Jak rozliczać składki ZUS i podatek od żywieniowych benefitów pracowniczych: bonów żywieniowych i kart przedpłaconych? Jak zaksięgować te wydatki?
Benefity żywieniowe coraz popularniejsze
Ze względu na inflację i wzrost cen w koszyku zakupowym zmienia się dziś podejście do benefitów. Dla pracowników najważniejsze stają się te świadczenia, które realnie dają wsparcie finansowe. Bardzo pożądane obecnie są benefity żywieniowe, które wspierają portfele pracowników.
48% uczestników badania przeprowadzonego na zlecenie Sodexo BRS deklaruje, że gdyby mieli do dyspozycji dodatkowe 300 zł brutto do wynagrodzenia, wybraliby wsparcie w formie przedpłaconej karty lunchowej o wartości 300 zł. W ten sposób w ich portfelach znalazłoby się o 64 zł miesięcznie więcej w porównaniu z innymi świadczeniami, które nie są objęte zwolnieniem ZUS.
Przyjrzyjmy się dobrowolnym świadczeniom żywieniowym, jak dofinansowanie posiłków w formie karty na lunch, pod kątem interpretacji podatkowych.
Czy dobrowolne posiłki dla pracowników są opodatkowane i objęte składkami ZUS?
Benefity żywieniowe podlegają podstawie do opodatkowania PIT. W marcu 2022 roku wprowadzono natomiast zmianę w tzw. rozporządzeniu składkowym, dotyczącą oskładkowania ZUS dofinansowania posiłków dla pracowników. W wyniku tej zmiany kwota zwolnienia wzrosła ze 190 zł do 300 zł na pracownika miesięcznie. Oznacza to, że wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków dla pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 300 zł nie podlega składkom ZUS.
Dofinansowanie posiłków (np. w postaci bonów i kart przedpłaconych) obejmuje posiłki gotowe do spożycia, które można zakupić w punktach gastronomicznych. Nie istnieje możliwość wypłaty ekwiwalentu finansowego. Co istotne, zwolnienie z oskładkowania ZUS do 300 zł obejmuje wyłącznie osoby na umowach o pracę, umowach zleceniach, kontraktach menedżerskich czy członków rady nadzorczej wynagradzanych na podstawie uchwały. Nie dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie kontraktu B2B.
Miesięczna oszczędność firmy na 1 pracownika - 61,44 zł;
Miesięczna oszczędność dla pracownika - 59,50 zł;
Roczna oszczędność firmy na 1 pracownika - 737,28 zł;
Roczna oszczędność dla pracownika - 714,00 zł.
Analiza Sodexo Benefits and Rewards Polska przygotowana przy założeniu miesięcznego wynagrodzenia pracownika na poziomie 5 000 złotych brutto przez 12 miesięcy.
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku wynikających z prawa pracy obowiązkowych posiłków regeneracyjnych (zwanych także profilaktycznymi). Tego rodzaju obligatoryjne świadczenie jest całkowicie zwolnione z oskładkowania ZUS.
Jak rozliczyć dobrowolne posiłki dla pracowników? Czy jedzenie dla pracowników jest kosztem?
Składki ZUS
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 11 Rozporządzenia MPiPS, wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 300 zł, nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Przyjmuje się, że do skorzystania z powyższego zwolnienia ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne konieczne jest spełnienie następujących warunków:
• wartość dofinansowania musi stanowić przychód pracowników ze stosunku pracy (lub – odpowiednio – przychód z działalności wykonywanej osobiście dla zleceniobiorców czy członków rad nadzorczych),
• pracownik (lub zleceniobiorca / członek rady nadzorczej) nie może mieć prawa do otrzymania ekwiwalentu pieniężnego zamiast posiłku,
• zwolnienie dotyczy jedynie kwoty do 300 zł miesięcznie,
• dofinansowanie obejmuje posiłki gotowe do spożycia.
Podatek dochodowy z perspektywy otrzymującego dofinansowanie posiłków
Z perspektywy pracownika, zleceniobiorcy czy członka rady nadzorczej otrzymującego dofinansowanie posiłków (np. w postaci karty na lunch), wartość dofinansowania posiłków przyznanego mu przez podmiot wypłacający mu wynagrodzenie stanowi przychód podlegający opodatkowaniu (na zasadach analogicznych do „standardowego” wynagrodzenia).
W przypadku osób wynagradzanych na podstawie umów o pracę będzie to przychód ze stosunku pracy. W przypadku zleceniobiorców i członków rady nadzorczej wynagradzanych z tego tytułu byłby to natomiast przychód z działalności wykonywanej osobiście.
We wszystkich omawianych wyżej wariantach obowiązki płatnika (tj. obliczenie i pobór podatku, a następnie odprowadzenie go na rachunek odpowiedniego organu podatkowego) spoczywają na pracodawcy / zleceniodawcy / podmiocie wypłacającym członkowi rady nadzorczej wynagrodzenie.
Podatek dochodowy z perspektywy przyznającego dofinansowanie posiłków
Wydatki ponoszone na finansowanie posiłków mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu pod warunkiem właściwego udokumentowania tego wydatku oraz poniesienia go, np. w celu zwiększenia motywacji pracowników, wydajności i efektywności wykonywanej pracy czy zachęcenia do podjęcia lub kontynuowania pracy w danym miejscu – co potwierdzają np. interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 maja 2018 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.136.2018.2.NL) i z 2 września 2019 r. (sygn. 0111-KDIB2-3.4010.175.2019.3.AD).
Zgodnie z ustawami o podatkach dochodowych (art. 22 ust. 1 Ustawy o PIT i art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT), kosztami uzyskania przychodów są wydatki spełniające łącznie następujące warunki:
• zostały poniesione przez podatnika,
• są definitywne (rzeczywiste),
• pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• zostały poniesione w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub mogą mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• zostały właściwie udokumentowane,
• nie zostały wymienione w art. 23 Ustawy o PIT / art. 16 Ustawy o CIT (co oznacza m.in. konieczność finansowania ich ze środków obrotowych).
Aspekt | Karta Lunch Pass | Podstawa prawna |
PIT | Wartość doładowania podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy | art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych |
Składki ZUS | Wartość doładowania zwolniona do 300 zł miesięcznie na pracownika | §2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia MPiPS z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe |
VAT | Wartość doładowania nie podlega opodatkowaniu VAT | art. 5 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług |
Koszty uzyskania przychodów przedsiębiorcy | Wartość doładowania może stanowić koszt uzyskania przychodu | art. 22 ust. 1 i art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
art. 15 ust. 1 i art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych |
Konieczność posiadania ZFŚS | Brak konieczności posiadania ZFŚS – doładowanie Karty Lunch Pass powinno być finansowane ze środków obrotowych, a nie środków ZFŚS | art. 1 ust. 1 i art. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych |
Jak ujmować księgowo benefity żywieniowe?
Schemat księgowań transakcji obrotu Kartami Lunch Pass Sodexo uprawniającymi do zakupu usług gastronomicznych przy finansowaniu ze środków obrotowych pracodawcy:
Wyliczenie przykładowe dla Kart Lunch Pass o wartości 300 zł dla 100 pracowników.
1) Zapłata za Karty Lunch Pass:
- Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” 30 000,00 PLN
- Ma konto 13 „Rachunek bieżący” 30 000,00 PLN
2) Obciążenie pracownika odpowiedzialnego za rozliczenie Karty Lunch Pass na podstawie dowodu zakupu:
- Wn konto 23-4 „Rozrachunki z pracownikami” 30 000,00 PLN
- Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” 30 000,00 PLN
3) Zarachowanie w koszty działalności operacyjnej – na podstawie imiennych list pracowników potwierdzających odbiór Kart Lunch Pass:
- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) 30 000,00 PLN
- Ma konto 23-4 „Rozrachunki z pracownikami” 30 000,00 PLN
4) Obciążenie pracowników, którym wydano Karty Lunch Pass (Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych (30.000,00 x 17% = 5 100,00)):
- Wn konto 23-4 „Rozrachunki z pracownikami” 5 100,00 PLN
- Ma konto 22 „Rozrachunki publiczno-prawne” (w analityce: Rozrachunki z Urzędem Skarbowym z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych) 5 100,00 PLN.
Źródło: Sodexo Polska