Ustawa o zfśs wskazuje grupy pracodawców, którzy muszą utworzyć zfśs oraz pracodawców, którzy mogą dobrowolnie prowadzić działalność socjalną. Ci, którzy muszą utworzyć zfśs, powinni pamiętać o obowiązku przekazania części odpisów podstawowych do 31 maja br. Natomiast pracodawcy niezwiązani postanowieniami ustawy o zfśs mogą tego dokonać w ustalonym przez siebie terminie.
Coroczny odpis podstawowy na zfśs pracodawca nalicza w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. W tej liczbie należy uwzględnić osoby zatrudnione zarówno w pełnym, jak i w niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu niepełnego wymiaru na pełny) pracujące na podstawie:
• umowy o pracę,
• wyboru,
• mianowania,
• spółdzielczej umowy o pracę.
Do przeciętnej liczby zatrudnionych należy również wliczyć osoby przebywające na urlopach macierzyńskich i wychowawczych.
WAŻNE!
Do celów naliczania odpisów na zfśs w liczbie zatrudnionych nie należy uwzględniaćchałupników, osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia i o dzieło.
Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12. Ten sam sposób obliczania przeciętnego zatrudnienia należy stosować również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy (§ 3 rozporządzenia z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych).
Sposób ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w dużym stopniu zależy od ruchów kadrowych w firmie. W związku z tym, że przepisy nie wskazują żadnego rozwiązania w tym zakresie, za najwłaściwsze należy uznać metody wykorzystywane w statystyce sprawozdawczej, o których mowa w objaśnieniach do sprawozdań statystycznych, np. w Z-03 (o zatrudnieniu i wynagrodzeniach) czy w Z-06 (o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy). Zatem w zależności od zmian kadrowych pracodawca może zastosować:
• metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu (suma stanów zatrudnienia we wszystkich dniach danego miesiąca podzielona przez liczbę dni tego miesiąca) - metoda wykorzystywana w przypadku dużej płynności kadr lub natężenia zjawiska udzielania urlopów bezpłatnych; osób przebywających na urlopach bezpłatnych nie należy wliczać do stanów dziennych w czasie trwania tych urlopów,
• metoda uproszczona (suma dwóch stanów dziennych w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca podzielona przez dwa),
• metoda średniej chronologicznej (suma połowy stanu dziennego w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca podzielona przez dwa).
Dwie ostatnie metody są najczęściej wykorzystywane w firmach o stabilnej sytuacji kadrowej i stosując je pracodawca nie wlicza do stanu zatrudnienia osób, które korzystały z urlopów bezpłatnych w wymiarze wyższym niż 14 dni.
Podstawę odpisów na zfśs stanowi określony procent przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w 2010 r. wyniosło 2822,66 zł, a w drugim półroczu 2010 r. - 2917,14 zł. W związku z tym wynagrodzenie za drugie półrocze stanowi podstawę do obliczenia odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego w 2011 r.
Wysokość odpisu podstawowego i zwiększeń (nieobowiązkowych) na zfśs w 2011 r.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Przepisy ustawy o zfśs nakładają na zakład pracy, który tworzy fundusz obligatoryjnie, obowiązek przekazywania w dwóch ratach odpisu ustalonego na dany rok, w terminach i w wysokości odpowiednio:
• do 31 maja - co najmniej 75% odpisów podstawowych,
• do 30 września - pozostałą część odpisów podstawowych i tzw. odpisy zwiększające.
Naliczone odpisy, zarówno podstawowe, jak i zwiększające, tworzą u pracodawcy jeden fundusz, którego środki pracodawca powinien gromadzić na odrębnym rachunku bankowym.
WAŻNE!
Pracodawcy niezobowiązani do utworzenia zfśs, a którzy dobrowolnie go utworzyli, wysokość odpisów na fundusz ustalają w dowolnej wysokości i środki przekazują w ustalonym przez siebie terminie.
PRZYKŁAD
Spółka prywatna zobowiązana do utworzenia zfśs, która nie zwolniła się z tego obowiązku na 1 stycznia 2011 r., przyjęła następujące dane dotyczące przeciętnego zatrudnienia:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Spółka do 31 maja br. powinna przekazać na rachunek funduszu równowartość co najmniej 75% odpisów, tj. 30 068,49 zł x 75% = 22 551,37 zł.
• art. 1 ust. 1, art. 5-6, art. 12 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349),
• obwieszczenie Prezesa GUS z 18 lutego 2011 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2010 r. i w drugim półroczu 2010 r. (M.P. Nr 15, poz. 156),
• załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 28 kwietnia 2010 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2010 (Dz.U. Nr 106, poz. 676 ze zm.).
Bożena Goliszewska
specjalista w zakresie kadr i płac