Projekt ministerialnego rozporządzenia w sprawie przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej zakłada wystawianie oraz przesyłanie lub udostępnianie faktur odbiorcy i przechowywanie ich przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywanie danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.
Aby to było możliwe, rozporządzenie wymaga zgody obydwu stron na wystawianie i odbiór faktur w formie elektronicznej. Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniego wyrażenia zgody przez odbiorcę faktury. Zgoda ta może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Może się to okazać już pierwszą przeszkodą na drodze do uproszczenia wzajemnego obiegu dokumentów.
Jednak o wiele trudniejszymi do spełnienia są następne warunki. Zgodnie z proponowanym w projekcie rozwiązaniem faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:
• bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub w poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli umowa pomiędzy jej stronami dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.
Dodatkowo, przesyłając faktury w ten drugi sposób podatnik wystawiający fakturę obowiązany jest do przesłania odbiorcy faktury dokumentu w formie papierowej podsumowującego wszystkie przesłane w formie elektronicznej faktury w danym miesiącu. Powinien to zrobić w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Oznacza to, że w tym przypadku podatnik i tak zmuszony będzie do wystawienia dokumentu papierowego.
Obowiązek posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego wymusza z kolei jego uzyskanie (dodatkowa trudność), a trzeba przypomnieć, że w Polsce niewielu przedsiębiorców się nim posługuje.