Elektroniczna skrzynka doręczeń (e-Doręczenia) - nowy obowiązek spółek wpisanych do KRS i nie tylko

- Obowiązkowe e-Doręczenia
- Jak działa usługa e-Doręczenia?
- e-Doręczenia - terminy
- Baza adresów elektronicznych (BAE)
- Procedury związane z e-Doręczeniem
Obowiązkowe e-Doręczenia
W Polsce transformacja ta dzieje się na naszych oczach. Wdrażane obecnie obowiązkowe e-Doręczenia to przełomowa i nowoczesna zmiana w komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi (np. administracją publiczną) a niepublicznymi (m.in. spółkami prawa handlowego). E-Doręczenia to bowiem usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczona przez dostawców usług zaufania.
E-Doręczenia zostały wprowadzone na podstawie Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, która weszła w życie 5 października 2021 r. Mają one usprawnić korespondencję dzięki możliwości odbierania oficjalnej poczty (np. pism urzędowych, korespondencji sądowej czy decyzji administracyjnych) przy wykorzystaniu adresu elektronicznego. Podmioty niepubliczne również będą mogły doręczać pisma do podmiotów publicznych, otrzymując dowód wysłania i dostarczenia, wystawiany przez dostawców usług i udostępnianych stronom korespondencji.
Do posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń zobowiązane będą między innymi organy administracyjne oraz przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
Jak działa usługa e-Doręczenia?
Usługa e-Doręczenia umożliwia otrzymywanie i wysyłanie korespondencji drogą elektroniczną bez konieczności korzystania z papierowej wersji dokumentów. Ta nowa forma komunikacji jest równoważna z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego lub osobistą wizytą. Skraca czas doręczenia oraz obniża generowane koszty związane z papierową korespondencją. E-Doręczenia znacznie ułatwią obieg korespondencji, która przy ich wykorzystaniu będzie mogła być wysłana z każdego miejsca na świecie – wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu.
Wprowadzone rozwiązanie odbywa się w modelu wielowęzłowym, w którym adresat i nadawca mają adresy prowadzone u dowolnych dostawców usług zaufania. Ustawodawca wskazał listę podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru kwalifikowanych usług zaufania, którzy są uprawnieni do realizowania założeń e-Doręczeń. Na ten moment jedynym podmiotem publicznym uprawnionym do świadczenia usługi e-Doręczeń jest Poczta Polska.
Model wielowęzłowy zapewnia bezstronne potwierdzenie wymiany danych za pomocą dowodów wysłania i otrzymania, wystawianych przez dostawców usług i udostępnianych stronom korespondencji. Gwarantuje to bezpieczeństwo przesyłu danych od nadawcy do adresata, które wyklucza możliwość niewykrywalnej zmiany danych. Oznacza to, że podmiot korzystający z e-Doręczenia otrzymuje niepodważalny, elektroniczny dowód nadania oraz odbioru wysłanej przez siebie korespondencji. Zwiększa się także ochrona przesyłanych danych, które dzięki elektronicznemu dostarczeniu nie będą narażone na zniszczenie czy kradzież.
Kogo dotyczy obowiązek korzystania z usługi e-Doręczeń
Ustawa przewiduje, że obowiązek korzystania z usługi e-Doręczeń dotyczy nie tylko podmiotów publicznych, takich jak organy administracji sądowej, trybunały czy sądy, ale również spółek wpisanych m.in. do KRS. Aby go spełnić, zobowiązany podmiot musi posiadać adres do doręczeń elektronicznych (ADE) oraz skrzynkę do doręczeń elektronicznych.
Adres do doręczeń elektronicznych
Należy zaznaczyć, że adresem do doręczeń elektronicznych nie jest adres e-mail. Jest to indywidualnie wygenerowany adres w postaci ciągów znaków, dzięki któremu spółka może otrzymywać, a także wysyłać korespondencję w formie elektronicznej. Każdy podmiot ma swój własny, indywidualny adres do e-Doręczeń, co zapobiega niewłaściwej identyfikacji właściciela.
Wniosek o ADE dla spółek podlegających wpisowi do KRS można złożyć za pośrednictwem usługi online przez Biznes.gov.pl. Planowane jest również wdrożenie możliwości założenia elektronicznej skrzynki do doręczeń poprzez Portal Rejestrów Sądowych przy okazji wpisu do rejestru albo aktualizacji danych.
Informacje, które muszą znaleźć się we wniosku w odniesieniu do przedsiębiorców to:
1) nazwa lub firma, pod którą podmiot działa;
2) numer identyfikacji REGON, jeżeli został nadany;
3) numer identyfikacji podatkowej (NIP), jeżeli został nadany, lub informacja o jego unieważnieniu lub uchyleniu;
4) numer KRS, jeżeli został nadany;
5) oznaczenie formy prawnej;
6) siedziba i adres;
7) adres do korespondencji;
8) imię i nazwisko administratora skrzynki doręczeń, jego adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL.
Wraz z pozytywnym rozpatrzeniem wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych zostaje utworzona elektroniczna skrzynka do doręczeń.
Spółki wpisane do KRS jako podmioty niepubliczne niebędące osobą fizyczną mają obowiązek wyznaczyć administratora skrzynki do doręczeń elektronicznych. Może on wysyłać i odbierać korespondencję spółki, a także upoważniać inne osoby do zarządzania skrzynką.
Szczególnie znamiennym jest obowiązek posiadania numeru PESEL. W zasadzie uniemożliwia to osobom bez numeru PESEL (np. obywatelom innego państwa niż Polska) pełnienie funkcji administratora skrzynki doręczeń. Ustawodawca przewidział możliwość zidentyfikowania administratora na podstawie niepowtarzalnego identyfikatora nadanego przez państwo członkowskie Unii Europejskiej dla celów transgranicznej identyfikacji, jednak wydaje się, że w praktyce PESEL i tak będzie niezbędny.
e-Doręczenia - terminy
Liczba adresatów i usług obsługiwanych w systemie e-Doręczeń będzie rosła stopniowo. Już w lipcu 2022 r. obowiązkowi wprowadzenia elektronicznych doręczeń będą podlegać podmioty administracji publicznej oraz nowi przedsiębiorcy rejestrujący się w KRS. Ostatnim terminem spełnienia obowiązku posiadania elektronicznej skrzynki jest 2026 r., w którym do posiadania e-Doręczeń będą zobligowane podmioty zarejestrowane w CEIDG.
Obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń dla przedsiębiorców wpisanych do KRS powstaje zgodnie z poniższym harmonogramem:
– od 5 lipca 2022 r. – nowi przedsiębiorcy rejestrujący się w KRS;
– od 1 października 2022 r. – przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed 5 lipca 2022 r.
Przedsiębiorcy mogą jednak wcześniej zdecydować się na założenie elektronicznej skrzynki doręczeń. Jej aktywacja jest jednak równoznaczna z wpisem do bazy adresów elektronicznych (BAE).
Baza adresów elektronicznych (BAE)
BAE jest rejestrem prowadzonym przez ministra cyfryzacji, w którym znajdują się adresy do doręczeń elektronicznych nie tylko podmiotów podlegających obowiązkowi posiadania skrzynki elektronicznej, ale również wszystkich zainteresowanych posiadaniem swojego własnego elektronicznego adresu.
Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE następuje automatycznie z chwilą aktywacji ADE i tym samym stanowi żądanie doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres. Oznacza to, że od momentu wpisu do BAE cała korespondencja urzędowa będzie, co do zasady, wysyłana na adres do doręczeń elektronicznych.
Adres ten będzie wykorzystywany w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym. Docelowo cała korespondencja podmiotów publicznych nadawana będzie w postaci elektronicznej.
Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE dokonywany jest na 3 lata.
Procedury związane z e-Doręczeniem
Skutkiem nowej instytucji e-Doręczenia są nowe zasady dotyczące doręczeń. Dokumentem, jaki będzie wykorzystywany, jest dowód otrzymania wystawiany po:
- odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego;
- wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego;
- upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.
Można więc stwierdzić, że obecnie obowiązujące zasady doręczeń tradycyjnych zostały przeniesione na e-Doręczenia. W przypadku podmiotu publicznego dowód otrzymania wystawiany jest od razu po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego. W przypadku podmiotów niepublicznych natomiast dowód otrzymania wystawiany jest dopiero w momencie faktycznego odebrania korespondencji lub w przypadku nieodebrania korespondencji w przeciągu 14 dni.
Zatem również przy e-Doręczeniach będziemy mieć analogiczny skutek prawny, przewidziany w art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego, regulujący fikcję doręczania.
Oznacza to, że zakładając elektroniczną skrzynkę do doręczeń, jej administrator będzie zobowiązany do regularnego sprawdzania posiadanej skrzynki doręczeń zasadniczo nie rzadziej niż raz na 14 dni. Pozwoli to uniknąć konsekwencji prawnych wiążących się z fikcją doręczenia.
Łukasz Napiórkowski, adwokat, Senior Associate w warszawskim oddziale Rödl & Partner
Zuzanna Krystek, prawnik w warszawskim oddziale Rödl & Partner
© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat
Do obliczenia podatku od zysku wypłaconego komplementariuszowi konieczne jest poznanie wysokości podatku należnego od spółki. Skoro PIT od zysku komplementariusza pomniejszany jest o proporcjonalną część CIT zapłaconego przez spółkę komandytową, to pierwszy z wymienionych podatków będzie mógł zostać wyliczony i pobrany dopiero po złożeniu przez spółkę rocznego zeznania i podjęciu przez wspólników uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku. Spółka, jako płatnik, nie ma więc obowiązku pobierania zryczałtowanego podatku dochodowego przy wypłacie komplementariuszowi zaliczki na poczet zysku. Wyrok z 2 lutego 2023 r. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu (sygn. akt I SA/Wr 394/22).
31 maja 2023 r. ZUS poinformował, że udostępnił aktualizację aplikacji mobilnej mZUS. W nowej wersji zmieniony został wygląd aplikacji i rozbudowano ją o kolejne funkcje.
Do 5 czerwca 2023 r. prowadzący działalność gospodarczą mają czas na złożenie wniosku RZS-R o zwrot nadpłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne wynikającej z rocznego rozliczenia. Wniosek w tej sprawie należy złożyć elektronicznie na Platformie Usług Elektronicznych ZUS – poinformował 1 czerwca 2023 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Aż 79% Polaków nie oszczędza pieniędzy na emeryturę poza obowiązującymi składkami, a 62,5% nie odkłada regularnie żadnej kwoty na żaden cel. Jednocześnie dochód rozporządzalny na 1 osobę w Polsce w 2022 roku wyniósł 2 249,79 zł. Czy daje to możliwość odłożenia miliona złotych na emeryturę?
Mały ZUS Plus będzie wydłużony o rok dla przedsiębiorców, którzy korzystają z tej preferencji (ulgi) w 2023 roku. Poinformowało o tym 31 maja 2023 r. Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Wskutek tego przedłużenia przedsiębiorcy ci zaoszczędzą nawet kilkaset złotych miesięcznie.
Obniżony VAT na odzież dziecięcą. W ostatnim czasie ożywiła się dyskusja wokół obniżenia stawki VAT na odzież i obuwie dla dzieci. Eksperci nie wykluczają, że temat powróci w najbliższej kampanii wyborczej. Na czym polega problem?
Dokonanie wpisu oraz rejestracja zmian danych ujawnionych w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) to jeden z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w formie spółki handlowej. Zgodnie z przepisami, wniosek o wpis lub o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców KRS powinien być złożony do sądu rejestrowego w terminie 7 dni od dnia, w którym zdarzenie uzasadniające zmianę miało miejsce. Praktyka pokazuje, że wielu przedsiębiorców zaniedbuje ten obowiązek i zgłasza zmiany za późno lub nie robi tego wcale.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ważne narzędzie pomagające w zwalczaniu oszustw podatkowych. Elektroniczny proces wystawiania, przekazywania i przechowywania faktur ułatwia walkę z nieuczciwymi praktykami. Czy obowiązkowe wprowadzenie systemu zapewni skuteczne środki kontroli i wyeliminuje tzw. szarą strefę? Jakie korzyści przyniesie firmom?
Wprowadzenie podatku od nadmiarowych zysków dla niektórych branż nie jest przesądzone - poinformował wicepremier i minister aktywów państwowych Jacek Sasin. Zastrzegł, że nad rozwiązaniami pracuje resort klimatu.
Pakiet e-commerce, który wprowadził szereg zmian oraz nowych pojęć głównie w ustawie o podatku od towarów i usług obowiązuje od 20 maja 2021 r. Szczególnie ciekawe były zmiany, które „uporządkowały” kwestię platform ułatwiających sprzedaż wysyłkową dla konsumentów z UE (B2C). Mowa jest tutaj głównie o interfejsach elektronicznych takich jak chociażby Amazon. Co istotne, adres siedziby dla takich platform nie ma żadnego znaczenia w rozwiązaniu, o którym będzie mowa, o ile ułatwiają one określone dostawy towarów.
W Biuletynie Informacji Publicznej opublikowano oświadczenie majątkowe prezydenta Rzeszowa Konrada Fijołka. Wynika z niego, że prezydent zarobił ponad 250 tys. zł w 2022 roku. To o nieco ponad 107 tys. zł więcej niż w 2021 roku.
Od 1 lipca przyszłego roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe. Obecnie jest to dobrowolne, a oficjalne dane Ministerstwa Finansów pokazują, jakie jest podejście podatników do tego tematu. Jak to wygląda?
Od 15 czerwca 2023 r. podatnicy i płatnicy podatków będą mogli uzyskać od każdego z naczelników urzędów skarbowych (niezależnie od terytorialnej właściwości działania tych organów) dane i informacje o swojej indywidualnej sytuacji podatkowo-prawnej (w tym objęte tajemnicą skarbową) telefonicznie lub za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.
Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) wydał 25 maja 2023 r. wyrok w polskiej sprawie (C-114/22) dotyczącej kwestionowania prawa do odliczenia VAT na podstawie pozorności czynności. Sprawa dotyczyła transakcji sprzedaży znaków towarowych i odliczenia podatku naliczonego w tym zakresie.
Ministerstwo Finansów przypomina, że organizacje pożytku publicznego (OPP), które chcą otrzymać 1,5% podatku PIT, powinny do 30 czerwca 2023 r. zgłosić do urzędu skarbowego aktualny rachunek bankowy. Zgłoszenie nie jest konieczne jeżeli rachunek został zgłoszony w ubiegłych latach i jest nadal aktualny.
Jak prawidłowo rozliczyć VAT w przypadku zwrotu zakupionych towarów przez nabywcę? Wyjaśniamy na poniższym przykładzie.
Inwestycje amerykańskich spółek na polskim rynku widoczne są na każdym kroku. Wbrew pozorom, ruch kapitału odbywa się jednak również w przeciwnym kierunku. Polscy inwestorzy co raz częściej lokują kapitał w zagraniczne start-up’y, w tym w innowacyjne projekty z Ameryki Północnej. Jedną z możliwości prowadzenia tego typu działań są umowy SAFE.
Rolnik ryczałtowy sprzedaje samochód, który wykorzystywał w działalności rolniczej. Samochód ten został przed sprzedażą wycofany z działalności rolniczej, co zostało potwierdzone sporządzonym na tę okoliczność protokołem. Czy sprzedaż taka podlega opodatkowaniu VAT? Czy byłoby inaczej, gdyby przed sprzedażą samochód nie został wycofany z działalności rolniczej?
Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie usług architektonicznych. Zamierzam wycofać z działalności gospodarczej do majątku prywatnego nieruchomość - dom, w którym dotychczas mieściła się siedziba mojej firmy. Nieruchomość stanowi środek trwały, od nabycia którego odliczyłem VAT. Po wycofaniu z działalności do majątku prywatnego dom będzie wynajmowany innej firmie, w której będzie ona prowadziła działalność gospodarczą. Zatem najem będzie podlegał opodatkowaniu stawką 23%. Czy powinienem dokonać korekty podatku odliczonego w związku z wycofaniem nieruchomości do majątku prywatnego w celu jej dalszego wynajmu?
Już 15 czerwca 2023 r. odbędzie się bezpłatne webinarium „Rola odbiorców energii w transformacji energetycznej”. Zapraszamy!
Sprzedaż praw do projektu elektrowni (farmy) fotowoltaicznej to świadczenie kompleksowe, dla którego właściwą stawką VAT jest 23 proc. Tak wynika z wyroku WSA w Olsztynie z lutego 2023 r.
Jeszcze w tym roku Komisja Europejska ma przedstawić projekt trzeciej wersji dyrektywy PSD (Payment Service Directive). Nowe przepisy dotyczące otwartej bankowości mogą ułatwić m.in. płatność zobowiązań podatkowych oraz obsługę państwowych systemów faktur elektronicznych - m.in. powstającego w Polsce KSeF.
Planowane zmiany w egzekucji administracyjnej poruszono podczas konferencji „Egzekucja administracyjna należności podatkowych” zorganizowanej przez Centrum Dokumentacji i Studiów Podatkowych Uniwersytetu Łódzkiego. Zmiany mają dotyczyć sposobu negocjacji pomiędzy dłużnikiem a organem egzekucyjnym.
Co to jest oszustwo na "zdalny pulpit"? Dlaczego oprogramowanie AnyDesk jest groźne? uniknąć wyłudzenia danych i straty pieniędzy?
Jakie oprocentowanie lokat terminowych i kont oszczędnościowych oferują banki pod koniec maja 2023 r.?
Komentarze(1)
Pokaż: