REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podpisywanie sprawozdań finansowych w 2022 roku - problemy, błędy

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Podpisywanie sprawozdań finansowych w 2022 roku - problemy, błędy
Podpisywanie sprawozdań finansowych w 2022 roku - problemy, błędy

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2022 r. sprawozdanie finansowe może podpisywać tylko jeden członek zarządu, jeżeli od pozostałych uzyska stosowne oświadczenia, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106; dalej: u.r.). Pozwala na to zmieniony art. 52 u.r. Zanim jednak to zrobią, muszą zadbać o właściwą kolejność podpisów na dokumentach. I tak sprawozdanie najpierw musi sygnować główny księgowy (osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg), następnie podpisy składają członkowie zarządu na oświadczeniu. Dopiero po tych czynnościach sprawozdanie podpisuje jeden członek zarządu. Co ważne data podpisania sprawozdania finansowego przez tego członka zarządu nie może być wcześniejsza niż data podpisania oświadczeń. Ponadto powinien on też zapewnić sporządzenie elektronicznej kopii oświadczenia podpisanego przez innych członków zarządu w wersji papierowej.

Podpisywanie sprawozdań finansowych - nowe zasady od 2022 roku

Nowe zasady podpisu mają także zastosowanie do sprawozdań zarządu z działalności, niestety w przypadku tego dokumentu ustawodawca nie uregulował, jak powinna przebiegać kolejność złożenia podpisów. Według ekspertów w pierwszej kolejności pod sprawozdaniem powinien się podpisać jeden z członków zarządu, następnie należy sygnować oświadczania, a na końcu złożyć pozostałe podpisy pod sprawozdaniem. Trzeba też pamiętać, że sprawozdania z działalności zarządu nie podpisuje główny księgowy. Istotna jest tu także kolejność składania poszczególnych rodzajów podpisów elektronicznych pod sprawozdaniami. Jeśli któraś z osób wykorzystuje profil zaufany, to ona jako pierwsza powinna złożyć podpis, a dopiero potem dokonają tego osoby posiadające podpis kwalifikowany typu wewnętrznego i zewnętrznego. Przy czym, jeśli do sygnowania zostanie użyty zewnętrzny podpis, należy pamiętać, aby do KRS złożyć łącznie dwa pliki - tj. plik ze sprawozdaniem w postaci XML i drugi tzw. plik podpisu.

Przypomnijmy, że niezależnie od tego, kiedy takie sprawozdania będą zatwierdzane - to do KRS będzie je można przesłać od 1 czerwca 2022 r. do 15 czerwca 2022 r.
©℗

Autopromocja

Błąd 1. Sygnowanie sprawozdania z działalności przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg

Spółka do sprawozdania zarządu z działalności zastosowała nowe przepisy dotyczące sygnowania sprawozdań finansowych i wymaganych oświadczeń. Sprawozdanie z działalności zostało więc podpisane przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych, a następnie członkowie zarządu złożyli oświadczenia, odwołując się do daty podpisu osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Opinia eksperta - Maciej Kozysa biegły rewident, partner i współzałożyciel sieci firm audytorskich Polska Grupa Audytorska:

W ubiegłym roku ustawodawca znowelizował art. 52 ustawy o rachunkowości i wprowadził możliwość podpisywania sprawozdań finansowych tylko przez część osób z zarządu. Jest to możliwe, jeżeli pozostali członkowie złożą oświadczenie potwierdzające, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy o rachunkowości. Jest to uproszczenie w przypadku organów wieloosobowych. Nowe przepisy po raz pierwszy doprecyzowują kwestię kolejności podpisów przy wspomnianych oświadczeniach, odwołując się wprost do daty i godziny podpisu. Najpierw sprawozdanie musi podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, a następnie muszą zostać złożone oświadczenia tych członków zarządu, którzy nie podpisują sprawozdania, a dopiero na koniec sprawozdanie podpisują pozostali członkowie zarządu. Jednocześnie ustawodawca zadecydował, że nowe przepisy dotyczące sygnowania sprawozdań finansowych mają również zastosowanie do sprawozdania z działalności. W tym przypadku podpisu jednak nie składa osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przepisy wskazują zatem, że w przytoczonej sytuacji spółka popełniła błąd, przedstawiając sprawozdanie z działalności do podpisu osobie, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jednocześnie należy zauważyć, że ustawodawca nie doprecyzował, kto powinien podpisać sprawozdanie z działalności jako pierwszy zamiast osoby prowadzącej księgi. Wydaje się to ważne szczególnie w świetle art. 52 ust. 2c u.r., który odwołuje się wprost do pierwszego podpisu osoby prowadzącej księgi (kolejne osoby mają się odwołać do daty i godziny tego podpisu). Powstaje zatem trudność, jak zinterpretować i zastosować do sprawozdania zarządu art. 52 ust. 2c u.r., zgodnie z którym w oświadczeniu lub odmowie oświadczenia należy odnieść się do konkretnej daty podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg - bo jak odnieść się do podpisu, którego nie powinno być na sprawozdaniu zarządu. Trudność ta doprowadziła do opisanej sytuacji.
Moim zdaniem w
takim przypadku należy się odwołać bezpośrednio do art. 49 u.r., który wskazuje, że sprawozdanie z działalności sporządza kierownik jednostki, czyli w przypadku spółki kapitałowej jej zarząd. W związku z powyższym, choć nie jest to wprost określone w przepisach, wydaje się, że bardziej odpowiednim rozwiązaniem w opisanym przypadku będzie rozpoczęcie podpisywania sprawozdania od podpisu jednego (dowolnego) z członków zarządu, jeśli jest on wieloosobowy. Następnie oświadczenia lub ich odmowy (w przypadku organu wieloosobowego) mówiące o spełnieniu przez sprawozdanie wymagań przewidzianych w ustawie powinny odnosić się wprost do pierwszego podpisu członka zarządu (przez podanie daty i godziny), dzięki czemu zachowana będzie ciągłość logiczna i będzie można uzasadnić merytorycznie spełnienie wymogów nowego art. 52 u.r. ©℗

Błąd 2. Podpisanie oświadczenia z datą późniejszą niż data podpisania sprawozdania i brak kopii elektronicznej

Spółka z o.o. ma dwuosobowy zarząd. Roczne sprawozdanie finansowe za 2021 r. z datą 4 kwietnia 2022 r. podpisała osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz jeden z członków zarządu. Natomiast drugi członek zarządu złożył oświadczenie w wersji papierowej, opatrując je własnoręcznym podpisem z datą 6 kwietnia 2022 r. Spółka oświadczenie to archiwizuje w segregatorze w dokumentacji spółki, nie tworząc jego kopii elektronicznej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Opinia eksperta - Barbara Sawko członek ACCA, biegły rewident w sieci firm audytorskich Polska Grupa Audytorska:

Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisują (podając przy tym datę tego podpisu) osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. Jeżeli natomiast jednostką kieruje organ wieloosobowy, podpis składają wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w jego skład w sposób, o którym mowa w ust. 2b. Podpis tylko jednej osoby wymaga złożenia przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, które powinno zostać dołączone do sprawozdania. W oświadczeniu tym należy wskazać sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania go przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Należy także pamiętać, że oświadczenie, o którym mowa powyżej, można sporządzić zarówno w postaci elektronicznej - opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym - jak również w postaci papierowej, opatrując własnoręcznym podpisem. W przypadku wersji papierowej jedna z osób wchodzących w skład organu wieloosobowego - ta, która podpisała sprawozdanie finansowe - zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów (kopie te powinny być złożone wraz ze sprawozdaniem do KRS).

Podsumowując, członek zarządu spółki, który złożył podpis pod sprawozdaniem finansowym, powinien zapewnić sporządzenie elektronicznej kopii oświadczenia podpisanego przez drugiego członka zarządu w wersji papierowej. Natomiast data podpisania sprawozdania finansowego przez tego członka zarządu nie powinna nastąpić w terminie wcześniejszym niż podpisanie wspomnianego oświadczenia przez drugiego członka zarządu. ©℗

Błąd 3. Niedołączenie pliku podpisu przy składaniu dokumentu do KRS

W skład zarządu spółki z o.o. wchodzą dwie osoby, które posiadają podpis kwalifikowany. Złożyli oni podpisy tzw. typu zewnętrznego przed główną księgową, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, a która to podpisała sprawozdanie finansowe tzw. profilem zaufanym. Następnie spółka, próbując złożyć to sprawozdanie do eKRS, nie załączyła pliku podpisu zewnętrznego.

Opinia eksperta - Bartłomiej Kurylak biegły rewident, partner i współzałożyciel sieci firm audytorskich Polska Grupa Audytorska:

Wyżej przedstawiona sytuacja rodzi dwa błędy, które uniemożliwią skuteczne złożenie sprawozdania do eKRS. Oba są związane z dwoma sposobami podpisu sprawozdania finansowego. Można zrobić to profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Ten ostatni może mieć z kolei dwa typy: jest typ wewnętrzny (w tym przypadku nie tworzy się plik podpisu) i typ zewnętrzny (kiedy tworzy się osobny plik podpisu). W przypadku gdy pierwszy z członków zarządu użyje typu zewnętrznego, to dla zachowania spójności ten typ podpisu musi wykorzystać również drugi członek zarządu.

Również dla zachowania spójności podpisów istotna jest kolejność. Jeśli któraś z osób wykorzystuje profil zaufany, to ona powinna złożyć podpis jako pierwsza, a dopiero potem dokonają tego osoby posiadające podpis kwalifikowany. Zatem w podanym przykładzie sprawozdanie w pierwszej kolejności powinna podpisać główna księgowa i już z jej podpisem powinien on trafić do członków zarządu. Drugi błąd dotyczy już samego złożenia sprawozdania finansowego do eKRS. Otóż w sytuacji podpisania sprawozdania podpisem typu zewnętrznego należy złożyć łącznie dwa pliki - jeden plik ze sprawozdaniem w postaci xml i drugi tzw. plik podpisu zewnętrznego. Próba złożenia tylko pliku sprawozdania finansowego zakończy się niepowodzeniem, podobnie jak złożenie samego pliku podpisu bez sprawozdania, którego ten plik dotyczy.

Z tego względu najlepiej jest podpisywać sprawozdanie podpisem typu wewnętrznego, ponieważ nie tworzy się dodatkowy element składowy, jakim jest plik podpisu. Przy czym należy pamiętać o tym, że wszystkie osoby podpisujące powinny złożyć podpisy w ten sam sposób (typem wewnętrznym lub zewnętrznym). ©℗

Agnieszka Pokojska

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatek u źródła (WHT) w świetle nowych technologii

Podatek u źródła (WHT) może stanowić wyzwanie dla branży informatycznej, w kontekście stale rozwijającej się technologii. Z chęci świadczenia kompleksowych usług, przedsiębiorstwa nabywają różnego rodzaju oprogramowania, dostępy do platform, usługi w chmurze, serwery, urządzenia przemysłowe czy usługi niematerialne. Wykorzystanie najnowszej technologii jest niezbędne, aby oferowane usługi pozostały konkurencyjne na rynku. Często dostawcami takich produktów są zagraniczne spółki, co rodzi wątpliwości – czy nabycie tego rodzaju usług wiąże się z ryzykiem w podatku u źródła?

Obligacje skarbowe - czerwiec 2024 r. Zmiana oprocentowania obligacji oszczędnościowych (detalicznych)

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 24 kwietnia 2024 r. poinformowało o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w czerwcu 2024 roku. Oprocentowanie i marże tych obligacji uległy zmianie w porównaniu do oferowanych w maju br. Od 27 maja można nabywać nową emisję obligacji skarbowych w drodze zamiany.

Zwrot podatku z Austrii – ile, dla kogo, jak uzyskać (formalności)

Austria to zyskujący na popularności kierunek emigracji zarobkowej wśród Polaków. Jeśli podejmowane zatrudnienie jest legalne, z łatwością można ubiegać się o zwrot podatku z tego kraju. Wysokość zwrotu może być naprawdę spora, przy małym nakładzie wysiłku ze strony podatnika. 

Dłuższy okres ważności znaków akcyzy do końca 2024 r.

Aktualnie znajdują się w legalnej sprzedaży wyroby winiarskie oznaczone znakami akcyzy, których ważność została przedłużona do 31 grudnia 2024 r.

Sanatorium na koszt ZUS 2024 - choroby psychosomatyczne. Nerwice, lęki, depresja, ciężki stres i inne. Jak uzyskać skierowanie?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że cały czas – także w 2024 roku - można skorzystać z rehabilitacji leczniczej w sanatorium na koszt ZUSu. Dotyczy to różnych schorzeń, także psychosomatycznych. 

Podatek od nieruchomości w przypadku najmu lokali mieszkalnych. Kiedy stawka niższa a kiedy nawet 28 razy wyższa?

Wynajęcie swojego mieszkania lub domu nie zwalnia właściciela z obowiązku zapłaty podatku od nieruchomości. Ale w tym przypadku wątpliwe jest jaka stawka podatku od nieruchomości jest właściwa. Ta dla budynków mieszkalnych, czy dla budynków mieszkalnych zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej? Problem jest istotny, bo ta druga stawka jest ponad 28 razy wyższa.

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty podatkowe?

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty podatkowe? Przepisy wskazują na obowiązek przechowania dokumentacji podatkowej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (o ile nie został zawieszony/przerwany bieg terminu przedawnienia).

Wniosek o zaliczenie nadpłaty na przyszłe podatki

Wniosek o zaliczenie nadpłaty na przyszłe podatki. Podatnikowi przysługuje możliwość złożenia wniosku o zaliczenie w całości lub w części nadpłaty podatku na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Ma do tego prawo, gdy spełnione są przesłanki zawarte w przepisach Ordynacji podatkowej.

Ulgi w spłacie podatków (odroczenie, rozłożenie na raty, umorzenie). Dla kogo? Kiedy? Warunki udzielenia

Ordynacja podatkowa przewiduje w szczególnych sytuacjach możliwość zastosowania wobec podatnika trzech ulg w spłacie podatków lub zaległości podatkowej. Chodzi o odroczenie terminu płatności, rozłożenie zapłaty na raty lub umorzenie całości lub części podatku lub zaległości podatkowej. Kiedy można liczyć na taki gest fiskusa?

Kontrola podatkowa: czy musi być zapowiedziana. Zasada i wyjątki

Kontrola podatkowa, to oczywiście nic przyjemnego dla podatnika ale czasem się zdarza. Na taką okoliczność trzeba być przygotowanym. W szczególności warto wiedzieć, że taka kontrola z urzędu skarbowego powinna być w większości przypadków zapowiedziana z 7-dniowym wyprzedzeniem. Ale od tej zasady są niestety liczne wyjątki. Zobaczmy co na ten temat mówią przepisy.

REKLAMA