REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podpisywanie sprawozdań finansowych w 2022 roku - problemy, błędy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Podpisywanie sprawozdań finansowych w 2022 roku - problemy, błędy
Podpisywanie sprawozdań finansowych w 2022 roku - problemy, błędy

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2022 r. sprawozdanie finansowe może podpisywać tylko jeden członek zarządu, jeżeli od pozostałych uzyska stosowne oświadczenia, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106; dalej: u.r.). Pozwala na to zmieniony art. 52 u.r. Zanim jednak to zrobią, muszą zadbać o właściwą kolejność podpisów na dokumentach. I tak sprawozdanie najpierw musi sygnować główny księgowy (osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg), następnie podpisy składają członkowie zarządu na oświadczeniu. Dopiero po tych czynnościach sprawozdanie podpisuje jeden członek zarządu. Co ważne data podpisania sprawozdania finansowego przez tego członka zarządu nie może być wcześniejsza niż data podpisania oświadczeń. Ponadto powinien on też zapewnić sporządzenie elektronicznej kopii oświadczenia podpisanego przez innych członków zarządu w wersji papierowej.

Podpisywanie sprawozdań finansowych - nowe zasady od 2022 roku

Nowe zasady podpisu mają także zastosowanie do sprawozdań zarządu z działalności, niestety w przypadku tego dokumentu ustawodawca nie uregulował, jak powinna przebiegać kolejność złożenia podpisów. Według ekspertów w pierwszej kolejności pod sprawozdaniem powinien się podpisać jeden z członków zarządu, następnie należy sygnować oświadczania, a na końcu złożyć pozostałe podpisy pod sprawozdaniem. Trzeba też pamiętać, że sprawozdania z działalności zarządu nie podpisuje główny księgowy. Istotna jest tu także kolejność składania poszczególnych rodzajów podpisów elektronicznych pod sprawozdaniami. Jeśli któraś z osób wykorzystuje profil zaufany, to ona jako pierwsza powinna złożyć podpis, a dopiero potem dokonają tego osoby posiadające podpis kwalifikowany typu wewnętrznego i zewnętrznego. Przy czym, jeśli do sygnowania zostanie użyty zewnętrzny podpis, należy pamiętać, aby do KRS złożyć łącznie dwa pliki - tj. plik ze sprawozdaniem w postaci XML i drugi tzw. plik podpisu.

Przypomnijmy, że niezależnie od tego, kiedy takie sprawozdania będą zatwierdzane - to do KRS będzie je można przesłać od 1 czerwca 2022 r. do 15 czerwca 2022 r.
©℗

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Błąd 1. Sygnowanie sprawozdania z działalności przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg

Spółka do sprawozdania zarządu z działalności zastosowała nowe przepisy dotyczące sygnowania sprawozdań finansowych i wymaganych oświadczeń. Sprawozdanie z działalności zostało więc podpisane przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych, a następnie członkowie zarządu złożyli oświadczenia, odwołując się do daty podpisu osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Opinia eksperta - Maciej Kozysa biegły rewident, partner i współzałożyciel sieci firm audytorskich Polska Grupa Audytorska:

W ubiegłym roku ustawodawca znowelizował art. 52 ustawy o rachunkowości i wprowadził możliwość podpisywania sprawozdań finansowych tylko przez część osób z zarządu. Jest to możliwe, jeżeli pozostali członkowie złożą oświadczenie potwierdzające, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy o rachunkowości. Jest to uproszczenie w przypadku organów wieloosobowych. Nowe przepisy po raz pierwszy doprecyzowują kwestię kolejności podpisów przy wspomnianych oświadczeniach, odwołując się wprost do daty i godziny podpisu. Najpierw sprawozdanie musi podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, a następnie muszą zostać złożone oświadczenia tych członków zarządu, którzy nie podpisują sprawozdania, a dopiero na koniec sprawozdanie podpisują pozostali członkowie zarządu. Jednocześnie ustawodawca zadecydował, że nowe przepisy dotyczące sygnowania sprawozdań finansowych mają również zastosowanie do sprawozdania z działalności. W tym przypadku podpisu jednak nie składa osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przepisy wskazują zatem, że w przytoczonej sytuacji spółka popełniła błąd, przedstawiając sprawozdanie z działalności do podpisu osobie, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jednocześnie należy zauważyć, że ustawodawca nie doprecyzował, kto powinien podpisać sprawozdanie z działalności jako pierwszy zamiast osoby prowadzącej księgi. Wydaje się to ważne szczególnie w świetle art. 52 ust. 2c u.r., który odwołuje się wprost do pierwszego podpisu osoby prowadzącej księgi (kolejne osoby mają się odwołać do daty i godziny tego podpisu). Powstaje zatem trudność, jak zinterpretować i zastosować do sprawozdania zarządu art. 52 ust. 2c u.r., zgodnie z którym w oświadczeniu lub odmowie oświadczenia należy odnieść się do konkretnej daty podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg - bo jak odnieść się do podpisu, którego nie powinno być na sprawozdaniu zarządu. Trudność ta doprowadziła do opisanej sytuacji.
Moim zdaniem w
takim przypadku należy się odwołać bezpośrednio do art. 49 u.r., który wskazuje, że sprawozdanie z działalności sporządza kierownik jednostki, czyli w przypadku spółki kapitałowej jej zarząd. W związku z powyższym, choć nie jest to wprost określone w przepisach, wydaje się, że bardziej odpowiednim rozwiązaniem w opisanym przypadku będzie rozpoczęcie podpisywania sprawozdania od podpisu jednego (dowolnego) z członków zarządu, jeśli jest on wieloosobowy. Następnie oświadczenia lub ich odmowy (w przypadku organu wieloosobowego) mówiące o spełnieniu przez sprawozdanie wymagań przewidzianych w ustawie powinny odnosić się wprost do pierwszego podpisu członka zarządu (przez podanie daty i godziny), dzięki czemu zachowana będzie ciągłość logiczna i będzie można uzasadnić merytorycznie spełnienie wymogów nowego art. 52 u.r. ©℗

REKLAMA

Błąd 2. Podpisanie oświadczenia z datą późniejszą niż data podpisania sprawozdania i brak kopii elektronicznej

Spółka z o.o. ma dwuosobowy zarząd. Roczne sprawozdanie finansowe za 2021 r. z datą 4 kwietnia 2022 r. podpisała osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz jeden z członków zarządu. Natomiast drugi członek zarządu złożył oświadczenie w wersji papierowej, opatrując je własnoręcznym podpisem z datą 6 kwietnia 2022 r. Spółka oświadczenie to archiwizuje w segregatorze w dokumentacji spółki, nie tworząc jego kopii elektronicznej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Opinia eksperta - Barbara Sawko członek ACCA, biegły rewident w sieci firm audytorskich Polska Grupa Audytorska:

Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisują (podając przy tym datę tego podpisu) osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. Jeżeli natomiast jednostką kieruje organ wieloosobowy, podpis składają wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w jego skład w sposób, o którym mowa w ust. 2b. Podpis tylko jednej osoby wymaga złożenia przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, które powinno zostać dołączone do sprawozdania. W oświadczeniu tym należy wskazać sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania go przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Należy także pamiętać, że oświadczenie, o którym mowa powyżej, można sporządzić zarówno w postaci elektronicznej - opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym - jak również w postaci papierowej, opatrując własnoręcznym podpisem. W przypadku wersji papierowej jedna z osób wchodzących w skład organu wieloosobowego - ta, która podpisała sprawozdanie finansowe - zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów (kopie te powinny być złożone wraz ze sprawozdaniem do KRS).

Podsumowując, członek zarządu spółki, który złożył podpis pod sprawozdaniem finansowym, powinien zapewnić sporządzenie elektronicznej kopii oświadczenia podpisanego przez drugiego członka zarządu w wersji papierowej. Natomiast data podpisania sprawozdania finansowego przez tego członka zarządu nie powinna nastąpić w terminie wcześniejszym niż podpisanie wspomnianego oświadczenia przez drugiego członka zarządu. ©℗

Błąd 3. Niedołączenie pliku podpisu przy składaniu dokumentu do KRS

W skład zarządu spółki z o.o. wchodzą dwie osoby, które posiadają podpis kwalifikowany. Złożyli oni podpisy tzw. typu zewnętrznego przed główną księgową, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, a która to podpisała sprawozdanie finansowe tzw. profilem zaufanym. Następnie spółka, próbując złożyć to sprawozdanie do eKRS, nie załączyła pliku podpisu zewnętrznego.

Opinia eksperta - Bartłomiej Kurylak biegły rewident, partner i współzałożyciel sieci firm audytorskich Polska Grupa Audytorska:

Wyżej przedstawiona sytuacja rodzi dwa błędy, które uniemożliwią skuteczne złożenie sprawozdania do eKRS. Oba są związane z dwoma sposobami podpisu sprawozdania finansowego. Można zrobić to profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Ten ostatni może mieć z kolei dwa typy: jest typ wewnętrzny (w tym przypadku nie tworzy się plik podpisu) i typ zewnętrzny (kiedy tworzy się osobny plik podpisu). W przypadku gdy pierwszy z członków zarządu użyje typu zewnętrznego, to dla zachowania spójności ten typ podpisu musi wykorzystać również drugi członek zarządu.

Również dla zachowania spójności podpisów istotna jest kolejność. Jeśli któraś z osób wykorzystuje profil zaufany, to ona powinna złożyć podpis jako pierwsza, a dopiero potem dokonają tego osoby posiadające podpis kwalifikowany. Zatem w podanym przykładzie sprawozdanie w pierwszej kolejności powinna podpisać główna księgowa i już z jej podpisem powinien on trafić do członków zarządu. Drugi błąd dotyczy już samego złożenia sprawozdania finansowego do eKRS. Otóż w sytuacji podpisania sprawozdania podpisem typu zewnętrznego należy złożyć łącznie dwa pliki - jeden plik ze sprawozdaniem w postaci xml i drugi tzw. plik podpisu zewnętrznego. Próba złożenia tylko pliku sprawozdania finansowego zakończy się niepowodzeniem, podobnie jak złożenie samego pliku podpisu bez sprawozdania, którego ten plik dotyczy.

Z tego względu najlepiej jest podpisywać sprawozdanie podpisem typu wewnętrznego, ponieważ nie tworzy się dodatkowy element składowy, jakim jest plik podpisu. Przy czym należy pamiętać o tym, że wszystkie osoby podpisujące powinny złożyć podpisy w ten sam sposób (typem wewnętrznym lub zewnętrznym). ©℗

Agnieszka Pokojska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Szokujące dane GUS i Eurostatu: Deficyt Polski może przekroczyć 7 proc. PKB, a dług rośnie najszybciej w UE

Polska stoi w obliczu rosnącego deficytu finansów publicznych – najnowsze dane GUS i Eurostatu wskazują, że na koniec 2025 roku deficyt może przekroczyć 7 proc. PKB, a dług publiczny rośnie najszybciej w Unii Europejskiej. Sprawdź, co oznaczają te liczby dla polskiej gospodarki.

REKLAMA

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

REKLAMA

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

KSeF to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu. Firmy mają mało czasu i dużo pracy – ostrzega doradca podatkowy Radosław Kowalski

Obowiązkowy KSeF wprowadzi prawdziwą rewolucję w fakturowaniu. Firmy muszą przygotować nie tylko systemy informatyczne, ale też ludzi i procedury – inaczej ryzykują chaos i błędy w rozliczeniach. O największych wyzwaniach, które czekają przedsiębiorców, księgowych i biura rachunkowe, mówi doradca podatkowy Radosław Kowalski, prelegent Kongresu KSeF.

REKLAMA