Zakres prac może się znacznie różnić, w zależności od przedmiotu oraz rozmiaru działalności jednostki. Początkowym etapem prac inwentaryzacyjnych jest wydanie zarządzenia o inwentaryzacji. W zależności od rozmiarów jednostki zakres szczegółowości takiego dokumentu będzie różny. W jednostkach, które posiadają jedynie niewielki asortyment przedmiotów podlegających spisowi, wystarczy wydanie przez kierownika jednostki decyzji na piśmie, określającej przedmiot i datę spisu, czas jego przeprowadzenia oraz nazwiska osób dokonujących tych prac.
WARTO WIEDZIEĆ
Kierownik jednostki powinien wydać zarządzenie, w którym określi skład zespołów spisowych oraz powoła komisję inwentaryzacyjną.
Zakładowa komisja
W jednostkach dysponujących większym asortymentem przedmiotów konieczne jest powołanie zakładowej komisji inwentaryzacyjnej albo komisarza spisowego oraz opracowanie tzw. instrukcji wewnętrznej. Należy poinstruować i przeszkolić pracowników materialnie odpowiedzialnych, wyznaczonych do udziału w spisie oraz pobrać od nich niezbędne oświadczenia. Wówczas można przystąpić do opracowania i zatwierdzenia planu inwentaryzacji. Trzeba zaopatrzyć się w przepisy, druki, arkusze i formularze do inwentaryzacji, wycen i rozliczeń. Kierownik jednostki powinien wydać zarządzenie, w którym określi skład zespołów spisowych oraz powoła komisję inwentaryzacyjną.
Czynności zabezpieczające
Członkowie komisji oraz zespołów spisowych muszą być poinformowani o metodach, formach i technikach spisu oraz zapoznani z instrukcją. Następnie można już przeprowadzić czynności zabezpieczające. Najpierw należy dokonać przeglądu składników majątkowych pieniężnych i rzeczowych oraz przygotować składniki do spisu. Następny krok to podział inwentaryzowanego obiektu na pola spisowe. Należy sprawdzić przyrządy pomiarowe pod względem ich użyteczności i legalności oraz odpowiedniego stanu technicznego, co zapewni wiarygodność pomiarów. Następnie można już przystąpić do konkretnych czynności spisowych. Na początku powinien być sporządzony protokół inwentaryzacji kasy. Spisowi podlegają zarówno stan gotówki w kasie, jak też czeki i inne papiery wartościowe znajdujące się w kasie. Rzeczowe składniki majątku należy spisać poprzez liczenie, ważenie, mierzenie, stosując zasadę podwójnego sprawdzianu. Faktyczne dane powinny być wpisane do arkuszy spisowych i wstępnie wycenione. Powinno się też dokonać podziału spisywanych składników według kryteriów użyteczności, przydatności, wartości rynkowej itp. Inwentaryzacji podlegają również składniki majątkowe będące własnością innych obcych jednostek.
Arkusze spisowe
Na arkuszach spisowych należy dokonać niezbędnych obliczeń rachunkowych oraz sporządzić zestawienie wszystkich arkuszy. Ten etap inwentaryzacji kończy się sporządzeniem wstępnego wyliczenia i protokołu z zakończenia inwentaryzacji oraz przekazaniem kompletu dokumentów do sprawdzenia i wtórnej wyceny. Trzeba dołączyć dowody ostatnich operacji przychodowo-rozchodowych. Do komisji należy sprawdzenie dokumentów z inwentaryzacji i dowodów operacyjnych pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz dokonanie ewentualnej wtórnej wyceny składników rzeczowych. Następnie pozostaje kwestia sporządzenia ostatecznego rozliczenia ilościowo-wartościowego z uwzględnieniem ubytków naturalnych, kompensat itp.
Kolejny istotny etap to zestawienie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnienie przyczyn ich powstania oraz podjęcie decyzji co do sposobu ich zaksięgowania. Ujawnione różnice między stanem rzeczywistym a wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. Wówczas pozostaje już tylko podsumowanie inwentaryzacji z wnioskami i decyzjami w protokole pokontrolnym.
Wiesława Moczydłowska