Dotychczas istniała jedna forma utrwalania przebiegu posiedzeń - protokoły spisywane przez protokolanta pod kierunkiem sędziego pełniącego funkcję przewodniczącego. Zgodnie z nowelizacją, od 1 lipca 2010 roku zasadą mają być protokoły sporządzane za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk (dalej "protokół elektroniczny”), podpisywane przez protokolanta podpisem elektronicznym, gwarantującym identyfikację osoby protokolanta oraz rozpoznawalność jakiejkolwiek późniejszej zmiany protokołów.
Protokół pisemny, jako jedyna forma utrwalenia przebiegu posiedzenia, sporządzany ma być na dotychczasowych zasadach tylko wtedy, gdy ze względów technicznych sporządzenie protokołu elektronicznego nie będzie możliwe.
Warto również zaznaczyć, że pomimo utrwalania przebiegu posiedzenia w postaci protokołu elektronicznego, nadal będzie sporządzany przez protokolanta skrócony zapis przebiegu posiedzenia w formie pisemnej, ograniczony do podstawowych informacji, tj. oznaczenia sądu, miejsca i daty posiedzenia, nazwisk sędziów, protokolanta, prokuratora, stron, interwenientów, jak również obecnych na posiedzeniu przedstawicieli ustawowych i pełnomocników oraz oznaczenia sprawy i wzmianki co do jawności, a także treści rozstrzygnięcia, jeżeli sporządzenie odrębnej sentencji orzeczenia nie jest wymagane.
Ważną kwestią, jeżeli chodzi o protokół elektroniczny, jest jego udostępnienie, gdyż będzie on stanowił część akt sądowych. Zgodnie z nowelizacją, strony i uczestnicy postępowania mają prawo do otrzymania z akt sprawy zapisu dźwięku, chyba że protokół został sporządzony wyłącznie pisemnie. Planowane jest udostępnianie protokołów elektronicznych również za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a także w formach mniej zaawansowanych jak np. płyty CD.
Podsumowując, nowelizację należy ocenić jak najbardziej pozytywnie, co więcej, warto dodać, że jest ona jednym z etapów dużej nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego, której celem będzie zapewnienie wykorzystania nowoczesnych rozwiązań technologicznych w postępowaniu przed sądami powszechnymi.
Ponadto, przyjęte zmiany z pewnością pozwolą na pełne utrwalanie poszczególnych czynności w ich rzeczywistej formie, zapewnią lepsze podstawy do oceny zebranego materiału dowodowego i kontroli instancyjnej niż tradycyjny protokół oraz znacznie przyśpieszą przebieg postępowania, gdyż sędziowie będą mogli skoncentrować się na sprawach merytorycznych, a nie dyktowaniu i sprawdzaniu protokołu.
Jednak, warto też dodać, że zmiany w protokołowaniu wprowadzone nowelizacją zaczną w pełni obowiązywać dopiero po wydaniu przez Ministra Sprawiedliwości odpowiednich rozporządzeń wykonawczych, co nastąpi prawdopodobnie jesienią tego roku, oraz po wyposażeniu poszczególnych sądów w odpowiednią aparaturę.
M. Szulikowski i Partnerzy Kancelaria Prawna