W polskiej ustawie o rachunkowości wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami. Tak więc polskie prawo nakazuje aktywować tylko koszty części, które zwiększają wartość początkową danego środka trwałego. Obecnie - po przejściu pani firmy na Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej - powinna pani postępować podobnie.
Części zamienne oraz wyposażenia związane z serwisem wykazywać powinna pani zwykle jako zapasy i ujmować je w rachunku zysków i strat w momencie ich wykorzystania.
Według MSR nie zwiększa się wartości bilansowej środka trwałego o koszty bieżącego utrzymania takiego środka, tylko odnosi się w koszty w momencie ich poniesienia. W bieżącej konserwacji będzie mieć pani do czynienia najczęściej z kosztami robocizny, zużyciem materiałów i niewielkimi kosztami części zamiennych. To, że wartość części zamiennych kwalifikować będzie pani do kosztów remontów i konserwacji, nie zawsze będzie oznaczać, że będzie je pani odpisywać bezpośrednio w koszty i odnosić do rachunku zysku i strat.
Koszty istotnych części zamiennych oraz awaryjne wyposażenie, jeśli będą według przewidywania wykorzystywane przez Pani jednostkę przez czas dłuższy niż jeden okres (rok bilansowy), należy aktywować i wykazywać jako rzeczowe aktywa trwałe. Podobnie należy postąpić, gdy części zamienne mogą być wykorzystane wyłącznie do prawidłowego działania poszczególnych pozycji rzeczowych aktywów trwałych.
Aby nie popełnić błędu, nie może pani zapominać o częściach (składnikach) niskocennych, bowiem nie wartość, ale czas korzystania z danej części lub jej wyłączne przeznaczenie decydują o fakcie aktywowania ich kosztów.
Niekiedy zdarza się, że główne części niektórych aktywów trwałych wymagają częstych regularnych wymian. Na przykład ma to miejsce przy wymianie zużytych foteli w samolocie, czy wkładu pieca hutniczego. Nie ważne jest to, czy tej wymiany części składowych (wykorzystania części zamiennych) dokonywać będzie pani raz w roku bilansowym czy rzadziej, ważne by było to kilka razy w okresie użytkowania danego środka trwałego. Zgodnie z kryteriami ujmowania rzeczowych aktywów trwałych, części zamienne ujmuje się w wartości bilansowej pozycji rzeczowych aktywów trwałych, zaś koszty wspomnianych części zamiennych w momencie ich poniesienia.
Jeżeli znajdzie się pani w sytuacji, że warunkiem użytkowania środka trwałego jest dokonywanie okresowych przeglądów takiego środka (np. samolotu), abstrahując od wymiany części zamiennych, to w momencie przeprowadzenia takiego przeglądu jego koszty musi pani odnieść do wartości bilansowej takiego środka.
Michał Banaś
Podstawa prawna:
l § 7-8 i 12-14 Międzynarodowego Standardu Rachunkowości nr 16 „Rzeczowe aktywa trwałe”,
l art. 31 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.).