Jako związek zwracamy koszty podróży naszym działaczom społecznym przyjeżdżającym na zebrania oraz zawodnikom biorącym udział w zawodach na podstawie zbiorczej listy za pokwitowaniem odbioru. Czy również do takich list musimy żądać biletów PKP i PKS potwierdzających koszty podróży? Działacze i zawodnicy nie są naszymi pracownikami, a nasz związek jest jednostką non profit.
Zasady zwrotu kosztów podróży osób niebędących pracownikami powinny być określone w wewnętrznych przepisach związku. W takich przypadkach nie ma obowiązku stosowania przepisów rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Ale nie ma też zakazu stosowania zasad wynikających z tego rozporządzenia, dlatego zwrot kosztów przejazdów może odbywać się na podstawie przedłożonych biletów z podróży, chyba że obowiązujące przepisy wewnętrzne stanowią inaczej.
Samo pojęcie podróży służbowej związane jest głównie ze stosunkiem pracy. Przepisy Kodeksu pracy w art. 775, przewidują, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Należności te oczywiście mogą, ale nie muszą być przyznawane uprawnionym osobom na warunkach określonych przepisami dotyczącymi sfery budżetowej.
Nie ma przeszkód prawnych, aby ze świadczeń z tytułu podróży służbowych korzystały również inne osoby, np. współpracownicy, związkowcy czy działacze społeczni.
Natomiast w przypadku takich osób nie ma narzuconych zasad rozliczania takich podróży.
Brak jest przepisów, które w jednoznaczny sposób zakazywałyby lub nakazywały stosowanie określonych zasad przy podróżach służbowych osób niebędących pracownikami A zatem należności z tytułu podróży są przyznawane takim osobom na podstawie regulacji zawartych w wewnętrznych przepisach związku - pracodawcy.
Ostatnie zmiany, wprowadzone w rozporządzeniu z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, dotyczyły m.in. obowiązku dokumentowania dodatkowych wydatków poniesionych podczas podróży.
Kwestie związane z rozliczaniem zwrotu kosztów przejazdów nie uległy zmianie. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje (§ 5 ww. rozporządzenia w sprawie podróży krajowych). Przyjmuje się zatem, że zwrot kosztów podróży, takich jak np. koszty przejazdów kolejowych lub autobusowych, był i jest dokonywany na podstawie przedłożonych biletów.
Magdalena Kasprzak
PODSTAWY PRAWNE:
• ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 217, poz. 1587
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1990; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1661