Aby obliczyć współczynnik urlopowy, należy od ogólnej liczby dni w danym roku kalendarzowym odjąć łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a następnie tak otrzymany wynik podzielić przez 12.
W przypadku pracowników zatrudnionych od poniedziałku do piątku w systemie podstawowym wyliczenie współczynnika będzie wyglądało następująco: [366 dni - (53 niedziele + 9 dni świątecznych przypadających od poniedziałku do piątku + 52 wolne soboty] : 12 = 21.
Współczynnik ekwiwalentowy dla pracownika zatrudnionego na niepełny etat, który ma wolne soboty z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, wynosi odpowiednio:
• na 3/4 etatu - 15,75 (3/4 x 21),
• na 1/2 etatu - 10,50 (1/2 x 21),
• na 1/3 etatu - 7,00 (1/3 x 21),
• na 1/4 etatu - 5,25 (1/4 x 21).
Współczynnik ekwiwalentowy może jednak mieć różną wysokość w zależności od rozkładu dni wolnych należnych pracownikowi z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. W 2012 r. dla pracowników pracujących od wtorku do soboty, przy założeniu, że poniedziałek jest dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, wysokość współczynnika wyniesie, tak jak w przypadku pracowników świadczących pracę od poniedziałku do piątku, również 21, a jej kalkulacja będzie wyglądać następująco:
[366 dni - (53 niedziele + 8 dni świątecznych przypadających od wtorku do soboty + 53 wolne poniedziałki, w tym drugi dzień Wielkiejnocy jako święto nieobniżające wymiaru czasu pracy)] : 12 = 21.
Skalkulowany dla danego roku współczynnik należy stosować przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w danym roku kalendarzowym, niezależnie do tego, czy ekwiwalent dotyczy urlopu bieżącego czy zaległego.
Dni wolne od pracy w 2012 r.
| Dzień miesiąca | Dzień ustawowo wolny od pracy | Dzień tygodnia |
| 1 stycznia | Nowy Rok | niedziela |
| 6 stycznia | Święto Trzech Króli | piątek |
| 8 kwietnia | pierwszy dzień Wielkanocy | niedziela |
| 9 kwietnia | drugi dzień Wielkanocy | poniedziałek |
| 1 maja | święto państwowe | wtorek |
| 3 maja | święto narodowe Trzeciego Maja | czwartek |
| 27 maja | pierwszy dzień Zielonych Świątek | niedziela |
| 7 czerwca | Boże Ciało | czwartek |
| 15 sierpnia | Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny | środa |
| 1 listopada | Wszystkich Świętych | czwartek |
| 11 listopada | narodowe Święto Niepodległości | niedziela |
| 25 grudnia | pierwszy dzień Bożego Narodzenia | wtorek |
| 26 grudnia | drugi dzień Bożego Narodzenia | środa |
• § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.).
Mariusz Pigulski
specjalista w zakresie kadr i płac