Weryfikacja górnej rocznej granicy podstawy wymiaru składek na ZUS w IPP

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, iż obowiązki związane z weryfikacją osiągnięcia górnej granicy rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne  i rentowe spoczywają przede wszystkim na:

1. płatniku składek - gdy jest jedynym płatnikiem zobowiązanym do opłacania składek za danego ubezpieczonego,
2. ubezpieczonym - gdy za ubezpieczonego składki opłacane są przez więcej niż jednego płatnika składek.

W praktyce najwięcej problemów związanych z nadpłatami wynikającymi z dalszego opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po przekroczeniu górnej granicy rocznej podstawy wymiaru składek, występuje w przypadku ubezpieczonych uzyskujących przychody stanowiące podstawę wymiaru składek z tytułu wykonywania pracy na rzecz kilku płatników składek.

Biorąc pod uwagę, że Zakład również ma obowiązek informowania płatników o przekroczeniu, jeżeli w wyniku sprawdzenia wysokości podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostanie stwierdzone opłacenie składek od nadwyżki ponad kwotę rocznej podstawy, w ramach IPP zostały przyjęte rozwiązania pozwalające na jak najszybsze docieranie z informacją do płatników składek. W tym celu zostały wprowadzone weryfikacje w zakresie trzydziestokrotności z zarządzanym przez ZUS poziomem ich krytyczności. Wystąpienie błędu krytycznego nie pozwala, do czasu usunięcia nieprawidłowości, na wysłanie dokumentów do ZUS.

Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Komunikat o błędzie krytycznym pojawia się w sytuacji, gdy nastąpiło już przekroczenie przez ubezpieczonego rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w miesiącu poprzednim i wymaga w sporządzanym za ubezpieczonego, za bieżący miesiąc imiennym raporcie miesięcznym, wyzerowania wykazanej podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia w całości oraz podania poprawnej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne (poprzez jej zwiększenie o kwotę składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, która podlegałaby sfinansowaniu ze środków ubezpieczonego). Weryfikacja sporządzanych w ramach IPP dokumentów rozliczeniowych odbywa się z uwzględnieniem danych zewidencjonowanych w ZUS, a więc z uwzględnieniem poprawnie sporządzonych i przekazanych przez płatników składek za ubezpieczonego imiennych raportów miesięcznych. W takiej sytuacji pojawia się komunikat: "Zgodnie z art. 19 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ZUS informuje, że u ubezpieczonego nastąpiło już przekroczenie rocznej podstawy wymiaru. Na podstawie tego komunikatu należy złożyć wniosek do właściwej jednostki ZUS o ustalenie podstawy wymiaru składek w miesiącu poprzednim, tj. m-cu, w którym wystąpiło przekroczenie".

Płatnik składek otrzymuje więc na bieżąco informację, że za pozostałe miesiące w danym roku kalendarzowym nie należy odprowadzać składek na ubezpieczenia emerytalne i za ubezpieczonego. Równocześnie otrzymany tą drogą komunikat uprawnia płatnika składek do wystąpienia do Zakładu o ustalenie podstawy wymiaru składek, od której składki powinny zostać opłacone za miesiąc poprzedni, tj. za miesiąc, w którym wystąpiło przekroczenie. W tym przypadku weryfikacja podstawy wymiaru składek nie może być wykonana w programie PŁATNIK, ze względu na różne terminy przekazywania przez płatników składek dokumentów rozliczeniowych (5., 10. i 15. dzień miesiąca, za miesiąc poprzedni), co oznacza, że na kontach ubezpieczonych mogą być jeszcze niezewidencjonowane dane z dokumentów od wszystkich płatników składek.

Szybkie uzyskanie informacji o przekroczeniu przez ubezpieczonego rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe niesie korzyści zarówno dla płatnika składek jak i ubezpieczonego. Skutkuje szybszym zweryfikowaniem rozliczenia oraz zwrotem nadpłaty ubezpieczonemu, co może nastąpić np. już w następnym miesiącu, łącznie z innymi wypłatami na jego rzecz (poprzez ujęcie w liście płac za kolejny miesiąc). Należy mieć także na uwadze, że bieżące zwroty nadpłat ubezpieczonym eliminują problemy, jakie mogłyby zaistnieć w sytuacji, konieczności dokonania zwrotu po zakończeniu przez niego pracy.

Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 dla firm

Przyjęte rozwiązanie gwarantuje także, że płatnik już w momencie sporządzania dokumentów rozliczeniowych (przed ich wysyłką do ZUS), jest informowany o miesiącu, w którym nie powinien w ogóle wykazywać za ubezpieczonego składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Po otrzymaniu informacji poprzez IPP konieczne będzie jedynie skorygowanie raportów za jeden miesiąc, gdyż za kolejne miesiące płatnik ma możliwość bieżącego przekazywania za ubezpieczonego poprawnie wypełnionych dokumentów rozliczeniowych. Służy to również ograniczeniu liczby przekazywanych do ZUS dokumentów rozliczeniowych, które wymagałyby późniejszego korygowania i jest on zgodny z przepisami prawa.

Dodatkowo Zakład informuje, że rozbieżność rozliczenia z tytułu składek z listą płac nie może być w tym przypadku traktowana jako brak możliwości przekazania do ZUS poprawnie sporządzonych dokumentów rozliczeniowych, natomiast tak szybkie uzyskanie informacji może tylko skutkować szybszym zweryfikowaniem rozliczenia oraz zwrotem nadpłaty ubezpieczonemu, co może nastąpić np. już w następnym miesiącu, łącznie z innymi wypłatami na jego rzecz. Należy przy tym zaznaczyć, iż składniki wypłacane pracownikowi, wykazane w liście płac, nie mogą być zawsze utożsamiane z podstawą wymiaru składek, m.in. ze względu na przysługujące składniki, które nie wchodzą do podstawy.

Zakład informuje, że nie ma przeszkód w dokonaniu zapisów księgowych  na odpowiednich rozrachunkach, w celu udokumentowania powstałej przejściowo różnicy, pomiędzy środkami faktycznie przekazanymi do ZUS według deklaracji rozliczeniowej, a ustalonymi według listy płac, do czasu zwrotu środków ubezpieczonemu. Dlatego też, w razie wystąpienia rozbieżności pomiędzy naliczeniem środków do wypłaty ubezpieczonemu oraz do wykazania w dokumentach do przekazania do ZUS, należy:

1. za miesiąc, którego dotyczył błąd krytyczny, odprowadzić składki w wysokości wynikającej z poprawnie sporządzonej deklaracji ZUS DRA (będzie to kwota mniejsza niż potrącona na ubezpieczenia społeczne (pozostaje saldo MA), większa niż potrącona na ubezpieczenie zdrowotne (pozostaje saldo WN);
2. odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości wynikającej z listy płac, traktując ją jako należną za miesiąc, w którym potrącono ubezpieczonemu środki na pokrycie składek. Ubezpieczony (pracownik) w danym miesiącu osiągnął dochód mniejszy o faktycznie potrącone składki, nie ma więc uzasadnienia do zwiększania zaliczki na podatek dochodowy;
3. po rozliczeniu z ZUS, dokonać zwrotu nadpłaconych składek ubezpieczonemu. Zwrot składek jest przychodem pracownika, od którego zostanie naliczony podatek (w kolejnym miesiącu w stosunku do miesiąca, za który zwracane są składki). Po zwrocie składek ubezpieczonemu salda na rozrachunkach z ZUS powinny zostać wyzerowane.

Kodeks pracy 2016 z komentarzem

Przykład rozliczenia dla pracownika, który otrzymał wynagrodzenie w kwocie 10 000 zł

2. Przy tworzeniu dokumentów rozliczeniowych w IPP pojawił się błąd krytyczny i komunikat, że we wrześniu nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe i składki za 10.2015 należy wyzerować.

3. Po wyzerowaniu do ZUS przekazano zgodnie z DRA:

z tytułu składek na ubezpieczenie społ.  WN = 425,00 zł

z tytułu składek na ubezpieczenie zdrow.  WN = 877,95 zł

z tytułu składek na FP i FGŚP  WN = 255,00 zł

z tytułu podatku PIT  WN = 864,00 zł

Składki należy odprowadzić w wysokości wynikającej z deklaracji DRA – mniejsza niż potrącona na ubezpieczenie społeczne (pozostaje saldo MA), większa niż potrącona na ubezpieczenie zdrowotne (pozostaje saldo WN).

Odprowadzenie w wysokości potrąconej po pierwsze oznaczałoby, że płatnik dokonując zwrotu nadpłaconych składek ubezpieczonemu musi je niejako „sfinansować” z własnych środków, a ponadto powstanie nadpłata na koncie płatnika składek.

Zaliczkę odprowadzamy w wysokości wynikającej z listy płac traktując to jako podatek w wysokości należnej za miesiąc, w którym potrącono składki. Pracownik w danym miesiącu miał dochód mniejszy o faktycznie potrącone składki, nie ma więc uzasadnienia zwiększanie zaliczki na podatek za dany miesiąc.

Pozostało saldo na kontach:

22951 rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenie społ.  MA = 2 752,00 zł

22952 rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenie zdrow.  WN = 101,34 zł

22953 rozrachunki z tytułu składek na FP i FGŚP  MA = 0,00 zł

22500 rozrachunki z tytułu podatku PIT  MA = 0,00 zł

4. Dokonano zwrotu składek:

Po dokonaniu rozliczenia z ZUS płatnik składek powinien dokonać zwrotu nadpłaconych składek ubezpieczonemu. Zwrot składek jest przychodem pracownika, od którego zostanie naliczony podatek (kolejny miesiąc w stosunku do miesiąca, za który zwracamy składki).

Po zwrocie składek ubezpieczonemu salda na rozrachunkach z ZUS wyzerują się.

Pozostało saldo na kontach:

22951 rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenie społ.  MA = 0,00 zł

22952 rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenie zdrow.  WN = 0 zł

22953 rozrachunki z tytułu składek na FP i FGŚP  MA = 0,00 zł

Podstawa prawna:

1. Art. 19 ust. 5, 6, 6b ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U z 2015 r. poz. 121 z późn.zm.);
2. §10 rozporządzenia rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. Nr 161, poz. 1106 z późn.zm.).

Źródło: ZUS