Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) każe wykazywać inne rozliczenia międzyokresowe w pasywach bilansu w wierszu B. IV. 2 z podziałem na:
• długoterminowe, jeżeli całość lub część przychodów przypada do rozliczenia w okresie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego, czyli podlega zarachowaniu do przychodów w 2006 r. i dalszych latach,
• krótkoterminowe, jeżeli całość lub część przychodów przypada do rozliczenia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego, czyli w 2005 r.
Rozliczenia międzyokresowe przychodów dokonywane są przy uwzględnieniu zasady ostrożności i obejmują m.in.:
• nadwyżkę zafakturowanych przychodów nad zarachowanymi kosztami, dotyczącą kontraktów długoterminowych,
• równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych, np. zapłacony z góry czynsz za cały okres wynajmu,
• środki pieniężne, które jednostka otrzymała na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym również środków trwałych w budowie, oraz prac rozwojowych, jeśli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów własnych.
Przyjęte nieodpłatnie, w tym także w drodze darowizny, środki trwałe, środki trwałe w budowie oraz wartości niematerialne i prawne ujmowane są w księgach rachunkowych analogicznie jak środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych, tzn. zarachowuje się je pod datą otrzymania na konto „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.
Zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty odpisuje się stopniowo w pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych lub kosztów prac rozwojowych sfinansowanych z tych źródeł.
Należy pamiętać, że w wierszu B. IV. 2 nie wykazuje się potwierdzonych fakturą VAT zaliczek (zadatków, przedpłat) pobranych od kontrahentów jednostki na poczet dostaw towarów czy produktów, ponieważ należy wykazać je jako zobowiązanie z tego tytułu w wierszu B. III. 2e pasywów, pomimo iż figurują one jako saldo kredytowe konta „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.
Przykładowe zapisy na kontach w związku z nieodpłatnym otrzymaniem niefinansowego majątku trwałego:
1. Wprowadzenie do ewidencji otrzymanego nieodpłatnie środka trwałego w budowie, środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej:
Wn konto „Środki trwałe”, „Środki trwałe w budowie”, „Wartości niematerialne i prawne” / Ma konto „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”,
2. Miesięczny odpis amortyzacyjny od otrzymanego nieodpłatnie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej:
Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 (analitycznie: Amortyzacja) / Ma konto „Odpisy umorzeniowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,
3. Zarachowanie do pozostałych przychodów operacyjnych kwot stanowiących równowartość odpisów amortyzacyjnych od otrzymanych nieodpłatnie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych:
Wn konto „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” / Ma konto „Pozostałe przychody operacyjne”.