Podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna spełniać określone prawem warunki, aby na podstawie danych w niej zawartych można było ustalić podstawę opodatkowania. Jeżeli podatnik prowadzi księgi podatkowe rzetelnie i zgodnie z ustalonymi wymaganiami oraz określonym wzorem, to stanowią one dowód w postępowaniu podatkowym.
Przed rozpoczęciem działalności
Pierwszą czynnością, jaką należy zrobić rozpoczynając prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jest sporządzenie i wpisanie do niej spisu towarów z natury. Jeżeli przed zaprowadzeniem księgi podatnik posiada zakupione towary handlowe lub materiały wykorzystywane do świadczenia usług, czyli tzw. środki obrotowe, i chce je wykorzystać w prowadzonej działalności gospodarczej, może tego dokonać tylko i wyłącznie przez spisanie ich, czyli sporządzenie remanentu. Taki spis trzeba wpisać do księgi na samym początku. Kwota spisu powinna być oznaczona w księdze, gdyż jej wysokość będzie mieć znaczenie przy ustalaniu podatku dochodowego za cały rok podatkowy. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że zapisanej w księdze kwoty spisu z natury nie dodaje się do zaewidencjonowanych bieżących zakupów towarów handlowych, materiałów do produkcji czy świadczenia usług.
UWAGA
Podatnik jest zobowiązany dokonać wyceny, w tym wyposażenia objętego spisem z natury, sporządzonym na dzień likwidacji działalności, według cen zakupu.
Jeżeli podatnik zaprowadzający księgę nie ma żadnych towarów, musi wpisać kwotę wartości spisów towarów równą zero, jest to tzw. remanent zerowy. W przypadku gdy podatnik posiada niewiele towarów (kilka, kilkanaście), może wykonać spis z natury towarów, tzw. remanent początkowy bezpośrednio na kartach księgi. Jednak, jeśli towarów jest więcej, spis należy sporządzić na oddzielnych arkuszach, a do księgi wpisać kwotę, jaka wyjdzie z podsumowania spisu.
PRZYKŁAD
Pani Krystyna zamierza prowadzić salon kosmetyczny jako osoba fizyczna. Chce w tym celu wykorzystać kosmetyki, jakie kupiła przed rozpoczęciem działalności. Na ten zakup pani Krystyna posiada fakturę VAT. Aby pani Krystyna mogła wykorzystać te kosmetyki w swojej działalności, musi sporządzić spis z natury, wykazując w nim zakupione kosmetyki, które musi wycenić w cenie zakupu (tak jak na fakturze). Wartość tego spisu następnie musi wpisać do księgi.
Wycena remanentu
Podatnik jest zobowiązany wycenić materiały i towary handlowe objęte spisem z natury według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Remanent półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpadów użytkowych, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.
Spis z natury niesprzedanych wartości dewizowych wycenia się według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy – według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy, a wartość rzeczy zastawionych – według ich wartości rynkowej.
Przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej.
Produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.
Termin wyceny
Spis z natury musi być wpisany do księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie przechowuje się łącznie z księgą. Podatnik jest zobowiązany dokonać wyceny najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury.
UWAGA
W razie przyjęcia wyceny towarów w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, w szczególności z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.
Ewa Matyszewska