Już kilkaset firm w Polsce, od maja 2022 roku wystawia miesięcznie miliony elektronicznych dokumentów fiskalnych, jakimi są eparagony. Jest to możliwe dzięki nowelizacji ustawy o VAT z marca 2020 roku. Według badań firmy Deloitte aż 70 procent Polaków chce korzystać z eparagonów. Cenią oni przede wszystkim trwałość dokumentów i wygodę, kładąc również nacisk na bezpieczeństwo danych. Jednocześnie korzyści dla przedsiębiorców oraz uniwersalność rozwiązania sprawiają, że baza klientów i partnerów dynamicznie rośnie, upowszechniając nowy standard rynkowy. Pionierem usługi jest Platforma Detalistów, twórca HUB-u eparagony.pl, który jest rozwijany już od pięciu lat.
Czym jest eparagon?
Eparagon to cyfrowa alternatywa dla papierowych paragonów, która jest równoważna dokumentowi w formie fizycznej. Gdy sprzedawca wydaje kupującemu eparagon, nie musi drukować dowodu zakupu w tradycyjny sposób. Decyzja o wyborze formy należy do konsumenta. Umożliwiła to nowelizacja ustawy o VAT z 31 marca 2020 r. (USTAWA z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. 2020 poz. 568), która zrównała prawnie paragon tradycyjny z wersją elektroniczną. Od tamtej pory są to równoprawne dokumenty fiskalne i mogą być wykorzystywane jako dowód zakupu m.in. w momencie zwrotu towaru czy reklamacji. Od strony technologicznej wystawianie eparagonów stało się możliwe dwa lata później – w maju 2022 roku dzięki eparagony.pl, pierwszemu HUB-owi tego typu w Polsce.
W jaki sposób wydawane są eparagony?
Eparagon fiskalny to dokument elektroniczny, który powstaje podczas komunikacji z tzw. repozytorium, czyli systemem do wydawania eparagonów (takim jak np. eparagony.pl) a urządzeniem fiskalnym online sprzedawcy.
Po fiskalizacji sprzedaży system pobiera zaszyfrowane dane bezpośrednio z urządzenia fiskalnego, jednocześnie zatrzymując wydruk papierowej wersji paragonu. Następnie przygotowuje wizualizację danych dla obu stron transakcji. Klient może otrzymać eparagon, np. w formie linku zaszytego w mailu transakcyjnym od sklepu internetowego, na swoje konto w programie lojalnościowym lub anonimowo na telefon w sklepie stacjonarnym – bez rejestracji czy instalowania dedykowanych aplikacji. W zależności od dostawcy różnić się będzie czas dostępności dokumentu (np. serwer rządowy – 30 dni, HUB eparagony.pl – 3 lata).
Eparagony z perspektywy sprzedawcy
Od momentu wejścia rozwiązania na rynek, eparagony wzbudziły zainteresowanie przedsiębiorców dzięki korzyściom biznesowym i usprawnieniom, które z uwagi na ograniczenia i wymogi prawne dotychczas nie były możliwe do zrealizowania. Równie ważnym elementem była i jest powszechna dostępność – zgodnie z prawem eparagony może wystawiać każdy przedsiębiorca niezależnie od branży czy modelu sprzedaży.
- Eparagony to dla sprzedawcy przede wszystkim usprawnienia i oszczędności finansowe. Weźmy jako przykład proces fiskalizacji w magazynie sklepu internetowego. Zamiast drukować paragony, a później wkładać je do odpowiednich paczek przed wysyłką czy też wystawiać dodatkowo faktury imienne do paragonów, sprzedawca wystawia automatycznie jeden dokument elektroniczny. Obniża to koszty operacyjne, dzięki automatyzacji zmniejsza wymiar roboczogodzin i usprawnia procesy logistyczne. Co więcej, eparagony poprawiają doświadczenie klienta i mają wymiar proekologiczny. Co roku w Polsce marnowane jest ponad 30 milionów litrów wody oraz wycinane są lasy o powierzchni 115 boisk piłkarskich – tylko po to, aby zamienić je na papierowe paragony, które przeważnie i tak lądują w śmietniku – komentuje Michał Kwieciński, CTO eparagony.pl.
Cyfrowa alternatywa dla klasycznej wersji paragonów to forma promująca rozwój nowoczesnych modeli sprzedaży. Jednocześnie oferuje wiele korzyści konsumentom, a to wpływa na chęć korzystania z nich, co potwierdziły ostatnie badania rynku.
Co o eparagonach myślą Polacy?
Z perspektywy konsumenta eparagon to synonim trwałości i wygody. W miejsce papierowego świstka, który łatwo jest zgubić lub zniszczyć, kupujący otrzymuje trwałą i dostępną w dowolnym momencie wersję cyfrową. Jest to szczególnie istotne przy długoterminowych gwarancjach.
Jak wynika z badania „Otwartość Polaków na e-paragony”, które wykonała firma doradcza Deloitte w lutym 2023 r., 2/3 badanych słyszało i wie, czym jest eparagon. Polacy są też w większości otwarci na korzystanie z tej formy – wskazuje tak aż 70 proc. ankietowanych. Głównym motywatorem do wyboru eparagonu jest gwarancja, że dane kupującego będą bezpieczne (40 proc. wskazań). Według autorów badania właśnie obawy o prywatność danych mogą być powodem, dla którego ankietowani zdecydowanie nie chcą korzystać z aplikacji rządowej (zaledwie 1 proc.). Pozostałe 99 proc. preferuje inne, niezależne formy odbioru eparagonów, które już dziś mogą zaproponować im sprzedawcy.
Eparagony działają w Polsce już od ponad roku
Pierwszy eparagon w Polsce wystawiono w maju 2022 roku. Było to możliwe dzięki wysiłkom twórców systemu eparagony.pl, który jest pierwszym niezależnym HUB-em eparagonów w naszym kraju. Od tamtej pory z usługi korzysta kilkaset firm, a eparagony.pl odnotowują dwucyfrowe wzrosty liczby realizowanych wdrożeń miesiąc do miesiąca.
- Dzięki naszej determinacji i ekspertyzie eparagony funkcjonują w Polsce już od ponad roku. Z rozwiązania korzystają firmy z bardzo różnych branż: od sprzedaży internetowej każdego rodzaju (np. YES, Barbora czy Świat Książki), przez handel stacjonarny (np. sieć stacji paliw AVIA), po usługi cateringowe (np. Maczfit) i inne. Różnorodność firm, które obsługujemy, jasno wskazuje, że rozwiązanie jest uniwersalne i elastyczne. Dotyczy to także modeli sprzedaży. Na początku rozwiązaniem interesował się głównie e-commerce, a obecnie mamy coraz więcej projektów w handlu stacjonarnym, także w tych mniej konwencjonalnych formach, jak sprzedaż autonomiczna i omnichannel – wyjaśnia Cezary Pierzan, CEO Platformy Detalistów, twórcy marki eparagony.pl.
- Wprowadzenie elektronicznych wersji paragonów nie tylko pozwoliło nam na zwiększenie efektywności i płynności procesów, ale także pomaga nam dbać o środowisko. Pierwsza i najbardziej oczywista korzyść, którą zauważyliśmy po wdrożeniu eparagonów, to znacząca optymalizacja procesu zakupowego po stronie klienta. Do tego dochodzi istotna automatyzacja procesu w zakresie fiskalizacji transakcji w naszej logistyce, w tym również skrócenie czasu poświęconego na ten etap. Nie można jednak pominąć aspektu ekologicznego, który dla nas, jako odpowiedzialnej firmy, jest niezwykle ważny. Decydując się na eparagony, zredukowaliśmy zużycie papieru oraz ilość odpadów generowanych przez naszą działalność – o eparagony.pl opowiada Piotr Chojnacki, Dyrektor Sprzedaży w firmie YES.
- System i HUB eparagony.pl jest odpowiedzią na potrzeby nowoczesnego sklepu internetowego: rezygnacja z papierowych wydruków może usprawnić procesy logistyczne i zredukować koszty, promując jednocześnie ekologię i ruch zero waste – komentuje Jacek Kinecki, CEO Przelewy24.
Krótka historia eparagonów w Polsce
Pierwsze intensywne rozmowy między stroną ministerialną a rynkiem, w tym m.in. Platformą Detalistów (eparagony.pl), firmą Novitus oraz Fundacją Rozwoju Obrotu Bezgotówkowego dotyczące wprowadzenia eparagonów w Polsce rozpoczęły się już w 2017 roku i trwały przez ponad 3 lata.
Po aktualizacji ustawy VAT przez Ministerstwo Finansów w marcu 2020 roku, w którą wpisane zostały eparagony, miały miejsce dalsze prace innych resortów, w tym nad rozporządzeniami niezbędnymi do praktycznego wejścia usługi w życie. Następnie pierwsze urządzenia fiskalne otrzymywały homologację na obsługę eparagonów. Wszystkie te działania w maju 2022 roku umożliwiły wybranym firmom rozpoczęcie wystawiania eparagonów za pośrednictwem pierwszego HUB-u eparagonowego w Polsce – eparagony.pl.
Plany rozwoju eparagonów
W popularyzację i wdrożenia usługi eparagonów zaangażowanych jest już kilkadziesiąt firm partnerskich, które wspierają jej rozwój na różnych poziomach. Wśród nich wymienić można m.in. Przelewy24, Deloitte, Kotrak czy Infinite.
- Stale poszerzamy nasze grono partnerów, aby wdrożenia stawały się jeszcze szybsze i łatwiejsze. Nasza sieć partnerska pokrywa bardzo różne branże, co pozwala nam dostarczać rozwiązania na miarę potrzeb różnych klientów i modeli sprzedaży – dodaje Cezary Pierzan.
Popularność eparagonów w polskim handlu stale rośnie. Oczekuje się, że ten i przyszły rok przyniosą masowe upowszechnienie tej formy dokumentów fiskalnych w sprzedaży internetowej przy jednoczesnym dalszym rozwoju w handlu stacjonarnym. Pod względem technologicznym dla handlu stacjonarnego dostępne są na rynku różne modele. HUB eparagony.pl koncentruje się na rozwiązaniach, które zapewniają wygodę i bezpieczeństwo danych, a więc nie wymagają rejestracji konsumenta, posiadania aplikacji czy zbierania jego danych. Przykładem może być wykorzystanie smartfonów do skanowania kodów QR czy odczytu tagów NFC. Popularne są też wdrożenia eparagonów w istniejących aplikacjach lojalnościowych sprzedawców. W niedalekiej przyszłości ich wydawanie będzie możliwe również podczas realizowania płatności bezgotówkowych.