W księgach rachunkowych firmy przekazana szkole darowizna powinna być zakwalifikowana do pozostałych kosztów operacyjnych.
Istotną kwestią przy przekazywaniu pieniędzy lub towarów jest określenie, czy jest to tzw. sponsoring czy darowizna. Ma to znaczenie zarówno pod względem podatkowym, jak i bilansowym. Z darowizną mamy do czynienia, w przypadku gdy przekazanie ma charakter jednostronny i bezpłatny. Zgodnie z kodeksem cywilnym (art. 888) w umowie darowizny darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem swego majątku.
W rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt. 32 lit. g) ustawy o rachunkowości darowiznę taką zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych i ewidencjonuje na koncie zespołu 7. Natomiast w sprawozdaniu finansowym uwidocznia się w informacji dodatkowej. Ponadto w rachunku zysków i strat prezentuje się ją w pozycji „Pozostałe koszty operacyjne. Inne koszty operacyjne” zarówno w wariancie porównawczym (E. III.), jak i kalkulacyjnym (H. III.). Ewidencja przekazanych szkole środków finansowych będzie wyglądała w następujący sposób:
1. Zawarcie umowy darowizny pomiędzy jednostką a szkołą:
Wn konto 766 „Pozostałe koszty operacyjne”/Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki”
2. Przekazanie środków finansowych szkole:
Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki”/Ma konto 130 „Rachunek bankowy”
Przekazywanie darowizny w formie materialnej jest bardziej skomplikowane. W takim przypadku istotne są kwestie VAT. Należy pamiętać, że wszelkie nieodpłatne świadczenie usług, jeżeli nie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części, traktuje się jak odpłatne świadczenie usług.
Jeżeli więc jednostka przekazuje szkole darowiznę w formie rzeczowej, a przy zakupie miała prawo odliczyć podatek, należy pamiętać o zaksięgowaniu VAT należnego na podstawie faktury wewnętrznej zapisem: Wn konto 766 „Pozostałe koszty operacyjne”/Ma konto 222 „Rozliczenie VAT należnego”.
Agnieszka Pokojska