Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz ustalania warunków należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju.
Przypadek 1
Zaliczka udzielona pracownikowi na poczet delegacji służbowej pokryła wszelkie koszty podróży służbowej.
Założenia
Pracownik został oddelegowany w zagraniczną podróż służbową. W związku z tym 6 czerwca 2005 r. jednostka zakupiła w banku i wypłaciła pracownikowi zaliczkę w kwocie 1000 euro na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Pracownik powrócił do kraju i 10 czerwca 2005 r. nastąpiło rozliczenie podróży służbowej. Kwota kosztów podróży wyniosła 800 euro.
Kurs sprzedaży euro w banku, z którego usług jednostka korzysta:
– 6 czerwca 2005 r. – 1 euro = 4,05 zł
– kurs średni euro 10 czerwca 2005 r. – 1 euro = 4,02 zł
Wydaje się, że w tym przypadku najprostszym sposobem jest przeliczanie kosztów podróży według kursu sprzedaży euro na dzień wypłaty zaliczki (według kursu sprzedaży banku z 6 czerwca 2005 r.).
1. Wartość wypłaconej pracownikowi zaliczki:
1000 euro x 4,05 zł = 4050 zł
2. Wartość kosztów podróży:
800 euro x 4,05 zł = 3240 zł
3. Wartość zwróconej przez pracownika niewykorzystanej zaliczki:
200 euro x 4,05 zł = 810 zł
Taki sposób rozliczania delegacji jest w pewnym stopniu uproszczeniem powodującym, że nie trzeba rozliczać różnic kursowych. Identyczny rezultat uzyskamy stosując uregulowania podatku dochodowego, które wskazują (art. 15 ust. 1 updop), że koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez NBP z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt, oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez NBP z dnia zarachowania kosztów.
1. Wartość wypłaconej pracownikowi zaliczki:
1000 euro x 4,05 zł = 4050 zł
2. Wartość kosztów podróży
800 euro x 4,02 zł = 3216 zł
3. Różnica kursowa wynikająca z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt, oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez NBP z dnia zarachowania kosztów:
(800 euro x 4,05 zł) – (800 euro x 4,02 zł) = = 24 zł
4. Wartość zwróconej przez pracownika zaliczki:
200 euro x 4,05 zł = 810 zł
Różnice kursowe powstaną w dniu odsprzedaży pozostałej kwoty 200 euro bankowi. Zakładając, że jednostka owe 200 euro sprzedała bankowi 11 czerwca 2005 r., do wyceny ich należy zastosować kurs kupna banku z tego dnia (np. 1 euro = 4,07 zł).
1. Wartość odsprzedanych bankowi walut obcych:
200 euro x 4,07 zł = 814 zł
2. Różnica między kwotą 200 euro w dniu rozliczenia delegacji a kwotą 200 euro w dniu odsprzedaży bankowi stanowi różnicę kursową dodatnią:
814 zł – 810 zł = 4 zł
Przypadek 2
Zaliczka udzielona pracownikowi na poczet delegacji służbowej nie pokryła wszelkich kosztów podróży służbowej.
Założenia
Takie same jak w przypadku 1, z wyjątkiem kwoty kosztów podróży służbowej, które wyniosły 1300 euro.
Kurs sprzedaży euro w banku, z którego usług jednostka korzysta:
– 6 czerwca 2005 r. – 1 euro = 4,05 zł
– 10 czerwca 2005 r. – 1 euro = 4,10 zł
W omawianym przypadku rozliczenie podróży nastąpi przy wykorzystaniu dwóch kursów, tj.:
– kursu sprzedaży euro na dzień wypłaty zaliczki (według kursu sprzedaży banku z 6 czerwca 2005 r.) w odniesieniu do kwoty wydatków pokrytej zaliczką, oraz
– kursu dodatkowo zakupionych walut (w tym przypadku kursu sprzedaży banku z 10 czerwca 2005 r.) w odniesieniu do kwoty wydatków przekraczającej otrzymaną zaliczkę.
1. Wartość wypłaconej pracownikowi zaliczki:
1000 euro x 4,05 zł = 4050 zł
2. Wartość kosztów podróży w części pokrytej zaliczką:
1000 euro x 4,05 zł = 4050 zł
3. Wartość zobowiązania wobec pracownika z tytułu kosztów podróży niepokrytej zaliczką:
300 euro x 4,10 zł = 1230 zł
4. Zapłata tego zobowiązania:
300 euro x 4,10 zł = 1230 zł
Przypadek 3
Pracownik nie otrzymał zaliczki na poczet delegacji służbowej.
Założenia
Takie same jak w przypadku 1, z wyjątkiem faktu, że pracodawca nie wypłacił pracownikowi zaliczki na potrzeby podróży służbowej.
Kurs sprzedaży euro w banku, z którego usług jednostka korzysta:
– 10 czerwca 2005 r. – 1 euro = 4,10 zł
W omawianym przypadku właściwym przelicznikiem waluty obcej na walutę polską jest bankowy kurs sprzedaży waluty euro na dzień dokonania rozliczenia między pracodawcą i pracownikiem (tu: kurs sprzedaży banku z 10 czerwca 2005 r.).
1. Wartość kosztów podróży będąca jednocześnie kwotą zobowiązania wobec pracownika z tytułu delegacji:
800 euro x 4,10 zł = 3280 zł
• art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 78, poz. 684
Paweł Muż
ekonomista, pracownik redakcji