Mimo dużych różnic występujących podczas poszczególnych audytów można pokusić się o próbę omówienia podstawowych błędów, jakie występują w relacjach audytor-badana firma.
Poniżej prezentujemy zbiór praktycznych rad, które pozwolą usprawnić współpracę podczas badania sprawozdania finansowego.
Każde badanie sprawozdania finansowego ma trochę inną specyfikę i „atmosferę”. Inaczej przebiega kolejne z rzędu badanie danej firmy przez tego samego audytora (zwłaszcza w warunkach, gdy firma nie zmieniła w ciągu ostatniego roku struktury organizacyjnej, przedmiotu i zakresu działalności itp.), a inaczej badanie dokonywane po raz pierwszy (lub w przypadku gdy badana jednostka ma być przejęta przez inną spółkę). W tym drugim przypadku audyt z reguły jest dłuższy – ze względu na brak wiedzy biegłego o firmie oraz brak wypracowanych zasad współpracy z działem księgowości.
Jak uniknąć stresu od samego początku
Źródłem stresu i powodem dezorganizacji pracy podczas badania sprawozdania lub podczas przygotowywania się do niego jest brak czasu. Nerwowa atmosfera pojawia się szczególnie w sytuacji, gdy audytor „poganiany” swoim grafikiem badań – mając wyliczony czas na dokonanie badania – napotyka nieprzygotowaną do badania firmę. Za nieprzygotowaną można uznać jednostkę, która nie zastosowała się do pisemnej prośby audytora o wcześniejsze przekazanie zestawu dokumentów potrzebnych do wstępnego badania oraz do przygotowania planu badania.
Należy podkreślić, że wykonywanie próśb audytora na etapie przygotowawczym znacznie usprawnia współpracę i bardzo skraca czas ostatecznego badania.
Aby usprawnić współpracę warto:
• wyznaczyć osobę odpowiedzialną za bezpośredni kontakt z audytorem. Zadaniem takiej osoby będzie zadbanie o sprawną współpracę z audytorem w większości spraw organizacyjnych (uzgadnianie terminów, pamiętanie o pracach przygotowawczych itp.). W mniejszych firmach taką osobą może być jeden z pracowników działu księgowości, a w większych jednostkach pracownik działu audytu wewnętrznego lub controllingu;
• zadbać o zapewnienie możliwości przeprowadzenia badania wstępnego na 2 miesięce przed zakończeniem roku obrotowego. Badanie wstępne znacznie skraca czas badania ostatecznego, pozwala na lepsze poznanie firmy przez audytora i na lepsze przygotowanie się firmy do badania ostatecznego. Najlepiej zawrzeć obowiązek wykonania badania wstępnego w jednym z punktów umowy o badanie sprawozdania;
• starać się samemu wykazywać inicjatywę. Przykładowo, wyczekiwanie do ostatniej chwili z przygotowaniem sprawozdania finansowego lub liczenie na doradztwo audytora przy jego przygotowaniu (w czasie, gdy audytor jest już w siedzibie firmy) jest często przyczyną nieporozumień. Zadaniem audytu jest badanie sporządzonego sprawozdania, a nie jego wstępne przygotowanie. Aby pragmatycznie podejść do takiej sytuacji, warto jeszcze przed terminem badania wysłać audytorowi kompletne sprawozdanie finansowe, wskazując jednocześnie na te miejsca, co do których były szczególne wątpliwości. Na tej podstawie audytor będzie miał możliwość dokonania wstępnych analiz, oceny ryzyka, a czasem również nieformalnego (na razie) zgłoszenia uwag do sprawozdania. Czynności te dadzą obydwu stronom dodatkowy czas;
• ustalić z audytorem możliwie dokładny harmonogram prac związanych z badaniem. W harmonogramie tym należy określić newralgiczne czynności/etapy badania – ze wskazaniem ich terminów. Poniżej przedstawiono przykładowy harmonogram prac związanych z badaniem rocznego sprawozdania finansowego.
Przykład
Harmonogram badania sprawozdania finansowego za 2006 rok
Charakter prac Wykonawca Terminy
Badanie wstępne
– ustalenie zakresu prac audytor 21.11.2006
– pobyt audytorów w jednostce audytor 3.12.2006–8.12.2006
– udzielanie oraz sporządzanie informacji i wyjaśnień jednostka 3.12.2006–15.12.2006
– przekazanie ustaleń i wniosków z badania jednostce audytor 18.12.2006
Badanie końcowe
– przekazanie audytorom kopii zarządzeń inwentaryzacyjnych jednostka 5.12.2006
– udział audytorów w inwentaryzacji rocznej audytor zgodnie z terminem inwentaryzacji w jednostce
– udostępnienie audytorom sprawozdania finansowego jednostka 19.03.2007 i ksiąg rachunkowych do badania
– badanie sprawozdania finansowego audytor 18.03.2007–26.03.2007
– udzielanie oraz sporządzanie informacji i wyjaśnień jednostka 18.03.2007–26.03.2007
– przekazanie jednostce informacji o ustalonych przez audytora audytor 28.03.2007 korektach sprawozdania finansowego
– wprowadzenie korekt do sprawozdania finansowego jednostka 30.03.2007 i ksiąg rachunkowych
– przekazanie audytorom skorygowanych i podpisanych przez jednostka 7.04.2007 zarząd sprawozdań finansowych oraz oświadczeń jednostki
– przekazanie jednostce opinii audytora wraz z raportem audytor 12.04.2007 z badania
Czy audytor ma zawsze rację
Podstawową częścią badania jest badanie zasadnicze (końcowe). Z tą częścią wiąże się najwięcej nieporozumień i konfliktów. Audytor będzie bardziej wnikliwy i podejrzliwy wówczas, gdy jednostka ma złą sytuację finansową, gdy wchodzi na giełdę (firma znajduje się wtedy pod bacznym okiem inwestorów) lub gdy badanie jest dokonywane na potrzeby połączenia spółek (zbadane dane będą wtedy podstawą wyceny i dokonania transakcji). I odwrotnie, audytor powinien poprzestać na standardowej ocenie i procedurach, gdy jednostka była już wcześniej przez niego badana lub gdy działa w mało „ryzykownej” branży.
Niezależnie jednak od zaistniałych okoliczności główny księgowy powinien zawsze wykazywać spokój i nie dawać się wyprowadzić z równowagi niewygodnymi, szczegółowymi pytaniami czy „natarczywością” i podejrzliwością biegłego. Biegli, tak jak i przedstawiciele innych zawodów, są różni. Niekiedy sami przyczyniają się do tworzenia napięć i konfliktów. Główni księgowi powinni zatem spokojnie prosić o wyjaśnienia przyczyn takiego a nie innego postępowania biegłego. Powinni także upewniać się, czy dobrze zrozumieli intencje biegłego oraz sens jego pytań. Z praktyki wynika, że właśnie złe interpretowanie próśb i żądań biegłego jest jednym z głównych powodów nieporozumień.
Trzeba także pamiętać, że firma nie jest zobowiązana do przekazywania biegłemu wszystkich informacji, których on zażąda. Nie każda odmowa będzie skutkować pojawieniem się zastrzeżeń w opinii. Z drugiej strony nie można popadać w skrajności i dochodzić przyczyn każdego żądania biegłego czy też odmawiać udostępnienia danych, zasłaniając się tajemnicą zawodową.
Starajmy się więc po pierwsze – negocjować z biegłym, a po drugie – stworzyć atmosferę partnerstwa i otwartości.
Dobra organizacja pracy – klucz do sukcesu
Poza kwestiami związanymi z właściwą atmosferą współpracy, równie ważna jest sama organizacja prac. Dość często dochodzi do sytuacji, gdy główny księgowy – chcąc mieć kontrolę nad informacjami przekazywanymi biegłym – zastrzega, że w sprawach związanych z badaniem należy kontaktować się wyłącznie z nim, a nie z pracownikami księgowości odpowiedzialnymi za poszczególne obszary rachunkowości. Taka sytuacja prowadzi szybko do dezorganizacji prac, ponieważ zespoły audytorskie, które składają się z kilku osób, nie mają możliwości płynnej współpracy z osobami posiadającymi informacje o interesujących ich zagadnieniach.
Aby przeciwdziałać takiej sytuacji główny księgowy powinien zgadzać się na udzielanie informacji przez inne osoby z działu księgowości, z tym że przed dokonaniem audytu może poinstruować pracowników, jakie informacje mogą być przekazywane przez nich samodzielnie, a jakie po konsultacji z bezpośrednim przełożonym.
Zakończenie badania
Do mniej istotnych spraw związanych z zakończeniem badania należy zaliczyć np. ustalenie liczby egzemplarzy podpisanego sprawozdania, jaka ma być wysłana biegłemu po zakończeniu badania, czy też terminy przekazania listów do zarządu. Te sprawy także powinny być wcześniej ustalone, ponieważ powodują opóźnienia w wydaniu końcowej opinii.
Do ważnych kwestii można zaliczyć uzyskanie od biegłego – przed wydaniem końcowej opinii – projektów opinii i raportów z badania. Zdarza się niekiedy, że audytorzy nie zgłaszając w trakcie badania większych zastrzeżeń, w wydawanej opinii zaskakiwali zarządy badanych jednostek wpisując niekorzystne zastrzeżenia lub komentarze. Dlatego też w ostatnich dniach badania należy poprosić biegłego o spotkanie podsumowujące oraz o przesłanie roboczych wersji opinii i raportu z badania w celu wynegocjowania znajdujących się w nich zapisów. Negocjacje, w ograniczonym oczywiście zakresie, są normalną praktyką postępowania.
Aleksander Szostak
specjalista w zakresie rachunkowości i audytu, pracownik międzynarodowej firmy audytorskiej