Poznaj kluczowe cechy rozwiązania SAP Business One
Dlaczego przy wdrożeniu systemu ERP należy uwzględnić nie tylko model biznesowy firmy, ale też uwarunkowania prawno-podatkowe?
Sposób, w jaki funkcjonuje firma wynika m.in. z regulacji prawno-podatkowych. Przykładem są ostatnie zmiany w przepisach VAT. Wcześniej dostawca produktów lub usług mógł rozliczyć się z urzędem skarbowym w czasie liczonym od daty wystawionej na fakturze. W dotychczasowej praktyce, VAT z faktur wystawianych do zamówień zrealizowanych w ostatnim tygodniu miesiąca, mógł być rozliczany po dwóch miesiącach. Od początku 2014 r. obowiązują inne zasady: sprzedawca odprowadza podatek w czasie liczonym od momentu zrealizowania zamówienia. Sprawia to, że obowiązek rozliczenia z urzędem skarbowym w podanym przykładzie ulega skróceniu o jeden miesiąc.
Zmiana, choć pozornie niewielka, to jednak przewartościowuje model zarządzania biznesem. Nie złożoność procedur obsługi wprowadzonych w VAT zmian, lecz wpływ tych zmian na biznesowe funkcjonowanie firmy uzasadnia określanie ich mianem wręcz ‘rewolucyjnych'.
Dlaczego?
Dotąd sprzedawca mógł odprowadzić VAT z już uzyskanego przychodu. Dziś częściej będzie zobowiązany zapłacić fiskusowi, zanim odbiorca zapłaci za produkt lub usługę. To oznacza, że musi bardziej zadbać o swoją płynność finansową. Przy wsparciu ze strony zintegrowanego systemu ERP jest to proste.
W jaki sposób taki system może uchronić firmę przed utratą płynności finansowej?
Zintegrowany system ERP, oparty na jednej centralnej bazie danych, zapewnia integrację wszystkich kluczowych procesów m.in. w finansach i księgowości, sprzedaży, zaopatrzeniu, gospodarce magazynowej, produkcji lub zarządzaniu relacjami z klientami. Wystarczy raz zarejestrować w systemie zdarzenie, by informacje w pozostałych obszarach zostały automatycznie zaktualizowane.
Dzięki temu menedżerowie mają pełny i rzeczywisty obraz firmy. Mogą szybko sprawdzić, którzy klienci są rentowni i którzy przez zaleganie z płatnościami hamują rozwój firmy. ERP pomaga dynamicznie dostosowywać wielkość produkcji do popytu, ograniczając ilość zalegającego na magazynie towaru. Przez monitorowanie terminów płatności za faktury zakupu i sprzedaży zapewnia lepszą płynność finansową firmy. System pozwala również tak usprawnić zarządzanie procesami logistycznymi, by zamówienie zostało dostarczone odbiorcy jak najszybciej.
ERP ponadto usprawnia wiele procesów finansowo-księgowych, np. automatyzuje księgowanie transakcji biznesowych oraz generowanie na czas sprawozdań finansowych lub deklaracji podatkowych. Wspomaga też transakcje wielowalutowe i przeliczanie różnych jednostek miar. W ten sposób ERP stoi na straży prawa. Pilnuje, by firma działała zgodnie z przepisami m.in. o rachunkowości, VAT czy Intrastat.
Czy dostosowywanie ERP do regulacji prawno-podatkowych jest czasochłonne i kosztowne?
Nie musi być, jeśli funkcjonalności są już zaszyte w systemie. Wtedy wystarczy prosta parametryzacja. Dotyczy to choćby ostatniej zmiany przepisów dotyczących VAT. Dla wielu dostawców ERP była ona rewolucyjna. Nas nie zaskoczyła, ponieważ zmiany w systemie uwzględniliśmy już w 2008 r., kiedy wprowadzono unijną dyrektywę obligującą państwa członkowskie do rozliczania się według nowych zasad. Podobnie jest z wieloma innymi polskimi regulacjami, np. z wprowadzaniem nowych stawek VAT lub zmian w obsłudze podatku VAT dla nowych grup towarów. Z wyprzedzeniem i w coraz większym stopniu są one determinowane przez UE. Dlatego firmy powinny upewnić się, czy system, który chcą wdrożyć, jest na bieżąco aktualizowany przez dostawcę wraz ze zmianami w unijnych przepisach. Jeśli tak się dzieje, późniejsze koszty dostosowania ERP do polskiego porządku prawnego będą niższe.