E-Doręczenia – od kiedy? Czego dotyczy nowelizacja?
Teraz ponownie wydłużono ostateczne terminy wejścia w życie przepisów o e-Doręczeniach. Nowelizacja ustawy zastępuje daty dzienne wskazaniem, że rozwiązania te wejdą w życie dopiero w terminie określonym w komunikacie wydanym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Ma to nastąpić nie później niż 1 stycznia 2024 r. Nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych będzie dotyczyła art. 151 i art. 155, które do momentu zmiany określały dokładne daty otworzenia elektronicznej skrzynki do doręczeń. Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) miały spełnić obowiązek do 1 października 2022 r., a nowi przedsiębiorcy rejestrujący się w KRS do 5 lipca 2022 r.
W obecnym kształcie ustawa o doręczeniach elektronicznych wskazuje jedynie na powstanie obowiązku posiadania elektronicznego adresu do e-Doręczeń dla podmiotów podlegających rejestracji w KRS po wydaniu stosownego komunikatu. Komunikat z terminem wdrożenia rozwiązań technicznych dających możliwość faktycznego korzystania z e-Doręczeń ma zostać ogłoszony w Dzienniku Ustaw RP z co najmniej 90-dniowym wyprzedzeniem. Przedsiębiorcy wpisani do KRS będą mieli 30 dni od dnia wskazanego w komunikacie na założenie elektronicznej skrzynki do doręczeń.
Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie precyzuje zatem dokładnych terminów powstania obowiązku założenia skrzynki do e-doręczeń. Wiadomo natomiast, że musi to nastąpić do stycznia 2024 r.
Po nowelizacji przepisów w dalszym ciągu do posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń zobowiązane będą między innymi organy administracyjne oraz przedsiębiorcy wpisani do KRS i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Mają one usprawnić korespondencję dzięki możliwości odbierania oficjalnej poczty (np. pism urzędowych, korespondencji sądowej czy decyzji administracyjnych) przy wykorzystaniu adresu elektronicznego. Podmioty niepubliczne również będą mogły doręczać pisma do podmiotów publicznych, otrzymując dowód wysłania i dostarczenia, wystawiany przez dostawców usług i udostępnianych stronom korespondencji.
Wydłużenie terminów ustawowych spowoduje zapewne większe opóźnienie po stronie podmiotów publicznych w dostosowaniu się do nowych realiów. W praktyce będzie to oznaczać, że dopóki administracja nie dostosuje się do nowych wymogów, elektroniczne skrzynki do doręczeń będą miały marginalne zastosowanie. Pozostawienie otwartej furtki w postaci braku terminu nie sprzyja przyspieszeniu prac nad cyfryzacją obiegu dokumentów. Pozostaje jedynie śledzić komunikaty ministra cyfryzacji i liczyć na to, że ustawodawca nie zdecyduje się w późniejszym czasie na ponowną zmianę, ponieważ termin w 2024 r. jest już i tak stosunkowo odległy.
Jak działa usługa e-Doręczenia?
Usługa e-Doręczenia umożliwia otrzymywanie i wysyłanie korespondencji drogą elektroniczną bez konieczności korzystania z papierowej wersji dokumentów. Ta nowa forma komunikacji jest równoważna z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego lub osobistą wizytą. Skraca czas doręczenia oraz obniża generowane koszty związane z papierową korespondencją. E-Doręczenia znacznie ułatwią obieg korespondencji, która przy ich wykorzystaniu będzie mogła być wysłana z każdego miejsca na świecie – wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu.
Ustawa przewiduje, że obowiązek korzystania z usługi e-Doręczeń dotyczy nie tylko podmiotów publicznych, takich jak organy administracji sądowej, trybunały czy sądy, ale również spółek wpisanych m.in. do KRS. Aby go spełnić, zobowiązany podmiot musi posiadać adres do doręczeń elektronicznych (ADE) oraz skrzynkę do doręczeń elektronicznych.
Adresem do doręczeń elektronicznych nie jest jednak adres e-mail. Jest to indywidualnie wygenerowany adres w postaci ciągów znaków, dzięki któremu spółka może otrzymywać, a także wysyłać korespondencję w formie elektronicznej. Każdy podmiot ma mieć swój własny, indywidualny adres do e-Doręczeń, co zapobiegać będzie niewłaściwej identyfikacji właściciela.
Mimo przesunięcia terminu obowiązkowego stosowania wniosek o ADE dla spółek podlegających wpisowi do KRS można złożyć już teraz za pośrednictwem Biznes.gov.pl. Planowane jest również wdrożenie możliwości założenia elektronicznej skrzynki do doręczeń poprzez Portal Rejestrów Sądowych przy okazji wpisu do rejestru albo aktualizacji danych.
Aktywacja ADE stanowi żądanie doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres. Oznacza to, że od momentu jej aktywacji cała korespondencja urzędowa powinna, co do zasady, być wysyłana na adres do doręczeń elektronicznych. Jak wiemy, na tę chwilę, mimo założenia ADE, podmioty posiadające skrzynkę do doręczeń powinny w dalszym ciągu spodziewać się korespondencji w formie papierowej. W kolejnych latach stopniowo powinno się to zmieniać.
Łukasz Napiórkowski, adwokat, Senior Associate w warszawskim oddziale Rödl & Partner
Zuzanna Krystek, prawnik w warszawskim oddziale Rödl & Partner