W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?
- Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?
- Interoperacyjność – kluczowe pojęcie w ramach VIDA
- KSeF – krok do przodu, ale w nieco innym kierunku
- No to co z tą VIDA?
Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?
VIDA to inicjatywa Komisji Europejskiej mająca na celu ujednolicenie i ucyfrowienie systemu VAT w Unii Europejskiej. Jej kluczowym filarem jest obowiązkowe e-fakturowanie i raportowanie transakcji transgranicznych B2B w czasie rzeczywistym. Pakiet VIDA został w marcu 2025 r. przyjęty przez Radę UE, zatem stał się obowiązującym unijnym prawem.
Najważniejsze zmiany, które wejdą w życie w ramach VIDA:
1) Obowiązkowe e-fakturowanie dla wszystkich transakcji B2B wewnątrz UE – od 1 lipca 2030 r. faktury będą musiały być wystawiane wyłącznie w ustrukturyzowanej formie zgodnej ze standardem EN 16931. Papierowe faktury i nieustrukturyzowane PDF-y znikną z obrotu.
2) Cyfrowe raportowanie w czasie zbliżonym do rzeczywistego – dane z faktur będą przekazywane do administracji podatkowej w ciągu maksymalnie 10 dni od wystawienia lub przedpłaty. Ma to zastąpić dotychczasowe zestawienia kwartalne i system VIES.
3) Harmonizacja formatów i interoperacyjność – każde państwo członkowskie będzie musiało wdrożyć krajowy system zgodny z normą EN 16931, zdolny do wymiany faktur w obrębie całej UE bez potrzeby konwertowania danych.
Interoperacyjność – kluczowe pojęcie w ramach VIDA
VIDA wprowadza wymóg tzw. interoperacyjności, która oznacza, że:
1) Wszystkie faktury muszą być wystawiane w ujednoliconym formacie EN 16931, który stanie się wspólnym językiem cyfrowym w UE.
2) Systemy krajowe muszą być zdolne do wymiany faktur pomiędzy podatnikami z różnych państw, bez konieczności ich przetwarzania czy tłumaczenia – zarówno po stronie wystawcy, jak i odbiorcy.
3) Infrastruktura techniczna powinna umożliwiać korzystanie z uznanych sieci przesyłowych, takich jak Peppol, oraz integrację z przyszłym centralnym systemem VIES (od 2032 r.).
4) Faktury muszą być czytelne, walidowalne i podatne na kontrolę niezależnie od tego, w którym państwie zostały wystawione i gdzie są odbierane.
Interoperacyjność to zatem nie tylko kwestia zgodności technicznej – to warunek skutecznego działania jednolitego rynku cyfrowego w obszarze VAT.
KSeF – krok do przodu, ale w nieco innym kierunku
Polska jako jedno z pierwszych państw w UE otrzymała zgodę na wcześniejsze wdrożenie obowiązkowego e-fakturowania. KSeF zakłada centralną, państwową platformę, która:
a) wymaga wystawiania faktur w krajowym formacie FA(3), obecnie nie w pełni zgodnym z normą EN 16931, wymaganą przez VIDA,
b) umożliwia wystawianie faktur offline z kodem QR, co nie jest przewidziane w VIDA,
c) nadaje fakturom unikalny numer i przeprowadza walidację semantyczną – blisko modelu „clearance”, co również nie jest przewidziane w pakiecie VIDA,
d) działa w modelu centralnego repozytorium, co odróżnia go od zdecentralizowanej wizji VIDA.
Zatem, choć zdecydowanie pochwalam wdrożenie KSeF, jestem zdania, że potrzebne rozwiązanie, które popchnie cyfryzację rozliczeń podatkowych, to nie można nie zauważyć, że architektura KSeF, format faktury i sposób raportowania nie pokrywają się z założeniami VIDA.
To oznacza, że Polska będzie musiała dokonać znaczących modyfikacji, by dostosować system do unijnych wymogów – lub opracować nowy komponent transgraniczny.
No to co z tą VIDA?
VIDA to cyfrowa rewolucja VAT w skali całej Unii Europejskiej. VIDA wchodzi w życie etapami, ale już teraz wiadomo, że do 2035 r. wszystkie państwa członkowskie muszą w pełni dostosować swoje systemy e-fakturowania i raportowania do nowych przepisów.
Dla Polski oznacza to jedno: każda decyzja podejmowana dziś w ramach KSeF musi być oceniana także pod kątem przyszłej zgodności z VIDA.
KSeF – choć wprowadzany szybciej – jest projektem krajowym, który w obecnym kształcie nie spełnia w pełni wymogów unijnych w zakresie interoperacyjności, formatu i architektury danych. Wydaje mi się, że nie powinniśmy pomijać tego aspektu przy wdrażaniu KSeF.
To nie jest tak, że VIDA to problem, którym można się zająć w przyszłości, nie tak powinno się projektować systemy. Koszty zmian działającego systemu będą dużo wyższe, niż zaprojektowanie systemu od początku tak, żeby był zgodny z przyszłymi wymogami. Czy nie jest już za późno na tę dyskusję? Tego nie wiem, choć się domyślam.
Wiem natomiast, że wejście w życie KSeF odłożono o półtora roku, a to jest bardzo dużo czasu, w którym można było przyjrzeć się wymogom VIDA. Mam nadzieję, że te półtora roku nie zostało zmarnowane i MF ma sprawę przemyślaną.
Zbigniew Makowski, Doradca podatkowy