Konieczność prowadzenia pełnych ksiąg handlowych jest często jednym z najpoważniejszych utrudnień w prowadzeniu działalności przez organizacje pozarządowe. Zasadne byłoby więc wprowadzenie zmian o charakterze legislacyjnym, które uprościłyby zasady prowadzenia dokumentacji rachunkowej przez tego rodzaju organizacje.
Ministerstwo Finansów udzieliło wyjaśnień w tej sprawie w odpowiedzi na interpelację poselską (nr 21765).
W myśl aktualnych przepisów organizacje pozarządowe jako jednostki posiadające osobowość prawną są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223, ze zm.).
Zdaniem MF, jeżeli jednostki te nie prowadzą działalności gospodarczej, wówczas stosują uproszczone zasady rachunkowości określone w rozporządzeniu ministra finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 137, poz. 1539, ze zm.). Mówiąc o uproszczeniach w rachunkowości, należy zauważyć, że ww. rozporządzenie ministra finansów zostało opracowane przede wszystkim dla jednostek nieosiągających zysku takich jak fundacje czy stowarzyszenia. Uproszczenia te obejmują m.in. enumeratywne określenie katalogu tytułów zaliczanych do przychodów i kosztów, jak również możliwość zwolnienia ze stosowania jednej z nadrzędnych zasad rachunkowości, tj. zasady ostrożności. Zwolnienie to zezwala między innymi na nietworzenie odpisów aktualizujących wartość aktywów oraz rezerw na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.
Ponadto jednostki stosujące ww. rozporządzenie mogą prezentować w swych sprawozdaniach finansowych znacznie bardziej ograniczony zakres informacji niż inne jednostki gospodarcze. I tak w bilansie i rachunku wyników prezentowane są tylko pozycje oznaczone dużymi literami i cyframi rzymskimi, zaś informacja dodatkowa może zawierać jedynie siedem punktów wyjaśnień. A zatem ww. rozporządzenie ministra finansów uwzględnia specyfikę i charakter prowadzonej przez te jednostki działalności.
Celem prowadzenia ksiąg rachunkowych, jak podkreśla MF, jest przedstawienie rzetelnego oraz jasnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej przez jednostki objęte przepisami ustawy o rachunkowości, a więc także przez organizacje pozarządowe posiadające osobowość prawną. Prowadzenie ksiąg rachunkowych przez te jednostki i sporządzanie na ich podstawie sprawozdań finansowych ma przede wszystkim na celu bieżące monitorowanie pozyskiwanych i wydatkowanych środków finansowych w szczególności pochodzących z darowizn, dotacji czy zbiórek publicznych (m.in. należności, zobowiązań, stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych). Tym samym realizowane są najważniejsze funkcje rachunkowości - funkcja informacyjna i kontrolna, które służyć mają odbiorcom zewnętrznym, m.in. podmiotom wspierającym działalność organizacji pozarządowych, państwowym organom nadzorującym, a także odbiorcom wewnętrznym m.in. osobom kierującym taką organizacją. Organizacje pozarządowe powinny być szczególnie zainteresowane zapewnieniem pełnej przejrzystości swoich działań, w tym zwłaszcza sposobem gospodarowania gromadzonymi przez nie środkami finansowymi, gdyż jest to warunkiem utrzymania zaufania społecznego i dostępu do zewnętrznych źródeł finansowania.
W związku ze zgłoszonymi postulatami dotyczącymi wprowadzenia dalszych uproszczeń w rachunkowości dla jednostek pozarządowych nieprowadzących działalności gospodarczej i osiągających niski roczny przychód Ministerstwo Finansów prowadzi obecnie analizy dotyczące możliwości i celowości zrealizowania takich postulatów. Propozycję w tej kwestii zgłosiła Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych w piśmie skierowanym do ministra finansów dotyczącym zwolnienia z obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych organizacji pozarządowych nieprowadzących działalności gospodarczej i uzyskujących roczny przychód nieprzekraczający 50 tys. PLN. W związku z tym wystąpieniem Ministerstwo Finansów prowadzi uzgodnienia z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej w celu zidentyfikowania obszarów możliwych dalszych uproszczeń w zakresie ewidencji dla organizacji pozarządowych. Dotychczas ustalono, iż Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej po przeprowadzeniu analizy problemów organizacji pozarządowych w zakresie rachunkowości przedstawi propozycje ewentualnych uproszczeń w tym obszarze.
W przypadku uzyskania konsensusu w tej kwestii, jak podkreśla MF, inicjatywa ustawodawcza powinna zostać rozpoczęta przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. Natomiast zmiany, jakie znalazłyby się w ustawie o rachunkowości, będą konsekwencją zmian ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.