, wskazać mu, co zawiera, i wyjaśnić, jak będzie wyglądała współpraca.
Podstawowe elementy dobrej współpracy to:
1. Współpraca biznesowa, partnerstwo.
Ustalenie warunków współpracy i respektowanie zapisów przez obie strony umowy zapewni dobrą współpracę. Trzeba wracać do zapisów umowy i przypominać je na każdym etapie współpracy, co zapobiega nieporozumieniom.
2. Ustalenie elementów mających wpływ na wysokość wynagrodzenia.
Nowego klienta należy informować, a stałym klientom od czasu do czasu przypominać, że stawka wynagrodzenia za usługi biura nie wynika wyłącznie z liczby księgowanych dokumentów, ale zawiera również wiele istotnych elementów, między innymi takich jak:
- stale aktualizowana wiedza podatkowa,
- zrozumienie procesów biznesowych przedsiębiorców,
- terminowość,
- przejrzystość zasad współpracy,
- reagowanie na potrzeby klienta,
- budowanie i zarządzanie zespołem specjalistów,
- analiza danych i wyciąganie wniosków na podstawie zaksięgowanych dokumentów,
- dostęp do niezbędnych informacji w godzinach pracy biura lub on-line w każdym czasie,
- wizerunek biura w internecie,
- renoma na rynku.
Stawka wynagrodzenia ma być adekwatna do poziomu usług, jakie świadczysz. Nie może być za niska ani za wysoka. Klient, który szuka tanich usług, nie jest Twoim klientem. Ceń się! Szanuj swoją wiedzę! Jeżeli jeszcze masz opory i myślisz, że nie dasz rady, bo w Twojej okolicy wszyscy świadczą usługi w niższej cenie, to zrób chociaż pierwszy krok.
Przygotuj dobrą umowę na prowadzenie rozliczeń podatkowych, a potem nie rób od razu podwyżek podstawowej stawki wynagrodzenia, lecz wprowadź wiele różnych niedrogich usług dodatkowych. Nie rób klientowi wszystkiego w jednej ryczałtowej cenie, na podstawie liczby dokumentów księgowych.
Podawanie ceny usług tylko w oparciu o liczbę dokumentów nie jest dobrym pomysłem. W ten sposób przekazujesz klientowi informację, że księgowość to wklepywanie faktur czy, jeszcze gorzej, zaciąganie ich z pliku. Bo to przecież samo się robi, więc za co płacić! Wklepywanie, zaciąganie, wgrywanie, wczytywanie to czynności proste i prowokują do stosowania niskich stawek. Podobnie jest przy ustalaniu ceny na podstawie czasu obsługi klienta. Im sprawniejszy księgowy, tym czas obsługi krótszy i mniej czasu poświęca na księgowanie. Czyli czas też nie może być jedynym wyznacznikiem wysokości honorarium za usługi księgowe.
Wyceń odpowiednio swoje usługi i zapamiętaj oraz powtarzaj sobie poniższe zdanie za każdym razem, gdy klient targuje się o cenę: Nie stać mnie na klienta, którego nie stać na mnie!
Dobrą praktyką jest przekazanie przyszłemu klientowi tych wszystkich informacji, zanim podejmiemy rozmowę o współpracy. Niech wie, z kim będzie miał do czynienia. Przyzwyczajajmy go od pierwszego kontaktu, że istotą współpracy z biurem jest bezpieczeństwo jego biznesu.
Przy okazji wspomnę, że słowa „cena za usługi biura” lepiej zastąpić innymi, takimi jak: wynagrodzenie, honorarium czy stawka. Słowa te wydają się bardziej adekwatne, bo nie zachęcają do negocjowania ceny. Określenie „podstawowe wynagrodzenie” czy „honorarium” niejako samo wskazuje na to, że klientowi oferujemy profesjonalne usługi w naszym biurze rachunkowym, i podnosi ich wartość. Klient płaci za jakość, pewność, zaufanie. A stawki dotyczyć mogą zadań dodatkowo płatnych, czyli tych, które wykonujemy poza ramami głównej umowy współpracy.
3. Wszystko zgodnie z zawartą umową. Konieczne elementy umowy biura rachunkowego z klientem
Każda umowa o prowadzenie rozliczeń podatkowych powinna określać co najmniej:
- strony umowy,
- przedmiot umowy,
- przechowywanie dokumentów,
- poufność,
- zobowiązania stron umowy,
- odpowiedzialność stron,
- wysokość wynagrodzenia,
- ustanowienie pełnomocnika,
- wypowiedzenie umowy,
- zakaz konkurencji,
- postanowienia końcowe.
WAŻNE!
Umowę sporządzamy na czas wojny, a nie na czas pokoju.
Tabela 17. Elementy umowy o prowadzenie rozliczeń podatkowych
|
Lp. |
Elementy umowy |
Opis |
|
1. |
Strony umowy |
nazwa, adres, numer NIP oraz imię i nazwisko osoby reprezentującej zarówno biuro rachunkowe, jak i klienta |
|
2. |
Przedmiot umowy |
uzgodnienie rodzaju prowadzonych urządzeń księgowych (tj. ksiąg i ewidencji), na podstawie których obliczone zostaną podatki |
|
3. |
Przechowywanie dokumentów |
wskazanie strony i czasu, w którym będzie ona przechowywała dokumenty księgowe |
|
4. |
Poufność |
zapewnienie klientowi zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych podczas współpracy i po jej zakończeniu |
|
5. |
Zobowiązania stron umowy |
wskazanie konkretnych obowiązków klientów i biura rachunkowego. Każde zlecenie zlecone poza wskazanymi ramami może być przyjęte do realizacji przez biuro w formie dodatkowo płatnego zlecenia |
|
6. |
Odpowiedzialność stron |
wyraźnie zaakcentowana zależność, że jeśli klient dostarczy do biura wadliwe dokumenty księgowe, to biuro nie ponosi za to odpowiedzialności, tj. za sporządzenie wadliwych urządzeń księgowych (tj. ksiąg i ewidencji) |
|
7. |
Wysokość wynagrodzenia |
informacja o sposobie ustalania stawki wynagrodzenia miesięcznego, terminów jej aktualizacji, możliwości zmiany jej wysokości, wskazany termin zapłaty oraz informacja, że wykaz stawek wynagrodzenia stanowi załącznik do umowy |
|
8. |
Ustanowienie pełnomocnika |
osoby do działania w imieniu klienta przed urzędami administracji państwowej i samorządowej, a w szczególności przed organami podatkowymi |
|
9. |
Wypowiedzenie umowy |
wskazanie terminu wypowiedzenia oraz wskazanie przyczyn, które umożliwiają rozwiązanie umowy bez okresu wypowiedzenia |
|
10. |
Zakaz konkurencji |
zapis utrudniający pracownikowi i klientowi nawiązanie współpracy poza biurem rachunkowym |
|
11. |
Postanowienia końcowe |
Wskazanie, kto informuje urząd skarbowy o zawarciu współpracy, jak można zmienić warunki umowy i kto umowę otrzymuje |
Wzór 31. Umowa o prowadzenie rozliczeń podatkowych
U M O W A
o prowadzenie rozliczeń podatkowych
zawarta w dniu …………… r. pomiędzy ...... (nazwa podmiotu, adres), NIP: ……………… reprezentowaną przez (imię i nazwisko), zwaną dalej Zleceniodawcą, a ………………………………………………………………..., NIP: ………………..., reprezentowaną przez ………………………………….. PESEL: ……………………..., zwaną dalej Kancelarią.
§ 1
Przedmiotem niniejszej umowy jest prowadzenie urządzeń księgowych dających podstawę wyliczenia podatków w zakresie (niepotrzebne skreślić): księgi handlowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja zryczałtowanego podatku dochodowego, ewidencje dla potrzeb podatku od towarów i usług.
§ 2
Strony ustalają, że papierowe dokumenty, o których mowa w § 4 ust. 1 niniejszej umowy, będą przechowywane w siedzibie Kancelarii. W każdym czasie, na pisemne zawiadomienie Kancelarii, Zleceniodawca odbierze ww. dokumenty w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia lub zleci odpłatne ich przechowywanie.
§ 3
Kancelaria oświadcza, że informacje uzyskane w związku z wykonywaniem niniejszej umowy mają charakter poufny i nie będą ujawnione ani w czasie trwania umowy, ani po jej zakończeniu.
§ 4
1. Zleceniodawca zobowiązuje się do:
a) właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycznym dokonywania i dokumentowania operacji gospodarczych będących podstawą wpisów dokonywanych przez Kancelarię w księgach i ewidencjach;
b) przedkładania w Kancelarii kompletu dokumentów księgowych stanowiących podstawę zapisów w księgach i ewidencjach w terminie do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą. Przekazanie dokumentów będzie się odbywać elektronicznie lub/i osobiście [lub osoba upoważniona] za protokołem przekazania podpisanym przez obie strony, wyszczególniającym rodzaj i liczbę dokumentów;
c) do zapłaty Kancelarii dodatkowego wynagrodzenia, jeśli komplet dokumentów zostanie dostarczony po terminie. Wysokość dodatkowego wynagrodzenia znajduje się w wykazie stawek wynagrodzenia, stanowiącym integralną część umowy;
d) w przypadku braku obowiązku ewidencjonowania obrotów za pomocą kasy rejestrującej, wpisywania obrotów gotówkowych (sprzedaż bezrachunkowa) w Ewidencji Sprzedaży na koniec każdego dnia lub przed rozpoczęciem pracy w dniu następnym;
e) niezwłocznego informowania Kancelarii o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na świadczone usługi;
f) przechowywania oryginalnych dokumentów księgowych w formie papierowej odebranych z Kancelarii w okresie 5 lat, licząc od końca roku, w którym zostało złożone zeznanie podatkowe.
2. Kancelaria zobowiązuje się do:
a) sporządzania urządzeń księgowych, deklaracji podatkowych oraz plików JPK na podstawie tych urządzeń księgowych, za każdy miesiąc obrachunkowy zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b) złożenia ww. deklaracji i plików JPK we właściwym urzędzie skarbowym w terminach ustalonych ustawowo, z zastrzeżeniem, że nie dotyczy to przypadku, gdy umowa została zawieszona lub zakończona na podstawie § 8 pkt 4 i 5.
c) poinformowania drogą elektroniczną Zleceniodawcy o wysokości podatków do zapłacenia.
§ 5
1. Kancelaria ponosi pełną odpowiedzialność za rzetelność urządzeń księgowych, deklaracji podatkowych oraz plików JPK sporządzonych w oparciu o te urządzenia księgowe, na podstawie dokumentów i informacji dostarczonych zgodnie z wymogami określonymi w § 4 pkt 1.
2. Niewywiązywanie się przez Zleceniodawcę z obowiązków określonych w § 4 pkt 1a, pkt 1d i pkt 1e zwalnia Kancelarię od odpowiedzialności za wynikłą z tego tytułu szkodę. Kancelaria nie bada ani nie bierze odpowiedzialności za autentyczność dostarczonych dokumentów i nie odpowiada za nieprawidłowości wynikające z nierzetelnych lub niezgodnych ze stanem faktycznym informacji dostarczonych przez Zleceniodawcę.
§ 6
1. Wysokość wynagrodzenia za usługi objęte niniejszą umową ustala się w wysokości wynikającej z liczby dostarczanych dokumentów księgowych oraz nakładu pracy. Wykaz stawek wynagrodzenia za usługi Kancelarii stanowi integralną część niniejszej umowy.
2. Podstawowa stawka wynagrodzenia za usługę jest aktualizowana dwa razy każdego roku: 1 marca oraz 1 września. Podstawą aktualizacji jest średnia liczba dokumentów z poprzedniego półrocza oraz nakład pracy.
3. Wynagrodzenie, w przypadkach uzasadnionych nakładem pracy poniesionym przez Kancelarię przy realizacji umowy, może ulec zmianie zgodnie z okresem wypowiedzenia lub za obopólną pisemną zgodą w każdym czasie.
4. Zleceniodawca ma obowiązek uregulować należność wynikającą z faktury za usługi Kancelarii do dnia 7 każdego miesiąca (bez wezwania). Należność może być wniesiona gotówką, kartą płatniczą w siedzibie Kancelarii lub przelewem.
5. Za zobowiązania nieuregulowane w terminie będą naliczane odsetki karne w wysokości ustawowej.
§ 7
Zleceniodawca umocowuje z prawem substytucji pełnomocnika wskazanego przez Kancelarię do działania w swoim imieniu przed urzędami administracji państwowej i samorządowej, a w szczególności przed organami podatkowymi, do składania oświadczeń woli dotyczących zobowiązań podatkowych.
§ 8
Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony.
1. Obowiązuje minimalny 3-miesięczny termin wypowiedzenia. Ostatni dzień trwania umowy przypada na dzień zakończenia miesiąca.
2. Strony obowiązuje pisemny tryb wypowiadania umowy pod rygorem nieważności.
3. Umowa może zostać wypowiedziana w trybie natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia postanowień w niej zawartych, a w szczególności § 3, 4 i 6.
4. Nieuregulowanie przez Zleceniodawcę zobowiązań wobec Kancelarii w terminie 3 dni kalendarzowych od terminu wymagalności zapłaty stanowi wystarczającą przesłankę zawieszenia świadczenia usług do czasu dokonania zapłaty lub rozwiązania niniejszej umowy w trybie natychmiastowym, bez okresu wypowiedzenia.
5. Niedostarczenie kompletu dokumentów i informacji, o których mowa w § 4, do 10 dnia miesiąca włącznie, następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą, stanowi wystarczającą przesłankę zawieszenia świadczenia usług lub rozwiązania niniejszej umowy w trybie natychmiastowym, bez okresu wypowiedzenia.
6. W przypadku zakończenia umowy Kancelaria zwróci Zleceniodawcy przekazane dokumenty w terminie 14 dni po dokonaniu ostatniej czynności związanej z wykonaniem umowy.
§ 9
1. Strony zobowiązują się, że w trakcie trwania umowy, jak też w okresie jednego roku od jej zakończenia, nie podejmą żadnych działań na rachunek własny ani też na rzecz innego podmiotu, zmierzających do zatrudnienia, nawiązania współpracy lub pozyskania pośrednio lub bezpośrednio jakiejkolwiek osoby, która w czasie obowiązywania umowy była pracownikiem Kancelarii, podwykonawcą lub pracownikiem podwykonawcy Kancelarii.
2. Za niewypełnienie zobowiązania, o którym mowa w ust. 1, przewiduje się karę umowną w wysokości 12-krotnej średniej stawki netto za usługi księgowe wyliczonej na podstawie ostatniego roku współpracy.
§ 10
Zawiadomienie Urzędu Skarbowego o podpisaniu niniejszej umowy leży w gestii Zleceniodawcy za pośrednictwem Kancelarii.
§ 11
Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 12
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
WAŻNE!
Umowa między biurem a klientem to podstawa Twoich praw i obowiązków oraz praw i obowiązków klienta. To dokument, który potwierdza Wasze ustalenia, wyznacza sposoby pracy oraz kontakty.
Polecamy: „Instrukcje księgowego – 96 praktycznych procedur z serwisem online”
Polecamy: „Zarządzanie biurem rachunkowym”
Polecamy: „Kontrola skarbowa w firmie”
Klient jako partner biznesowy biura rachunkowego
Już w trakcie nawiązywania współpracy określ konkretne jej warunki. Wskaż, co zawiera umowa i jak Wasza współpraca będzie wyglądała. Nie daj wmówić sobie, że klient nie zrozumiał wysłanej przez Ciebie informacji, że np. nie potrafi wrzucić plików do elektronicznego wrzutomatu. Zapewne rozumie, zapewne potrafi, ale nie chce pokazać, bo dlaczego ma to zrobić? Klient często nie chce zmieniać dotychczasowych nawyków i jest mu obojętne, że Ty przez to masz więcej pracy. Trzeba go przekonać do zmiany, mówiąc tzw. językiem korzyści.
Traktuj klienta jak partnera biznesowego. Nie tłumacz po kilka razy tych samych kwestii. Napisz wiadomość raz i nie trać czasu na tłumaczenie. Klienci biura rachunkowego są przedsiębiorcami i doskonale funkcjonują na rynku gospodarczym. Potrafią dostosować się do zmian i nie trzeba ich niańczyć, choć czasem mamy wrażenie, że są tacy bezradni. Zupełnie tak nie jest. Nie daj się wykorzystywać. Buduj wzajemny szacunek.
Zapamiętaj!
1. Bądź uprzejmy, ale nie usłużny!
2. Dokonuj wyboru, nie daj się zmuszać!
3. Edukuj, ale nie wyręczaj!
4. Podpowiadaj, nie nadskakuj!
5. Przypominaj, ale nie niańcz!
6. Szanuj sam siebie!
7. Ceń się!
8. Nie pracuj za darmo!
Umowa o współpracy zawiera konkretny zakres obowiązków. Nie znam osoby, która pamiętałaby po kilku latach zapisy tej umowy. Może ogólny zarys tak, ale szczegółów już nie. Każdy człowiek lubi ułatwiać sobie życie i gdy tylko ma ku temu okazję, to chętnie przerzuci swoje obowiązki na drugiego człowieka, gdy ten na to się zgodzi świadomie lub mniej.
Dlatego przy każdej nadążającej się okazji przypominaj o ustaleniach zawartych w umowie. Przypominaj o terminach dostarczania kompletu dokumentów, o terminach zapłaty faktury za usługi biura w przypadku spóźnień. Gdy klient chce zlecić nam dodatkowe zadanie, to zwróć uwagę na fakt, że takiego zapisu w umowie nie ma, i od razu poinformuj go o wysokości stawki wynagrodzenia za usługę dodatkową. Zapewne przyjmie te informacje za oczywiste, ale powtarzane, będą się utrwalać ku obopólnej korzyści. Warto zadbać o zautomatyzowanie tych procesów, aby nie tracić czasu swojego czy pracowników na czynności możliwe do wykonania przez elektroniczny system zarządzania.
Nie daj sobie "wejść na głowę", co jest nietrudne przy współpracy z kilkudziesięcioma lub kilkuset szefami. Na każdym kroku, przy każdej okazji przypominaj ustalone zasady, wykazując się asertywną postawą.
To, czy znasz i czy prowadzisz współpracę biznesową na warunkach zawartych w umowie, świadczy o Twoim profesjonalizmie. Bądź konsekwentny i działaj zawsze zgodnie z zawartą umową.
WAŻNE!
Umowa skrupulatnie egzekwowana z czasem buduje renomę biura, a nieegzekwowana lub źle napisana ją niszczy.
Elżbieta Krywko, doradca podatkowy nr 05830, dyrektor zarządzający biurem rachunkowym od 1995 r., mentor i trener biznesu, autorka:
- systemu organizacji pracy biura rachunkowego Ordynatka,
- systemu organizacji dokumentów Ordynatka,
- systemu wczesnego ostrzegania przed trudnymi klientami Podpadziochy,
- organizatorka spotkań integracyjnych właścicieli biur rachunkowych w Olsztynie,
- założycielka grupy „Biuro rachunkowe od kuchni – zarządzanie BR”.
Niniejszy artykuł jest fragmentem publikacji „Zarządzanie biurem rachunkowym”. Teraz książka z serwisem online. Sprawdź ofertę>>