REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczna skrzynka doręczeń (e-Doręczenia) - nowy obowiązek spółek wpisanych do KRS i nie tylko

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Rödl & Partner
Audyt, BPO, doradztwo podatkowe, doradztwo prawne, consulting
Elektroniczna skrzynka doręczeń - nowy obowiązek spółek wpisanych do KRS i nie tylko. e-Doręczenia
Elektroniczna skrzynka doręczeń - nowy obowiązek spółek wpisanych do KRS i nie tylko. e-Doręczenia

REKLAMA

REKLAMA

Nie od dziś wiadomo, że zmiana znanych i utrwalonych rozwiązań to jedna z najtrudniejszych rzeczy do przeprowadzenia. Niemniej w dobie szybkiego rozwoju technologicznego konieczne są ulepszenia procesów zachodzących w życiu codziennym. Taką naturalną zmianą będzie więc rezygnacja z tradycyjnej poczty na rzecz elektronicznych doręczeń.

Obowiązkowe e-Doręczenia

W Polsce transformacja ta dzieje się na naszych oczach. Wdrażane obecnie obowiązkowe e-Doręczenia to przełomowa i nowoczesna zmiana w komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi (np. administracją publiczną) a niepublicznymi (m.in. spółkami prawa handlowego). E-Doręczenia to bowiem usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczona przez dostawców usług zaufania.

E-Doręczenia zostały wprowadzone na podstawie Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, która weszła w życie 5 października 2021 r. Mają one usprawnić korespondencję dzięki możliwości odbierania oficjalnej poczty (np. pism urzędowych, korespondencji sądowej czy decyzji administracyjnych) przy wykorzystaniu adresu elektronicznego. Podmioty niepubliczne również będą mogły doręczać pisma do podmiotów publicznych, otrzymując dowód wysłania i dostarczenia, wystawiany przez dostawców usług i udostępnianych stronom korespondencji.

Do posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń zobowiązane będą między innymi organy administracyjne oraz przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

REKLAMA

Jak działa usługa e-Doręczenia?

Usługa e-Doręczenia umożliwia otrzymywanie i wysyłanie korespondencji drogą elektroniczną bez konieczności korzystania z papierowej wersji dokumentów. Ta nowa forma komunikacji jest równoważna z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego lub osobistą wizytą. Skraca czas doręczenia oraz obniża generowane koszty związane z papierową korespondencją. E-Doręczenia znacznie ułatwią obieg korespondencji, która przy ich wykorzystaniu będzie mogła być wysłana z każdego miejsca na świecie – wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu.

Wprowadzone rozwiązanie odbywa się w modelu wielowęzłowym, w którym adresat i nadawca mają adresy prowadzone u dowolnych dostawców usług zaufania. Ustawodawca wskazał listę podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru kwalifikowanych usług zaufania, którzy są uprawnieni do realizowania założeń e-Doręczeń. Na ten moment jedynym podmiotem publicznym uprawnionym do świadczenia usługi e-Doręczeń jest Poczta Polska.

Model wielowęzłowy zapewnia bezstronne potwierdzenie wymiany danych za pomocą dowodów wysłania i otrzymania, wystawianych przez dostawców usług i udostępnianych stronom korespondencji. Gwarantuje to bezpieczeństwo przesyłu danych od nadawcy do adresata, które wyklucza możliwość niewykrywalnej zmiany danych. Oznacza to, że podmiot korzystający z e-Doręczenia otrzymuje niepodważalny, elektroniczny dowód nadania oraz odbioru wysłanej przez siebie korespondencji. Zwiększa się także ochrona przesyłanych danych, które dzięki elektronicznemu dostarczeniu nie będą narażone na zniszczenie czy kradzież.

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z usługi e-Doręczeń

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ustawa przewiduje, że obowiązek korzystania z usługi e-Doręczeń dotyczy nie tylko podmiotów publicznych, takich jak organy administracji sądowej, trybunały czy sądy, ale również spółek wpisanych m.in. do KRS. Aby go spełnić, zobowiązany podmiot musi posiadać adres do doręczeń elektronicznych (ADE) oraz skrzynkę do doręczeń elektronicznych.

Adres do doręczeń elektronicznych

Należy zaznaczyć, że adresem do doręczeń elektronicznych nie jest adres e-mail. Jest to indywidualnie wygenerowany adres w postaci ciągów znaków, dzięki któremu spółka może otrzymywać, a także wysyłać korespondencję w formie elektronicznej. Każdy podmiot ma swój własny, indywidualny adres do e-Doręczeń, co zapobiega niewłaściwej identyfikacji właściciela.

Wniosek o ADE dla spółek podlegających wpisowi do KRS można złożyć za pośrednictwem usługi online przez Biznes.gov.pl. Planowane jest również wdrożenie możliwości założenia elektronicznej skrzynki do doręczeń poprzez Portal Rejestrów Sądowych przy okazji wpisu do rejestru albo aktualizacji danych.

Informacje, które muszą znaleźć się we wniosku w odniesieniu do przedsiębiorców to:

1) nazwa lub firma, pod którą podmiot działa;

2) numer identyfikacji REGON, jeżeli został nadany;

3) numer identyfikacji podatkowej (NIP), jeżeli został nadany, lub informacja o jego unieważnieniu lub uchyleniu;

4) numer KRS, jeżeli został nadany;

5) oznaczenie formy prawnej;

6) siedziba i adres;

7) adres do korespondencji;

8) imię i nazwisko administratora skrzynki doręczeń, jego adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL.

Wraz z pozytywnym rozpatrzeniem wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych zostaje utworzona elektroniczna skrzynka do doręczeń.

Spółki wpisane do KRS jako podmioty niepubliczne niebędące osobą fizyczną mają obowiązek wyznaczyć administratora skrzynki do doręczeń elektronicznych. Może on wysyłać i odbierać korespondencję spółki, a także upoważniać inne osoby do zarządzania skrzynką.

Szczególnie znamiennym jest obowiązek posiadania numeru PESEL. W zasadzie uniemożliwia to osobom bez numeru PESEL (np. obywatelom innego państwa niż Polska) pełnienie funkcji administratora skrzynki doręczeń. Ustawodawca przewidział możliwość zidentyfikowania administratora na podstawie niepowtarzalnego identyfikatora nadanego przez państwo członkowskie Unii Europejskiej dla celów transgranicznej identyfikacji,  jednak wydaje się, że w praktyce PESEL i tak będzie niezbędny.

e-Doręczenia - terminy

Liczba adresatów i usług obsługiwanych w systemie e-Doręczeń będzie rosła stopniowo. Już w lipcu 2022 r. obowiązkowi wprowadzenia elektronicznych doręczeń będą podlegać podmioty administracji publicznej oraz nowi przedsiębiorcy rejestrujący się w KRS. Ostatnim terminem spełnienia obowiązku posiadania elektronicznej skrzynki jest 2026 r., w którym do posiadania e-Doręczeń będą zobligowane podmioty zarejestrowane w CEIDG.

Obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń dla przedsiębiorców wpisanych do KRS powstaje zgodnie z poniższym harmonogramem:

– od 5 lipca 2022 r. – nowi przedsiębiorcy rejestrujący się w KRS;
– od 1 października 2022 r. – przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed 5 lipca 2022 r.

Przedsiębiorcy mogą jednak wcześniej zdecydować się na założenie elektronicznej skrzynki doręczeń. Jej aktywacja jest jednak równoznaczna z wpisem do bazy adresów elektronicznych (BAE).

Baza adresów elektronicznych (BAE)

BAE jest rejestrem prowadzonym przez ministra cyfryzacji, w którym znajdują się adresy do doręczeń elektronicznych nie tylko podmiotów podlegających obowiązkowi posiadania skrzynki elektronicznej, ale również wszystkich zainteresowanych posiadaniem swojego własnego elektronicznego adresu.

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE następuje automatycznie z chwilą aktywacji ADE i tym samym stanowi żądanie doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres. Oznacza to, że od momentu wpisu do BAE cała korespondencja urzędowa będzie, co do zasady, wysyłana na adres do doręczeń elektronicznych.

Adres ten będzie wykorzystywany w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym. Docelowo cała korespondencja podmiotów publicznych nadawana będzie w postaci elektronicznej.

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE dokonywany jest na 3 lata.

Procedury związane z e-Doręczeniem

Skutkiem nowej instytucji e-Doręczenia są nowe zasady dotyczące doręczeń. Dokumentem, jaki będzie wykorzystywany, jest dowód otrzymania wystawiany po:

  1. odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego;
  2. wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego;
  3. upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.

Można więc stwierdzić, że obecnie obowiązujące zasady doręczeń tradycyjnych zostały przeniesione na e-Doręczenia. W przypadku podmiotu publicznego dowód otrzymania wystawiany jest od razu po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego. W przypadku podmiotów niepublicznych natomiast dowód otrzymania wystawiany jest dopiero w momencie faktycznego odebrania korespondencji lub w przypadku nieodebrania korespondencji w przeciągu 14 dni.

Zatem również przy e-Doręczeniach będziemy mieć analogiczny skutek prawny, przewidziany w art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego, regulujący fikcję doręczania.

Oznacza to, że zakładając elektroniczną skrzynkę do doręczeń, jej administrator będzie zobowiązany do regularnego sprawdzania posiadanej skrzynki doręczeń zasadniczo nie rzadziej niż raz na 14 dni. Pozwoli to uniknąć konsekwencji prawnych wiążących się z fikcją doręczenia.

Łukasz Napiórkowski, adwokat, Senior Associate w warszawskim oddziale Rödl & Partner

Zuzanna Krystek, prawnik w warszawskim oddziale Rödl & Partner

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

REKLAMA

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA

Wdrożenie KSeF i JPK_CIT to nie lada wyzwanie dla firm w 2025 r. [KOMENTARZ EKSPERCKI]

Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

REKLAMA