Możliwość utworzenia funduszu szkoleniowego wynika z art. 67 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Fundusz jest całkowicie dobrowolny. Może być utworzony przez jednego lub kilku pracodawców na zasadzie porozumienia.
Jedną z korzyści z utworzenia funduszu jest to, że pracodawca zalicza wpłaty na fundusz do kosztów uzyskania przychodu, zmniejszając tym samym swój dochód, od którego płaci podatek do urzędu skarbowego.
- Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawach o podatku dochodowym, odpisy i wpłaty na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatników nie stanowią co do zasady kosztów uzyskania przychodu. Wyjątkiem są jednak środki przekazane przez pracodawcę na fundusz szkoleniowy. Są one kosztem uzyskania przychodu już w momencie dokonania wpłaty na fundusz - powiedziała Renata Dłuska, doradca podatkowy, partner w MDDP.
- Regulacja ta jest więc dla podatników bardzo korzystna, ponieważ pozwala na wygenerowanie kosztów podatkowych, a tym samym zmniejszenie podstawy opodatkowania bez jednoczesnego wydatkowania zgromadzonych środków - dodała.
Utworzenie funduszu w listopadzie nie oznacza bowiem, że natychmiast trzeba wydać zgromadzone w ten sposób pieniądze.
- Należy tylko pamiętać o wykorzystaniu środków funduszu na realizację szkoleń najpóźniej w ciągu dwóch lat od dokonania wpłat na fundusz - wyjaśniła Dłuska. - W przeciwnym razie będą one stanowiły przychód z działalności gospodarczej w części uznanej uprzednio za koszt uzyskania przychodów.
Zgodnie bowiem z art. 14 ust. 2 pkt 13 ustawy o PIT i art. 12 ust. 1 pkt 5b ustawy o CIT, przychodem są środki funduszu szkoleniowego "niewykorzystane w roku podatkowym, w którym zostały wpłacone do tego funduszu, lub w ciągu roku podatkowego następującego po tym roku".
To samo dotyczy sytuacji, gdy pracodawca zlikwiduje fundusz lub wykorzysta go niezgodnie z przepisami ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy lub przepisami ustawy o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców.
Ale nawet i w takiej sytuacji podatnik odnosi korzyść z utworzenia funduszu - dzięki niemu odsunie w czasie zapłatę podatku.
Efekt podatkowy ma szczególne znaczenie w listopadzie, bo utworzenie funduszu pozwala nie tylko obniżyć zaliczkę na podatek za listopad, ale i za grudzień. Zasadą jest bowiem, że zaliczka za grudzień jest płacona w identycznej wysokości jak za listopad. Pracodawca wpłaca ją razem z zaliczką listopadową (jest to tzw. podwójna zaliczka na podatek). Zasada ta zmieni się dopiero w przyszłym roku, kiedy to zaliczka za grudzień nie będzie już płacona razem z listopadową, tylko w styczniu następnego roku.
Nie ma żadnych ograniczeń, o ile można w ten sposób obniżyć zaliczkę na podatek. Ważne jest tylko to, by wpłaty na fundusz nie były niższe niż 0,25 proc. funduszu płac.