REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczna skrzynka doręczeń (e-Doręczenia) - nowy obowiązek spółek wpisanych do KRS i nie tylko

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Rödl & Partner
Audyt, BPO, doradztwo podatkowe, doradztwo prawne, consulting
Elektroniczna skrzynka doręczeń - nowy obowiązek spółek wpisanych do KRS i nie tylko. e-Doręczenia
Elektroniczna skrzynka doręczeń - nowy obowiązek spółek wpisanych do KRS i nie tylko. e-Doręczenia

REKLAMA

REKLAMA

Nie od dziś wiadomo, że zmiana znanych i utrwalonych rozwiązań to jedna z najtrudniejszych rzeczy do przeprowadzenia. Niemniej w dobie szybkiego rozwoju technologicznego konieczne są ulepszenia procesów zachodzących w życiu codziennym. Taką naturalną zmianą będzie więc rezygnacja z tradycyjnej poczty na rzecz elektronicznych doręczeń.

Obowiązkowe e-Doręczenia

W Polsce transformacja ta dzieje się na naszych oczach. Wdrażane obecnie obowiązkowe e-Doręczenia to przełomowa i nowoczesna zmiana w komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi (np. administracją publiczną) a niepublicznymi (m.in. spółkami prawa handlowego). E-Doręczenia to bowiem usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczona przez dostawców usług zaufania.

E-Doręczenia zostały wprowadzone na podstawie Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, która weszła w życie 5 października 2021 r. Mają one usprawnić korespondencję dzięki możliwości odbierania oficjalnej poczty (np. pism urzędowych, korespondencji sądowej czy decyzji administracyjnych) przy wykorzystaniu adresu elektronicznego. Podmioty niepubliczne również będą mogły doręczać pisma do podmiotów publicznych, otrzymując dowód wysłania i dostarczenia, wystawiany przez dostawców usług i udostępnianych stronom korespondencji.

Do posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń zobowiązane będą między innymi organy administracyjne oraz przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

REKLAMA

REKLAMA

Jak działa usługa e-Doręczenia?

Usługa e-Doręczenia umożliwia otrzymywanie i wysyłanie korespondencji drogą elektroniczną bez konieczności korzystania z papierowej wersji dokumentów. Ta nowa forma komunikacji jest równoważna z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego lub osobistą wizytą. Skraca czas doręczenia oraz obniża generowane koszty związane z papierową korespondencją. E-Doręczenia znacznie ułatwią obieg korespondencji, która przy ich wykorzystaniu będzie mogła być wysłana z każdego miejsca na świecie – wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu.

Wprowadzone rozwiązanie odbywa się w modelu wielowęzłowym, w którym adresat i nadawca mają adresy prowadzone u dowolnych dostawców usług zaufania. Ustawodawca wskazał listę podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru kwalifikowanych usług zaufania, którzy są uprawnieni do realizowania założeń e-Doręczeń. Na ten moment jedynym podmiotem publicznym uprawnionym do świadczenia usługi e-Doręczeń jest Poczta Polska.

Model wielowęzłowy zapewnia bezstronne potwierdzenie wymiany danych za pomocą dowodów wysłania i otrzymania, wystawianych przez dostawców usług i udostępnianych stronom korespondencji. Gwarantuje to bezpieczeństwo przesyłu danych od nadawcy do adresata, które wyklucza możliwość niewykrywalnej zmiany danych. Oznacza to, że podmiot korzystający z e-Doręczenia otrzymuje niepodważalny, elektroniczny dowód nadania oraz odbioru wysłanej przez siebie korespondencji. Zwiększa się także ochrona przesyłanych danych, które dzięki elektronicznemu dostarczeniu nie będą narażone na zniszczenie czy kradzież.

REKLAMA

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z usługi e-Doręczeń

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ustawa przewiduje, że obowiązek korzystania z usługi e-Doręczeń dotyczy nie tylko podmiotów publicznych, takich jak organy administracji sądowej, trybunały czy sądy, ale również spółek wpisanych m.in. do KRS. Aby go spełnić, zobowiązany podmiot musi posiadać adres do doręczeń elektronicznych (ADE) oraz skrzynkę do doręczeń elektronicznych.

Adres do doręczeń elektronicznych

Należy zaznaczyć, że adresem do doręczeń elektronicznych nie jest adres e-mail. Jest to indywidualnie wygenerowany adres w postaci ciągów znaków, dzięki któremu spółka może otrzymywać, a także wysyłać korespondencję w formie elektronicznej. Każdy podmiot ma swój własny, indywidualny adres do e-Doręczeń, co zapobiega niewłaściwej identyfikacji właściciela.

Wniosek o ADE dla spółek podlegających wpisowi do KRS można złożyć za pośrednictwem usługi online przez Biznes.gov.pl. Planowane jest również wdrożenie możliwości założenia elektronicznej skrzynki do doręczeń poprzez Portal Rejestrów Sądowych przy okazji wpisu do rejestru albo aktualizacji danych.

Informacje, które muszą znaleźć się we wniosku w odniesieniu do przedsiębiorców to:

1) nazwa lub firma, pod którą podmiot działa;

2) numer identyfikacji REGON, jeżeli został nadany;

3) numer identyfikacji podatkowej (NIP), jeżeli został nadany, lub informacja o jego unieważnieniu lub uchyleniu;

4) numer KRS, jeżeli został nadany;

5) oznaczenie formy prawnej;

6) siedziba i adres;

7) adres do korespondencji;

8) imię i nazwisko administratora skrzynki doręczeń, jego adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL.

Wraz z pozytywnym rozpatrzeniem wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych zostaje utworzona elektroniczna skrzynka do doręczeń.

Spółki wpisane do KRS jako podmioty niepubliczne niebędące osobą fizyczną mają obowiązek wyznaczyć administratora skrzynki do doręczeń elektronicznych. Może on wysyłać i odbierać korespondencję spółki, a także upoważniać inne osoby do zarządzania skrzynką.

Szczególnie znamiennym jest obowiązek posiadania numeru PESEL. W zasadzie uniemożliwia to osobom bez numeru PESEL (np. obywatelom innego państwa niż Polska) pełnienie funkcji administratora skrzynki doręczeń. Ustawodawca przewidział możliwość zidentyfikowania administratora na podstawie niepowtarzalnego identyfikatora nadanego przez państwo członkowskie Unii Europejskiej dla celów transgranicznej identyfikacji,  jednak wydaje się, że w praktyce PESEL i tak będzie niezbędny.

e-Doręczenia - terminy

Liczba adresatów i usług obsługiwanych w systemie e-Doręczeń będzie rosła stopniowo. Już w lipcu 2022 r. obowiązkowi wprowadzenia elektronicznych doręczeń będą podlegać podmioty administracji publicznej oraz nowi przedsiębiorcy rejestrujący się w KRS. Ostatnim terminem spełnienia obowiązku posiadania elektronicznej skrzynki jest 2026 r., w którym do posiadania e-Doręczeń będą zobligowane podmioty zarejestrowane w CEIDG.

Obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń dla przedsiębiorców wpisanych do KRS powstaje zgodnie z poniższym harmonogramem:

– od 5 lipca 2022 r. – nowi przedsiębiorcy rejestrujący się w KRS;
– od 1 października 2022 r. – przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed 5 lipca 2022 r.

Przedsiębiorcy mogą jednak wcześniej zdecydować się na założenie elektronicznej skrzynki doręczeń. Jej aktywacja jest jednak równoznaczna z wpisem do bazy adresów elektronicznych (BAE).

Baza adresów elektronicznych (BAE)

BAE jest rejestrem prowadzonym przez ministra cyfryzacji, w którym znajdują się adresy do doręczeń elektronicznych nie tylko podmiotów podlegających obowiązkowi posiadania skrzynki elektronicznej, ale również wszystkich zainteresowanych posiadaniem swojego własnego elektronicznego adresu.

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE następuje automatycznie z chwilą aktywacji ADE i tym samym stanowi żądanie doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres. Oznacza to, że od momentu wpisu do BAE cała korespondencja urzędowa będzie, co do zasady, wysyłana na adres do doręczeń elektronicznych.

Adres ten będzie wykorzystywany w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym. Docelowo cała korespondencja podmiotów publicznych nadawana będzie w postaci elektronicznej.

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE dokonywany jest na 3 lata.

Procedury związane z e-Doręczeniem

Skutkiem nowej instytucji e-Doręczenia są nowe zasady dotyczące doręczeń. Dokumentem, jaki będzie wykorzystywany, jest dowód otrzymania wystawiany po:

  1. odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego;
  2. wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego;
  3. upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.

Można więc stwierdzić, że obecnie obowiązujące zasady doręczeń tradycyjnych zostały przeniesione na e-Doręczenia. W przypadku podmiotu publicznego dowód otrzymania wystawiany jest od razu po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego. W przypadku podmiotów niepublicznych natomiast dowód otrzymania wystawiany jest dopiero w momencie faktycznego odebrania korespondencji lub w przypadku nieodebrania korespondencji w przeciągu 14 dni.

Zatem również przy e-Doręczeniach będziemy mieć analogiczny skutek prawny, przewidziany w art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego, regulujący fikcję doręczania.

Oznacza to, że zakładając elektroniczną skrzynkę do doręczeń, jej administrator będzie zobowiązany do regularnego sprawdzania posiadanej skrzynki doręczeń zasadniczo nie rzadziej niż raz na 14 dni. Pozwoli to uniknąć konsekwencji prawnych wiążących się z fikcją doręczenia.

Łukasz Napiórkowski, adwokat, Senior Associate w warszawskim oddziale Rödl & Partner

Zuzanna Krystek, prawnik w warszawskim oddziale Rödl & Partner

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
"Podatek" (opłata) od psa w 2026 roku. Każda gmina ustala samodzielnie - nie więcej niż 186,29 zł rocznie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Tryby wystawiania faktur w KSeF – jak i kiedy z nich korzystać?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

REKLAMA

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

REKLAMA

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

REKLAMA