Przepisy prawa pracy nie regulują kwestii wypłaty odsetek za opóźnienia w wypłatach wynagrodzeń. Pracodawca nie ma bezwzględnego obowiązku wypłaty odsetek od nieterminowej wypłaty wynagrodzenia, jeżeli pracownik nie wystąpi z takim żądaniem, chyba że kwestia ta została uregulowana np. w umowie o pracę czy w regulaminie wynagradzania obowiązującym u pracodawcy.
Pracodawca ma obowiązek przestrzegać ustalonego terminu wypłaty wynagrodzenia (art. 94 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w tekście: k.p.). Zgodnie z przepisami art. 85 § 1-3 k.p.:
• wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie,
• wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu pracodawca ma obowiązek wypłacać z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego,
• jeżeli ustalony (w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy) dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, pracodawca ma obowiązek wypłacić wynagrodzenie w dniu poprzedzającym.
W razie braku stosownych zapisów w umowie o pracę lub w regulaminie wynagradzania bądź też gdy strony nie postanowią inaczej, stosuje się przepisy art. 481 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, dalej: k.c. (art. 300 k.p.). I tak, w przypadku opóźnienia wypłaty wynagrodzenia, pracownik może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o wypłatę odsetek ustawowych (art. 359 k.c.).
Kodeks cywilny nie przewiduje generalnego obowiązku płacenia odsetek z tytułu zadłużenia pieniężnego. Obowiązek ich zapłaty musi mieć podstawę bądź w czynności prawnej (z reguły w umowie), bądź w ustawie, orzeczeniu sądu lub w decyzji innego właściwego organu. Nie ma przy tym znaczenia, czy opóźnienie wypłaty było następstwem okoliczności, za które pracodawca nie ponosi odpowiedzialności. Należne odsetki nalicza się od wynagrodzenia brutto, przysługują one od dnia uchybienia terminowi płatności.
Wysokość odsetek ustawowych określają - na podstawie art. 359 § 3 k.c. - przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 13 października 2005 r. w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych. Od 15 października 2005 r. odsetki te przysługują w wysokości 11,5% w stosunku rocznym. W braku odmiennego zastrzeżenia co do terminu płatności odsetek są one płatne co roku z dołu, a jeżeli termin płatności sumy pieniężnej jest krótszy niż rok - jednocześnie z zapłatą tej sumy (art. 360 k.c.).
Zapamiętaj!
Odsetki ustawowe nalicza się bez zaokrąglania do pełnych złotych i wypłaca w obliczonej kwocie, niezależnie od ich wysokości.
Załóżmy, że zaległość (5000 zł wynagrodzenia za dwa miesiące) jest przeterminowana o 68 dni. Należy obliczyć wysokość ustawowych odsetek za zwłokę od wynagrodzenia w kwocie brutto w następujący sposób:
5000 zł : 365 dni × 68 dni × 11,5% = 107,12 zł.
Odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzenia nie podlegają opodatkowaniu (art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych) ani oskładkowaniu (pismo ZUS z 7 marca 2001 r.; sygn. FUu 077-7/01).
Naliczone i wypłacone kwoty odsetek od nieterminowo wypłaconego wynagrodzenia należy zaksięgować jako pozostałe koszty operacyjne.
Podstawy prawne
• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1672)
• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 82, poz. 557)
• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1673)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z 13 października 2005 r. w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych (Dz.U. Nr 201, poz. 1662)