Ustawa o rachunkowości - dokumenty składane do KRS - terminy, forma

• Jakie dokumenty trzeba złożyć do KRS zgodnie z ustawą o rachunkowości?
• Forma składanych dokumentów. Terminy
• Oświadczenie że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości
• Skonsolidowane sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z formatem ESEF

Jakie dokumenty trzeba złożyć do KRS zgodnie z ustawą o rachunkowości?

Kierownik jednostki (np. zarząd spółki) ma obowiązek złożyć we właściwym rejestrze sądowym (co do zasady będzie to KRS) roczne sprawozdanie finansowe oraz odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a także, w zależności od tego czy dany dokument dotyczy jednostki:

• sprawozdanie z badania,
• sprawozdanie z działalności (sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej),
• sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej (skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej),
• skonsolidowane sprawozdanie finansowe.

Forma składanych dokumentów. Terminy

Powyższe dokumenty należy złożyć w KRS w tym formacie, w jakim zostały sporządzone i podpisane w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Natomiast sprawozdanie finansowe należy złożyć do KRS nawet, jeśli nie zostało ono zatwierdzone w wymaganym terminie, a następnie po jego zatwierdzeniu w ciągu 15 dni wraz z pozostałymi dokumentami.

Wymogi w zakresie technicznych warunków składania dokumentów do KRS określono na stronie EKRS:

Na stronie ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/ można bezpłatnie złożyć sprawozdania finansowe i inne dokumenty do Repozytorium Dokumentów Finansowych, a także zgłosić informację o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Złożenie w tym miejscu dokumentów zwalnia podmiot zobowiązany z obowiązku złożenia na portalu S24 płatnego wniosku o wpis wzmianek o złożeniu dokumentów finansowych w dziale 3 rejestru przedsiębiorców lub wzmianki o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. 
Formularz zgłoszenia oraz załączone kopie dokumentów wymagają podpisania podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym Profilem Zaufanym przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu.
Podpisywanie zgłoszenia podpisem kwalifikowanym jest dopuszczalne tylko dla użytkowników posługujących się podpisem kwalifikowanym z identyfikatorem subskrybenta zawierającego dane PESEL.

Zgłoszenie dokumentów finansowych wymaga posiadania konta w systemie. Jeśli podmiot zobowiązany posiada konto założone na portalu eKRS, np. w systemie S24, może się zalogować. Jeżeli używa konta złożonego przed 15 marca 2018 r. i loguje się pierwszy raz po 15 marca 2018 r. musi dokonać autoryzacji konta „podpisując” je podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym Profilem Zaufanym. 

Autoryzacja konta jest czynnością jednorazową. Można posiadać tylko jedno konto autoryzowane danym podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym. Aby autoryzować konto:
- wejdź do kafla S24 na stronie głównej portalu eKRS,
- wejdź do zakładki „Moje konto”,
- wybierz zakładkę „Autoryzacja”.

Oświadczenie że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że jeżeli do któregokolwiek ze sprawozdań sporządzonych przez jednostkę zostało złożone oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie lub odmowa złożenia oświadczenia, ewentualnie odmowa podpisu – do KRS należy złożyć również elektroniczne kopie tych dokumentów. Przepis wprowadzający obowiązek składania do rejestru sądowego ww. oświadczeń lub odmów, zacznie obowiązywać od dnia 1 czerwca 2022 r. Sprawozdania finansowe, w stosunku do których zostały sporządzone oświadczenia (ewentualnie odmowy), które zostały sporządzone i zatwierdzone w okresie od dnia 1 stycznia 2022 r. do dnia 31 maja 2022 r. składa się, wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami w KRS, w okresie od dnia 1 czerwca 2022 r. do dnia 15 czerwca 2022 r. (art. 13 ustawy o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2106).

Skonsolidowane sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z formatem ESEF

Skonsolidowane sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z formatem ESEF wraz ze  sprawozdaniem z działalności grupy kapitałowej oraz sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej składa się do KRS po dniu 1 czerwca 2022 r. (art. 13 ustawy o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. poz. 2106).