REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podpisywanie sprawozdań finansowych w 2022 roku - problemy, błędy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Podpisywanie sprawozdań finansowych w 2022 roku - problemy, błędy
Podpisywanie sprawozdań finansowych w 2022 roku - problemy, błędy

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2022 r. sprawozdanie finansowe może podpisywać tylko jeden członek zarządu, jeżeli od pozostałych uzyska stosowne oświadczenia, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106; dalej: u.r.). Pozwala na to zmieniony art. 52 u.r. Zanim jednak to zrobią, muszą zadbać o właściwą kolejność podpisów na dokumentach. I tak sprawozdanie najpierw musi sygnować główny księgowy (osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg), następnie podpisy składają członkowie zarządu na oświadczeniu. Dopiero po tych czynnościach sprawozdanie podpisuje jeden członek zarządu. Co ważne data podpisania sprawozdania finansowego przez tego członka zarządu nie może być wcześniejsza niż data podpisania oświadczeń. Ponadto powinien on też zapewnić sporządzenie elektronicznej kopii oświadczenia podpisanego przez innych członków zarządu w wersji papierowej.

Podpisywanie sprawozdań finansowych - nowe zasady od 2022 roku

Nowe zasady podpisu mają także zastosowanie do sprawozdań zarządu z działalności, niestety w przypadku tego dokumentu ustawodawca nie uregulował, jak powinna przebiegać kolejność złożenia podpisów. Według ekspertów w pierwszej kolejności pod sprawozdaniem powinien się podpisać jeden z członków zarządu, następnie należy sygnować oświadczania, a na końcu złożyć pozostałe podpisy pod sprawozdaniem. Trzeba też pamiętać, że sprawozdania z działalności zarządu nie podpisuje główny księgowy. Istotna jest tu także kolejność składania poszczególnych rodzajów podpisów elektronicznych pod sprawozdaniami. Jeśli któraś z osób wykorzystuje profil zaufany, to ona jako pierwsza powinna złożyć podpis, a dopiero potem dokonają tego osoby posiadające podpis kwalifikowany typu wewnętrznego i zewnętrznego. Przy czym, jeśli do sygnowania zostanie użyty zewnętrzny podpis, należy pamiętać, aby do KRS złożyć łącznie dwa pliki - tj. plik ze sprawozdaniem w postaci XML i drugi tzw. plik podpisu.

Przypomnijmy, że niezależnie od tego, kiedy takie sprawozdania będą zatwierdzane - to do KRS będzie je można przesłać od 1 czerwca 2022 r. do 15 czerwca 2022 r.
©℗

REKLAMA

Autopromocja

Błąd 1. Sygnowanie sprawozdania z działalności przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg

Spółka do sprawozdania zarządu z działalności zastosowała nowe przepisy dotyczące sygnowania sprawozdań finansowych i wymaganych oświadczeń. Sprawozdanie z działalności zostało więc podpisane przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych, a następnie członkowie zarządu złożyli oświadczenia, odwołując się do daty podpisu osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Opinia eksperta - Maciej Kozysa biegły rewident, partner i współzałożyciel sieci firm audytorskich Polska Grupa Audytorska:

W ubiegłym roku ustawodawca znowelizował art. 52 ustawy o rachunkowości i wprowadził możliwość podpisywania sprawozdań finansowych tylko przez część osób z zarządu. Jest to możliwe, jeżeli pozostali członkowie złożą oświadczenie potwierdzające, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy o rachunkowości. Jest to uproszczenie w przypadku organów wieloosobowych. Nowe przepisy po raz pierwszy doprecyzowują kwestię kolejności podpisów przy wspomnianych oświadczeniach, odwołując się wprost do daty i godziny podpisu. Najpierw sprawozdanie musi podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, a następnie muszą zostać złożone oświadczenia tych członków zarządu, którzy nie podpisują sprawozdania, a dopiero na koniec sprawozdanie podpisują pozostali członkowie zarządu. Jednocześnie ustawodawca zadecydował, że nowe przepisy dotyczące sygnowania sprawozdań finansowych mają również zastosowanie do sprawozdania z działalności. W tym przypadku podpisu jednak nie składa osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przepisy wskazują zatem, że w przytoczonej sytuacji spółka popełniła błąd, przedstawiając sprawozdanie z działalności do podpisu osobie, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jednocześnie należy zauważyć, że ustawodawca nie doprecyzował, kto powinien podpisać sprawozdanie z działalności jako pierwszy zamiast osoby prowadzącej księgi. Wydaje się to ważne szczególnie w świetle art. 52 ust. 2c u.r., który odwołuje się wprost do pierwszego podpisu osoby prowadzącej księgi (kolejne osoby mają się odwołać do daty i godziny tego podpisu). Powstaje zatem trudność, jak zinterpretować i zastosować do sprawozdania zarządu art. 52 ust. 2c u.r., zgodnie z którym w oświadczeniu lub odmowie oświadczenia należy odnieść się do konkretnej daty podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg - bo jak odnieść się do podpisu, którego nie powinno być na sprawozdaniu zarządu. Trudność ta doprowadziła do opisanej sytuacji.
Moim zdaniem w
takim przypadku należy się odwołać bezpośrednio do art. 49 u.r., który wskazuje, że sprawozdanie z działalności sporządza kierownik jednostki, czyli w przypadku spółki kapitałowej jej zarząd. W związku z powyższym, choć nie jest to wprost określone w przepisach, wydaje się, że bardziej odpowiednim rozwiązaniem w opisanym przypadku będzie rozpoczęcie podpisywania sprawozdania od podpisu jednego (dowolnego) z członków zarządu, jeśli jest on wieloosobowy. Następnie oświadczenia lub ich odmowy (w przypadku organu wieloosobowego) mówiące o spełnieniu przez sprawozdanie wymagań przewidzianych w ustawie powinny odnosić się wprost do pierwszego podpisu członka zarządu (przez podanie daty i godziny), dzięki czemu zachowana będzie ciągłość logiczna i będzie można uzasadnić merytorycznie spełnienie wymogów nowego art. 52 u.r. ©℗

Błąd 2. Podpisanie oświadczenia z datą późniejszą niż data podpisania sprawozdania i brak kopii elektronicznej

Spółka z o.o. ma dwuosobowy zarząd. Roczne sprawozdanie finansowe za 2021 r. z datą 4 kwietnia 2022 r. podpisała osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz jeden z członków zarządu. Natomiast drugi członek zarządu złożył oświadczenie w wersji papierowej, opatrując je własnoręcznym podpisem z datą 6 kwietnia 2022 r. Spółka oświadczenie to archiwizuje w segregatorze w dokumentacji spółki, nie tworząc jego kopii elektronicznej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Opinia eksperta - Barbara Sawko członek ACCA, biegły rewident w sieci firm audytorskich Polska Grupa Audytorska:

Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisują (podając przy tym datę tego podpisu) osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. Jeżeli natomiast jednostką kieruje organ wieloosobowy, podpis składają wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w jego skład w sposób, o którym mowa w ust. 2b. Podpis tylko jednej osoby wymaga złożenia przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, które powinno zostać dołączone do sprawozdania. W oświadczeniu tym należy wskazać sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania go przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Należy także pamiętać, że oświadczenie, o którym mowa powyżej, można sporządzić zarówno w postaci elektronicznej - opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym - jak również w postaci papierowej, opatrując własnoręcznym podpisem. W przypadku wersji papierowej jedna z osób wchodzących w skład organu wieloosobowego - ta, która podpisała sprawozdanie finansowe - zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów (kopie te powinny być złożone wraz ze sprawozdaniem do KRS).

Podsumowując, członek zarządu spółki, który złożył podpis pod sprawozdaniem finansowym, powinien zapewnić sporządzenie elektronicznej kopii oświadczenia podpisanego przez drugiego członka zarządu w wersji papierowej. Natomiast data podpisania sprawozdania finansowego przez tego członka zarządu nie powinna nastąpić w terminie wcześniejszym niż podpisanie wspomnianego oświadczenia przez drugiego członka zarządu. ©℗

Błąd 3. Niedołączenie pliku podpisu przy składaniu dokumentu do KRS

W skład zarządu spółki z o.o. wchodzą dwie osoby, które posiadają podpis kwalifikowany. Złożyli oni podpisy tzw. typu zewnętrznego przed główną księgową, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, a która to podpisała sprawozdanie finansowe tzw. profilem zaufanym. Następnie spółka, próbując złożyć to sprawozdanie do eKRS, nie załączyła pliku podpisu zewnętrznego.

Opinia eksperta - Bartłomiej Kurylak biegły rewident, partner i współzałożyciel sieci firm audytorskich Polska Grupa Audytorska:

Wyżej przedstawiona sytuacja rodzi dwa błędy, które uniemożliwią skuteczne złożenie sprawozdania do eKRS. Oba są związane z dwoma sposobami podpisu sprawozdania finansowego. Można zrobić to profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Ten ostatni może mieć z kolei dwa typy: jest typ wewnętrzny (w tym przypadku nie tworzy się plik podpisu) i typ zewnętrzny (kiedy tworzy się osobny plik podpisu). W przypadku gdy pierwszy z członków zarządu użyje typu zewnętrznego, to dla zachowania spójności ten typ podpisu musi wykorzystać również drugi członek zarządu.

Również dla zachowania spójności podpisów istotna jest kolejność. Jeśli któraś z osób wykorzystuje profil zaufany, to ona powinna złożyć podpis jako pierwsza, a dopiero potem dokonają tego osoby posiadające podpis kwalifikowany. Zatem w podanym przykładzie sprawozdanie w pierwszej kolejności powinna podpisać główna księgowa i już z jej podpisem powinien on trafić do członków zarządu. Drugi błąd dotyczy już samego złożenia sprawozdania finansowego do eKRS. Otóż w sytuacji podpisania sprawozdania podpisem typu zewnętrznego należy złożyć łącznie dwa pliki - jeden plik ze sprawozdaniem w postaci xml i drugi tzw. plik podpisu zewnętrznego. Próba złożenia tylko pliku sprawozdania finansowego zakończy się niepowodzeniem, podobnie jak złożenie samego pliku podpisu bez sprawozdania, którego ten plik dotyczy.

Z tego względu najlepiej jest podpisywać sprawozdanie podpisem typu wewnętrznego, ponieważ nie tworzy się dodatkowy element składowy, jakim jest plik podpisu. Przy czym należy pamiętać o tym, że wszystkie osoby podpisujące powinny złożyć podpisy w ten sam sposób (typem wewnętrznym lub zewnętrznym). ©℗

Agnieszka Pokojska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ostatnie dni na rozliczenie PIT-a i odliczenie ulg podatkowych. Czego nie uwzględnia Twój e-PIT? Co zrobić, gdy nie masz PIT-11?

Dzień 30 kwietnia robi na podatnikach coraz mniejsze wrażenie, zwłaszcza na tych rozliczających się na formularzu PIT-37. Teoretycznie nie muszą już pamiętać o wysłaniu dokumentu, bo na koniec miesiąca automatycznie zrobi to za nich e-Urząd Skarbowy (usługa Twój e-PIT). W praktyce jednak – jeśli naprawdę zależy nam na najkorzystniejszym rozliczeniu 2024 roku (w tym np. o rozliczeniu ulg podatkowych), nie możemy odpuścić samodzielnej weryfikacji przygotowanego przez fiskusa rozliczenia. Co warto zrobić na krótko przed upływem terminu?

Rozliczenie roczne składki zdrowotnej do 20 maja 2025 r. Wypełnij ZUS DRA albo ZUS RCA i sprawdź czy masz nadpłatę, czy niedopłatę

ZUS przypomina, że każdy, kto w 2024 r. prowadził pozarolniczą działalność i podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz był opodatkowany podatkiem liniowym, skalą podatkową lub ryczałtem ewidencjonowanym - musi rozliczyć w skali roku składki na ubezpieczenie zdrowotne. Należy to zrobić w dokumencie ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień 2025 r., a termin minie 20 maja. Do tego dnia trzeba uiścić ewentualną niedopłatę.

KSeF. Do 25 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy mogą zgłaszać dodatkowe uwagi i opinie nt. KSeF. [WAŻNE TERMINY]

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Do 25 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy mogą zgłaszać dodatkowe uwagi i opinie nt. KSeF. Resort finansów potwierdził wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników. Poinformował, że uwzględnił wszystkie kluczowe postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców w zakresie wystawiania e-faktur w KSeF.

System ICS-2 w transporcie drogowym i kolejowym – na to muszą uważać przewoźnicy. Od kwietnia 2025 r. ostatni etap wdrażania

Import Control System 2 (ICS2) ma służyć do przekazywania informacji o ładunkach między Unią Europejską a krajami trzecimi, a jego zadaniem jest uszczelnienie handlu z państwami spoza UE. Od kwietnia 2025 r. rozpoczął się ostatni etap wdrażania systemu ICS-2 dla sektora transportu drogowego i kolejowego.

REKLAMA

Rząd źle oszacował dochody z VAT-u - największego źródła dochodów budżetowych. Eksperci: ogromna pomyłka i wzrost deficytu

Jak wynika ze wstępnych danych Ministerstwa Finansów, w 2024 roku wpływy netto z tytułu podatku VAT wyniosły 287,7 mld zł, zaś brutto – 475,3 mld zł. To więcej niż w 2023 roku. Natomiast zgodnie z założeniami ustawy budżetowej na rok 2024, dochody z tytułu podatku VAT określono w wysokości 316,4 mld zł. Po nowelizacji zostały one obniżone do 293,5 mld zł. Za to o 14,6% spadły rok do roku zwroty z tytułu ww. podatku, tj. do wartości 187,6 mld zł. Eksperci komentujący te dane zauważają, że wyniki resortu rozminęły się z prognozami. Jednocześnie podkreślają, że zmniejszyła się tzw. luka VAT.

Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF]

Z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do 5 marca 2025 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skorzystało zaledwie 5230 firm. To oznacza, że w ciągu ponad trzech lat działania systemu zdecydowało się na niego jedynie kilka tysięcy przedsiębiorców. Tymczasem za 9 miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – a to oznacza prawdziwą rewolucję dla księgowości w Polsce.

Prof. Modzelewski do premiera Tuska: narzucanie KSeF-u i faktur ustrukturyzowanych wszystkim podatnikom VAT nie jest deregulacją gospodarki; ten pomysł powinien trafić do kosza

W dniu 12 kwietnia br. Ministerstwo Finansów potwierdziło zamiar wdrożenia w 2026 roku obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur i obligatoryjnego stosowania faktur ustrukturyzowanych przez wszystkich podatników VAT. Prof. dr hab. Witold Modzelewski apeluje do Pana Premiera Donalda Tuska: „Wierzę, że jako liberał traktuje Pan potrzebę deregulacji gospodarki zupełnie poważnie. Nie należy ulegać lobbystom, którzy chcą zarobić na dezorganizacji systemu fakturowania. Pomysł faktur ustrukturyzowanych powinien trafić definitywnie do kosza.”

Można przekazać 1,5% podatku rolnego - w 2025 r. pierwszy raz. Są dwie uprawnione organizacje

W komunikacie z 16 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że w 2025 roku podatnicy podatku rolnego mogą przekazać 1,5 tego podatku na rzecz Krajowego Związku Rewizyjnego Rolniczych Spółdzielni Produkcyjnych lub OPZZ Rolników i Organizacji Rolniczych. Jakie są warunki tego przekazania?

REKLAMA

PIT 2025: 15 najczęstszych błędów w rocznym zeznaniu podatkowym. Bądź mądry przed szkodą!

Złożenie corocznej deklaracji PIT to podstawowy zakres komunikacji podatnika z administracją skarbową. Warto zadbać, by przebiegła ona w sposób optymalny i nie nastręczała niespodziewanych nieprzyjemności. Dlatego też przedstawiamy zestawienie najczęstszych błędów, przed którymi można się uchronić, korzystając z poniższych podpowiedzi.

7 skutków spadających stóp procentowych NBP. Już w maju 2025 r. RPP rozpocznie cykl obniżek?

Tańsze i łatwiej dostępne kredyty to tylko część skutków cięć stóp procentowych NBP. Polityka monetarna to miecz obosieczny. W momencie, w którym kredytobiorcy cieszą się z niższych rat, to posiadacze oszczędności mają problem ze znalezieniem solidnie oprocentowanego depozytu. Widmo niższych stóp procentowych oznacza też, że w dół pójść może oprocentowanie detalicznych obligacji skarbowych, a zakup mieszkania na wynajem może znowu odzyskać swój blask.

REKLAMA