Poprawne przeprowadzenie tego etapu, jak i późniejsze rozliczenie różnic wykazanych między stanem faktycznym a zapisami w księgach rachunkowych, jest podstawą do sporządzenia wiarygodnego sprawozdania finansowego.
Inwentaryzacja może wykazać zarówno niedobory, jak i nadwyżki. Należy więc w pierwszej kolejności ustalić przyczynę powstania takiego stanu rzeczy i dobrze przeanalizować, z czego wynikają.
Ujawnione nadwyżki
Warto pamiętać, że ujawnione różnice mogą być pozorne, co może się wyjaśnić przy dokładnej analizie dokumentów. Przykładowo sytuacja taka może się zdarzyć w przypadku spisu z natury programów komputerowych przeprowadzanego przez informatyka. Ponieważ informatyk nie posiada wiedzy księgowej, na dokumencie inwentaryzacyjnym mogą zostać ujawnione nadwyżki. W takim przypadku konieczne jest przeanalizowanie, czy w księgach rachunkowych rzeczywiście brak odpowiednich zapisów, czy wykazana nadwyżka nie wynika z faktu, że oprogramowanie jest częścią środka trwałego, np. komputera. Wnioski muszą zostać umieszczone w protokole inwentaryzacyjnym.
Może się też zdarzyć, że zostaną ujawnione środki trwałe, które nie figurują w księgach rachunkowych. Konieczna jest w takim przypadku weryfikacja, czy nie są używane na podstawie najmu lub leasingu operacyjnego oraz czy nie są ujęte w ewidencji pozabilansowej.
Jeżeli taka sytuacja nie ma miejsca i okaże się, że dany środek trwały powinien znaleźć się w ewidencji księgowej, należy niezwłocznie go do niej wprowadzić. Podstawą zapisu w księgach będzie odpowiednia jego wycena. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie jego wartości według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, należy ustalić wartość, po której ujawniony środek trwały mógłby być w tym momencie sprzedany. Następnie wprowadzić go do ewidencji zapisem:
Wn konto 010 "Środki trwałe"/Ma konto 265 "Rozliczenie nadwyżek".
Na koniec należy rozliczyć powstałą nadwyżkę za pomocą konta przychodów:
Wn konto 265 "Rozliczenie nadwyżek"/Ma 760 "Pozostałe przychody operacyjne".
JAK UNIKNĄĆ ODPOWIEDZIALNOŚCI
W praktyce zdarza się, że w czasie inwentaryzacji ujawniane zostają bardzo duże niedobory. Należy pamiętać, że za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury odpowiada kierownik jednostki. Nie ma on żadnej możliwości przerzucenia odpowiedzialności w tym zakresie na inne osoby lub organy spółki.
W sytuacji, w której zarząd ma podstawy podejrzewać, że rzeczywiście zostało popełnione przestępstwo, eksperci zalecają, aby niezwłocznie po otrzymaniu takiej informacji złożyć stosowny wniosek w prokuraturze.
Jest to jedyny sposób, aby w przypadku wykrycia znacznych braków wykazanych w czasie inwentaryzacji członkowie zarządu uniknęli odpowiedzialności, zwłaszcza że za niedobory mogą oni odpowiadać całym swoim majątkiem.
Rozliczenie braków
Znacznie częstszą sytuacją jednak jest ujawnianie braków. Istotne będzie w tym przypadku określenie, czy niedobory lub szkody zostały zawinione np. przez pracownika odpowiedzialnego materialnie, czy też niezawinione i wynikają np. z naturalnych ubytków lub zdarzeń nadzwyczajnych. Od tego będzie uzależniony sposób ewidencji różnic. Rozliczenie niedoborów będzie przebiegało za pomocą konta 264 "Rozliczenie niedoborów".
Przykładowo, jeżeli ujawniono niedobory towarów zostanie to wprowadzone zapisem:
Wn 264 "Rozliczenie niedoborów"/Ma konta 330 "Towary".
Z kolei rozliczenie niedoboru należy zaewidencjonować w zależności od przyczyn ich zaistnienia. Jeżeli więc uznano niedobór za niezawiniony, ewidencja będzie wyglądała w następujący sposób:
Wn 766 "Pozostałe koszty operacyjne"/Ma 264 "Rozliczenie niedoborów".
W sytuacji gdy niedobory:
- powstały w związku z zaistnieniem zdarzeń losowych - rozliczenie nastąpi w korespondencji z kontem 775 "Straty nadzwyczajne",
- zostały zawinione przez pracownika i przez niego uznane - rozliczenie nastąpi w korespondencji z kontem 237 "Należności od pracowników z tytułu niedoborów",
- zostały zawinione przez pracownika, ale przez niego nie uznane - rozliczenie nastąpi w korespondencji z kontem 238 "Roszczenia sporne od pracowników nie objęte postępowaniem sadowym"
Kompensata różnic
W niektórych przypadkach istnieje możliwość kompensaty nadwyżek i szkód. Aby była taka możliwość, niedobory i nadwyżki muszą:
- być stwierdzone podczas tej samej inwentaryzacji (w tym samym okresie rozliczeniowym),
- powstać w wyniku niezawinionej pomyłki,
- dotyczyć tego samego lub podobnego asortymentu,
- dotyczyć tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej.
Jeżeli powyższe warunki zostały spełnione, kompensatę przeprowadza się według zasady mniejszej ilości oraz mniejszej wartości.
PRZYKŁAD: KOMPENSACJA NIEDOBORÓW
Niedobór lamp czerwonych wynosi 30 sztuk, natomiast ich wartość jednostkowa wynosi 25 zł. Z kolei nadwyżka lamp zielonych to 20 sztuk, każda o wartości 35 zł. W takim przypadku kompensata ilościowo-wartościowa wyniesie 500 zł (20 sztuk po 25 zł). Pozostała więc w przypadku lamp czerwonych różnica ilościowa ([30 szt. - 20 szt.] x 25 zł) - niedobór o wartości 250 zł. Natomiast dla lamp zielonych różnica wartościowa ([35 zł - 25 zł] x 20 szt.) - nadwyżka w wartości 200 zł.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Podstawa prawna:
- Art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
Agnieszka Pokojska