Dostawcy towarów, którzy skarżą niepłacącego kontrahenta, powinni zapisać to zdarzenie na koncie "Należności z tytułu dostaw usług dochodzonych na drodze sądowej".
W transakcjach handlowych moment przekazania towarów zazwyczaj nie pokrywa się z momentem zapłaty. Dlatego też w takich przypadkach należności od kontrahenta ewidencjonowane są np.: na koncie 201 „Rozrachunki z tytułu dostaw towarów”. Jeżeli firma otrzyma należną kwotę, będzie to odzwierciedlone w jej księgach rachunkowych, np. zapisem: Wn konto 130 „Rachunek bankowy”/Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami tytułu dostaw towarów”.
Jeśli jednak odbiorca nie chce zapłacić za otrzymany towar, dostawca może skierować sprawę na drogę sadową. Musi jednak odzwierciedlić ten fakt w księgach rachunkowych. Pod datą skierowania powództwa do sądu należy więc przeksięgować należność w ewidencji zapisem: Wn 209 konto „Należności z tytułu dostaw i usług dochodzonych na drodze sądowej”/Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami tytułu dostaw towarów”. Zdaniem Anny Kazirod, biegłego rewidenta z Kancelarii Porad Finansowo-Księgowych dr Piotr Rojek w takim przypadku należy utworzyć równolegle odpis aktualizujący wartość tej należności (Wn 767 konto „Odpis z tytułu aktualizacji wartości aktywów niefinansowych”/Ma konto 280 „Odpisy z tytułu aktualizacji wartości”).
– Jest to konieczne, gdyż w momencie skierowania sprawy na drogę sadową uznaje się należność za zagrożoną. Dlatego też najczęściej tworzy się odpis na całą kwotę – wyjaśnia nasza rozmówczyni. Dodaje, że nie ma konieczności dokonywania takich odpisów tylko w momencie, gdy należność jest zabezpieczona, np. określonym majątkiem. W takich przypadkach do kwoty zabezpieczenia odpisu się nie tworzy.
Agnieszka Pokojska