Dokumentacja księgowa
W myśl nowych przepisów wszystkie zarejestrowane na Seszelach spółki IBC mają obowiązek wskazać miejsce przechowywania dokumentów odnoszących się do przeprowadzanych transakcji. To miejsce może być zlokalizowane na Seszelach bądź w jakimkolwiek innym miejscu na świecie. Zmiany wprowadzone do ustawy nie wymagają od spółek IBC sporządzania sprawozdań finansowych, audytu dokumentacji księgowej ani przedkładania seszelskim organom nadzorującym jakichkolwiek dokumentów finansowych.
Wobec powyższego dokumentacja księgowa może być przechowywana na Seszelach tzn. w siedzibie spółki albo poza granicami Seszeli. Wybór należy do klienta. Gdyby klient zdecydował się przechowywać dokumenty w siedzibie spółki, wówczas musi zadbać o co miesięczne dostarczanie kopii faktur, rachunków, wyciągów bankowych i innych dokumentów dotyczących aktywności finansowej spółki.
Jeżeli dokumentacja będzie przechowywana poza granicami Seszeli, potrzebne będzie podpisane przez dyrektora/ów oświadczenie, potwierdzające miejsce przechowywania dokumentów. Natomiast w przypadku świadczenia usługi nominowanego udziałowca należy dostarczyć analogiczne oświadczenie podpisane przez faktycznego właściciela.
Przedstawione dokumenty nie będą powszechnie dostępne, a osoby z zewnątrz będą mogły je przeglądać jedynie za uprzednią zgodą dyrektora/ów. Jednakże seszelski regulator SIBA (ang. Seychelles International Business Authority), który prowadzi rejestr spółek i posiada uprawnienia nadzorujące, ma prawo zażądać weryfikacji dokumentacji księgowej spółki IBC w jej siedzibie pod kątem zgodności z nowymi przepisami. Weryfikacja sprowadza się do prawa wglądu w dokumentację i żądania wyjaśnień w przypadku stwierdzenia braku jakiegoś wymaganego prawem dokumentu. Urząd nie może jednak ujawnić osobom trzecim żadnych informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem swoich uprawnień, chyba że zostanie do tego zobowiązany przez sąd. Tak bowiem stanowi prawo na Seszelach.
Lokalni administratorzy spółek, jako podmioty świadczące usługi korporacyjne, podlegają grzywnie w razie niedotrzymania obowiązku posiadania dokumentacji księgowej albo pisemnego dowodu wskazującego miejsce jej przechowywania. Jeśli się okaże, że dokumentów brakuje, na spółkę IBC i odpowiednio na jej dyrektora/ów zostanie nałożona grzywna w wysokości 25 USD za każdy dzień bez dokumentacji.
Transparentność transakcji i działalności spółek stanowi od dawna wymóg OECD i jest prawdopodobną przyczyną zmiany przepisów na Seszelach.
Rejestry
Nowelizacja ustawy nakłada obowiązek przechowywania w siedzibie spółki kopii księgi udziałów oraz wykazu kadry zarządzającej.
Okres rezerwacji nazwy spółki
W zależności od zatwierdzenia proponowanej nazwy spółki przez przewodniczącego Urzędu do Spraw Międzynarodowego Biznesu na Seszelach, zaproponowana nazwa zostanie zarezerwowana na okres 30 dni jako data zatwierdzenia (as the date of approval). Przez ten czas rezerwacja nie podlega żadnej opłacie. Po upływie 30 dni nazwa stanie się dostępna dla każdego innego podmiotu świadczącego usługi korporacyjne na zasadzie „kto pierwszy ten lepszy”. Jeśli taki podmiot zażąda przedłużenia rezerwacji proponowanej nazwy spółki przed datą jej wygaśnięcia albo w dowolnym późniejszym terminie, wówczas musi uiścić opłatę w wysokości 25 USD.
Maria Jaskólska
aplikant adwokacki