Zarówno pobranie środków z rachunku walutowego do kasy, jak i ich wypłata z kasy dewizowej z tytułu zaliczki na podróż służbową nie powodują powstania różnic kursowych. Koszty delegacji zagranicznej można rozliczyć po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie.
UZASADNIENIE
Przychód do kasy wyceniany jest po kursie sprzedaży banku, jeżeli spółka dokonała zakupu dewiz, lub po kursie historycznym, jeśli nastąpiło jedynie przesunięcie środków z rachunku walutowego do kasy. Wypłacając zaliczkę, do wyceny stosujemy kurs, po którym środki przyjęto do kasy.
Do rozliczenia łącznej sumy wszystkich kosztów zagranicznej podróży służbowej, wyrażonych w walucie obcej, można zastosować kurs średni NBP ogłoszony dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.
Jeśli pracownik nie otrzymał zaliczki, to spółka powinna mu zwrócić poniesione wydatki przeliczone również po kursie średnim obowiązującym w dniu poprzedzającym dzień rozliczenia delegacji.
Podobnie jest w sytuacji, gdy zaliczkę wypłacono w złotówkach. Do rozliczenia kosztów stosuje się kurs średni NBP ogłoszony dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.
UWAGA!
Jeśli zaliczkę wypłacono w złotówkach, to przy rozliczaniu kosztów zagranicznej podróży służbowej nie wystąpią różnice kursowe.
Przykład 1
Spółka oddelegowała pracownika w podróż służbową. W polityce rachunkowości przyjęto, że koszty podróży poza granicami kraju wycenia się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.
Ewidencja księgowa
1. Spółka przekazała z rachunku walutowego do kasy 1500 euro. Środki te (w dniu wpływu na rachunek bankowy) były wycenione po kursie 3,91 PLN/EUR i po takim kursie zostały też przyjęte do kasy:
1500 euro × 3, 91 PLN/EUR = 5865 zł
Wn „Kasa walutowa” 5 865
Ma „Rachunek bankowy - walutowy” 5 865
2. Wypłacono pracownikowi zaliczkę na delegację w kwocie 1500 euro. Zaliczkę wypłaconą pracownikowi w ramach wyjazdu służbowego traktujemy, do czasu jej rozliczenia, jako własne środki pieniężne jednostki, które czasowo znajdują się w dyspozycji pracownika, dlatego do wyceny stosuje się kurs, po jakim środki przyjęto do kasy.
1500 euro × 3, 91 PLN/EUR = 5865 zł
Na tym etapie nie powstaną różnice kursowe.
Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 5 865
Ma „Kasa walutowa” 5 865
3. Rozliczenie pobranej zaliczki przez pracownika. Koszty podróży zagranicznej wyniosły 800 euro, średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki to 3,86 PLN/EUR:
800 euro × 3,86 PLN/EUR = 3088 zł
Pobrano po kursie
800 euro × 3,91 PLN/EUR = 3128 zł
Wn „Koszty według rodzajów” 3 088
- w analityce „Podróże służbowe”
Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 3 088
4. Zwrot do kasy niewykorzystanej części zaliczki:
700 euro × 3,91 PLN/EUR = 2737 zł
Wn „Kasa walutowa” 2 737
Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 2 737
5. Rozliczenie różnic kursowych:
3088 zł - 3128 zł = -40 zł
Powstały ujemne różnice kursowe w wysokości 40 zł
Wn „Koszty finansowe” 40
- w analityce „Ujemne różnice kursowe”
Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 40
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Przykład 2
Spółka oddelegowała pracownika w podróż służbową do Niemiec. Pracownik otrzymał z kasy zaliczkę na pokrycie kosztów podróży w wysokości 2000 zł.
Po zakończeniu podróży służbowej przedstawił on rozliczenie kosztów delegacji, które wyniosły 1000 euro. Spółka przyjęła w polityce rachunkowości, że koszty podróży poza granicami kraju wycenia się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.
Kurs średni NBP zastosowany do rozliczenia wynosił 3,86 PLN/EUR.
Ogółem koszty podróży:
1000 euro × 3,86 PLN/EUR = 3860 zł
Pobrana zaliczka to 2000 zł, zatem pracownikowi trzeba zwrócić 1860 zł.
Ewidencja księgowa
1. Wypłata zaliczki z kasy:
Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 2 000
Ma „Kasa” 2 000
2. Rozliczenie kosztów delegacji:
Wn „Koszty według rodzajów” 3 860
- w analityce „Podróże służbowe”
Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 3 860
3. Zwrot pracownikowi pozostałej części poniesionych kosztów:
Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 1 860
Ma „Rachunek bankowy” 1 860
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
l art. 15 ust. 1, art. 15a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847
l art. 30 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540
l rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555
Wioletta Chaczykowska
księgowa z licencją MF