Zakwalifikowanie składnika majątku w księgach rachunkowych jako środka trwałego zależy od spełnienia warunków określonych w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Konieczne jest, aby przewidywalny okres jego użytkowania był dłuższy niż rok. Ponadto musi on być kompletny, zdatny do użytku i wykorzystywany na potrzeby firmy.
W praktyce będzie to oznaczać, że np. kupiona maszyna produkcyjna, która wymaga instalacji, nie będzie mogła figurować w księgach jako środek trwały (lecz środek trwały w budowie). Nie będzie nim też budynek nabyty z myślą o przyszłym wzroście jego wartości, czyli z przyczyn niezwiązanych z działalnością statutową firmy (będzie inwestycją).
Ważnym elementem jest ustalenie wartości w jakiej powinien środek trwały być wprowadzony do ewidencji. Będzie ona uzależniona od tego, czy został on wytworzony we własnym zakresie, otrzymany w formie aportu lub darowizny czy nabyty odpłatnie. W przypadku odpłatnego nabycia wartością początkową będzie tzw. cena nabycia. Nie jest ona jednak równoznaczna z ceną zakupu. Obejmuje również inne koszty poniesione w związku z zakupem, takie jak: koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, opłaty notarialne, skarbowe. Wartość początkową w tym przypadku powiększają także koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu nabycia środka trwałego, np.: różnice kursowe, prowizje, odsetki, koszty ustanowienia zabezpieczenia. Cena nabycia nie obejmuje natomiast VAT, jeżeli można było go odliczyć.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Agnieszka Pokojska