Którzy pracodawcy mają obowiązek tworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych? Na co można przeznaczać pieniądze z ZFŚS? Jaka jest kwota wolna od podatku w przypadku świadczeń z funduszu socjalnego? Jakie są zasady zasilania Funduszu? Ile wynoszą odpisy obligatoryjne i uznaniowe? Jakie są uprawnienia Komisji Socjalnej?
- Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
- Dla kogo tworzenie ZFŚS jest obowiązkiem, a dla kogo nie?
- Na co można przeznaczyć środki Funduszu?
- Środki z ZFŚS – limit podatkowy
- Skąd środki na koncie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?
- Kiedy trzeba przekazać środki na rachunek Funduszu?
- Kto jest odpowiedzialny za zarządzanie ZFŚS? Czy Komisja Socjalna jest obowiązkowa?
Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to gromadzone przez pracodawcę na odrębnym rachunku bankowym środki finansowe przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej prowadzonej na rzecz:
- pracowników i ich rodziny,
- emerytów i rencistów (czyli byłych pracowników) i ich rodziny,
- innych osób wskazanych przez pracodawcę.
Zasady tworzenia ZFŚS i gospodarowania jego środkami przez pracodawców określa ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r. poz. 288).
Pracodawca powinien wskazać w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, czy ktoś jeszcze będzie uprawniony do świadczeń – w tym, czy będą nimi osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych.
Dla kogo tworzenie ZFŚS jest obowiązkiem, a dla kogo nie?
Tworzenie ZFŚS jest obowiązkowe dla wszystkich pracodawców z jednostek budżetowych i samorządowych bez względu na stan zatrudnienia.
Pozostali pracodawcy mają obowiązek tworzenia ZFŚS jeśli:
- Wg stanu na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
- Wg stanu na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a z wnioskiem o utworzenie Funduszu wystąpi zakładowa organizacja związkowa.
Liczbę zatrudnionych ustala się zawsze według stanu na 1 stycznia danego roku, zmiana ilości pracowników w ciągu roku nie ma wpływu na obowiązek tworzenia ZFŚS.
Jeśli w przedsiębiorstwie, które ze względu na liczbę pracowników mają obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, funkcjonuje układ zbiorowy pracy, strony układu mogą podjąć decyzję o nietworzeniu Funduszu.
Pozostali przedsiębiorcy, zatrudniający poniżej 50 pracowników, podejmują dobrowolnie decyzję czy utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Mogą też – zamiast tworzenia funduszu – wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe. Świadczenie nie przysługuje osobom współpracującym z firmą na podstawie umów-zleceń czy innych umów cywilnoprawnych.
Na co można przeznaczyć środki Funduszu?
Środki zgromadzone przez Pracodawcę na koncie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych służą finansowaniu ściśle określonych rodzajów działalności socjalnej. Są to:
- wypoczynek (dofinansowanie do urlopu);
- działalność kulturalno-oświatowa;
- działalność sportowo-rekreacyjna;
- opieka nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach i w innej formie;
- pomoc materialno-rzeczowa lub finansowa (np. zakup paczek świątecznych dla dzieci, zapomoga z powodu zdarzeń losowych);
- zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe (np. pożyczka mieszkaniowa, pożyczka remontowa).
Z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych można finansować również benefity, które mają na celu poprawę warunków życiowych pracowników oraz ich rodzin. Zakres i forma świadczeń mogą różnić się w zależności od regulaminu ZFŚS pracodawcy, który powinien być dostosowany do potrzeb i możliwości finansowych firmy oraz oczekiwań pracowników. Ważne jest, aby świadczenia były przyznawane w sposób sprawiedliwy i transparentny, zgodnie z ustalonymi kryteriami socjalnymi.
Szczegółowe zasady i warunki korzystania ze świadczeń socjalnych, rodzaje działalności socjalnej oraz katalog osób uprawnionych są określane w regulaminie wewnętrznym – Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Pracodawca uzgadnia regulamin z zakładową organizacją związkową, a jeśli takiej organizacji nie ma – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Środki z ZFŚS – limit podatkowy
Środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych są nieopodatkowane do kwoty 1000 zł (zmiana z kwoty 2000 zł nastąpiła w 2024 roku) rocznie na osobę.
Skąd środki na koncie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Jego wysokość na jednego zatrudnionego ustala się jako określony procent przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.
Prezes GUS w obwieszczeniu z dnia 16 lutego 2024 r. ogłosił, że przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2023 r. wyniosło 6.246,13 zł, a w drugim półroczu 2023 r. wyniosło 6.445,71 zł.
Podstawę do wyliczenia odpisu podstawowego na jednego pracownika w 2024 r. stanowi wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2023 r., czyli kwota 6.445,71 zł.
Odpis obligatoryjny | ||
| na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy | 37,5% | 2.417,14 zł |
| na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych | 50% | 3.222,86 zł |
| na jednego pracownika młodocianego: | ||
| - I rok nauki | 5% | 322,29 zł |
| - II rok nauki | 6% | 386,74 zł |
| - III rok nauki | 7% | 451,20 zł |
Zwiększenia fakultatywne (uznaniowe) | ||
| na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności | 6,25% | 402,86 zł |
| na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład sprawuje opiekę | 6,25% | 402,86 zł |
| na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego; dotyczy to pracodawców, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu | 7,5% | 483,43 zł |
Fundusz zasila się również środkami pochodzącymi z:
- wpływów z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych – korzystających z działalności socjalnej;
- darowizn oraz zapisów osób fizycznych i prawnych;
- odsetek od środków funduszu;
- wpływów z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe;
- wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego;
- przychodów z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych;
- przychodów z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych.
Przedsiębiorcy mogą dodatkowo zwiększać środki funduszu z zysku netto do podziału, a spółdzielnie – z nadwyżki bilansowej.
Kiedy trzeba przekazać środki na rachunek Funduszu?
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca powinien przekazać na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku powinien przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
Pracodawca rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym, który zobowiązany jest do utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, dokonuje odpisu na fundusz od następnego roku kalendarzowego. Natomiast jeśli rozpoczęcie działalności następuje w trakcie roku kalendarzowego w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu z równoczesnym przejęciem pracowników, fundusz powinien być utworzony w roku rozpoczęcia działalności.
Środki przekazane przez pracodawcę na konto Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (odpisy i zwiększenia) są zaliczane do kosztów działalności pracodawcy.
Kto jest odpowiedzialny za zarządzanie ZFŚS? Czy Komisja Socjalna jest obowiązkowa?
Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych ma prawo i obowiązek administrować pracodawca, a środki Funduszu niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Mimo, że przepisy ustawy o ZFŚS nie mówią o Komisji Socjalnej wielu pracodawców tworząc Regulamin Funduszu decyduje się na powołanie tejże komisji. Komisja Socjalna może istnieć jeśli jej funkcjonowanie przewiduje Regulamin ZFŚŚ.
Z uwagi na brak przepisów, panuje swoboda w określaniu zasad funkcjonowania Komisji Socjalnej, wyjątkiem są kompetencje Komisji.
Zakładowa Komisja Socjalna zazwyczaj nie posiada możliwości decydowania o sposobie realizowania polityki socjalnej w zakładzie pracy. Oznacza to, że komisja socjalna zazwyczaj nie ma kompetencji, żeby w sposób wiążący decydować o zapisach w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, sposobie rozdzielania środków funduszu czy ustalania jego budżetu. Pełni zatem tylko funkcję doradczą, wspomagającą, opiniującą oraz administracyjną.
Rola Komisji Socjalnej w tym przypadku sprowadza do:
- zbierania wniosków o przyznanie świadczenia oraz innych wymaganych dokumentów;
- wstępnego rozpoznania wniosków;
- przedstawienia rekomendacji w zakresie przyznania świadczenia.
W pewnych okolicznościach komisja socjalna ma specjalne kompetencje, takie jak:
- możliwość zmiany zapisów w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
- określanie sposobu podziału i wypłat środków funduszu;
- decyzyjność w aspekcie przyznanie lub nieprzyznanie świadczenia;
- realizacja polityki socjalnej zakładu pracy.
Karolina Woźniczka, specjalistka ds. kadr i płac – Meritoros SA
Źródło:
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r. poz. 288).