Potrącenia z wynagrodzenia pracownika

W celu zabezpieczenia interesów pracowników określono tzw. limity lub granice dokonywanych potrąceń z przysługującego im wynagrodzenia za pracę. Ustalono kwoty wolne od potrąceń, czyli wysokość wynagrodzenia, która jest gwarantowana pracownikowi.

UWAGA!

Potrąceń dokonuje się z wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (art. 87 § 1 k.p.).

Kolejną formą ograniczenia wysokości dokonywanych potrąceń są tzw. granice potraceń, które określają wysokość, do jakiej można potrącać poszczególne świadczenia. W przeciwieństwie do kwoty wolnej od potrąceń nie są one określone konkretną stawką wynagrodzenia. Wysokość granicy poszczególnych potrąceń zależy bowiem od wysokości wynagrodzenia przysługującego pracownikowi.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kolejność dokonywania potrąceń

Z wynagrodzenia za pracę - po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - podlegają potrąceniu tylko następujące należności:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

• kary pieniężne przewidziane w art. 108 k.p.

Potrącenia z wynagrodzenia z różnych tytułów

Przykład

Pracownik nie spłacił kredytu bankowego. W związku z tym bank, za pośrednictwem pracodawcy, będzie potrącał mu z pensji co miesiąc. Jaka będzie wysokość potrąceń, jeżeli pracownik zarabia 2300 zł?

Dług bankowy jest egzekwowany na mocy tytułów wykonawczych. Należy jednak pamiętać, że potrąceń takich należności dokonuje się tylko do wysokości połowy wynagrodzenia, czyli nie mogą one przekroczyć kwoty 1150 zł.

Ważne jest, aby potrącana kwota, stanowiąca połowę wynagrodzenia pracownika, nie była niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę. Kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2008 r. wynosi 1126 zł.

1150 zł to zatem więcej niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę - w związku z tym kwotę taką można potrącić pracownikowi z wynagrodzenia.

Potrącenie zaliczki bez zgody pracownika

Potrącenie zaliczki udzielonej pracownikowi stanowi tzw. kompensatę wzajemnych wierzytelności pracodawcy i pracownika.

Zaliczką jest bowiem kwota pieniężna wypłacona pracownikowi przez pracodawcę do rozliczenia się (np. na poczet kosztów delegacji służbowej czy zakupu materiałów). Zaliczką nie jest natomiast wynagrodzenie zaliczkowe, czyli część świadczenia wypłaconego pracownikowi na poczet przyszłego wynagrodzenia przed terminem jego wypłaty.

Dodatkowo warunkiem, który umożliwia pracodawcy potrącenie udzielonej pracownikowi zaliczki, jest jej wymagalność. Zaliczka staje się wymagalna, jeżeli pracodawca może dochodzić od pracownika jej zwrotu w drodze postępowania sądowego z powodu nierozliczenia się w ustalonym terminie z poniesionych wydatków albo z powodu nierozliczenia się z zaliczki ponad poniesione i wykazane wydatki.

Innymi słowy, zaliczka jest mieniem powierzonym pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się.

W przypadku potrącania zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi potrąceń tych dokonuje się do wysokości połowy wynagrodzenia pracownika (po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych), nie więcej jednak niż do wysokości 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 87¹ § 1 pkt 2 k.p.).

Potrącenie kar nałożonych na pracownika

Kara pieniężna za jedno przewinienie oraz za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może przekroczyć jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Natomiast łączna kwota kar nie może być wyższa od 1/10 części wynagrodzenia za pracę przypadającego pracownikowi po dokonaniu potrąceń sum egzekwowanych z mocy tytułów wykonawczych oraz udzielonych zaliczek pieniężnych.

Wynagrodzenie to jest zatem ustalane przed dokonaniem potrąceń dobrowolnych (np. składek związkowych). Kary porządkowe potrąca się z wynagrodzenia pracownika bez potrzeby uzyskiwania jego zgody. Są jednak uprzywilejowane, gdyż potrąca się je w czwartej kolejności, ale jednocześnie podlegają potrąceniu niezależnie od potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, innych należności egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych, zaliczek pieniężnych. Przy obliczaniu kar pieniężnych należy brać pod uwagę kwotę wolną od potrąceń, tj. 90% minimalnego wynagrodzenia po odliczeniu składek i zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (art. 87¹ § 1 pkt 3 k.p.).

Za zgodą pracownika potrącamy do 80% minimalnego wynagrodzenia

Wolna od potrąceń jest kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zasada ta dotyczy jednak tylko potrąceń dokonywanych na rzecz pracodawcy. Jeżeli pracownik chce, by z jego wynagrodzenia potrącano inne należności niż te na rzecz pracodawcy (czyli np. składki związkowe czy pożyczkę z zakładowej kasy), musi wyrazić na to zgodę na piśmie (art. 91 § 1 k.p.). Zakład pracy może potrącać bez zgody pracownika tylko ściśle określone należności wymienione wyczerpująco w art. 87 § 1 k.p., czyli sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych, zaliczki pieniężne i kary (wyrok Sądu Najwyższego z 11 czerwca 1980 r., sygn. akt I PR 43/80, PiZS 1982/1/46).

Taka sama zgoda jest potrzebna w przypadku, gdy np. pracownik otrzymał pomyłkowo za wysoką wypłatę i przy następnej wypłacie trzeba nadpłatę odebrać. Na takie potrącenie pracownik musi wyrazić zgodę na piśmie, a jeśli zgody takiej nie udzieli - pracodawca może tylko wystąpić przeciwko pracownikowi do sądu.

Zdaniem Sądu Najwyższego wyrażenie przez pracownika, bez zachowania formy pisemnej, zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 k.p. (czyli sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych, zaliczek i kar) jest nieważne (wyrok z 1 października 1998 r., sygn. akt I PKN 366/98, OSNP 1999/21/684).

Potrącenia takich świadczeń są zatem zaliczane do kategorii potrąceń z innych należności, a tym samym dokonywane są na nieco innych zasadach.

Przykład

Czy pracownik może wyrazić zgodę na potrącanie ze swojego wynagrodzenia składek związkowych, czy potrzebna jest do tego zgoda związku zawodowego?

Pracodawca na pisemny wniosek zakładowej organizacji związkowej i za pisemną zgodą pracownika jest obowiązany pobierać z wynagrodzenia pracownika składkę związkową w zadeklarowanej przez niego wysokości oraz niezwłocznie przekazywać kwoty pobranych składek na rachunek bankowy wskazany przez zakładową organizację związkową.

Realizacja ww. obowiązku pracodawcy musi więc zostać poprzedzona stosownym wnioskiem zakładowej organizacji związkowej - ze wskazaniem rachunku bankowego - oraz indywidualną, pisemną zgodą pracownika na dokonywanie potrącenia z jego wynagrodzenia, ze wskazaniem kwoty, jaka ma być potrącana. Jeżeli warunki te zostaną spełnione, pracodawca nie może odmówić dokonywania potrąceń składek związkowych z wynagrodzeń pracowników.

Wycofanie przez pracownika pisemnej zgody na dokonywanie ww. potrąceń wyłącza możliwość pobierania przez pracodawcę z wynagrodzenia tego pracownika składki związkowej. Dalsze pobieranie składki oznaczałoby dokonywanie przez pracodawcę bezpodstawnych potrąceń z wynagrodzenia za pracę.

Potrącenia z wynagrodzenia pracownika innych należności niż na rzecz pracodawcy (czyli np. pożyczki z zakładowej kasy zapomogowo-pożyczkowej) można dokonać jedynie za pisemną zgodą wyrażoną przez tego pracownika. W sytuacji gdy mamy do czynienia z takimi potrąceniami, wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia pracownika za pracę w wysokości 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 91 § 2 pkt 2 k.p.).

Co wchodzi w skład potrącanego wynagrodzenia

Do obliczenia wysokości wynagrodzenia pracownika przyjmuje się przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczone do tzw. wynagrodzeń osobowych (art. 6 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia nie uwzględnia się jednak:

• nagród jubileuszowych,

• odpraw pieniężnych przysługujących pracownikom w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,

• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Przy dokonywaniu potrąceń nie oznacza to jednak, że składniki te pracownik otrzyma w pełnej wysokości. Same przepisy dotyczące zasad dokonywania potrąceń z wynagrodzenia pracowników zawierają pewne warunki względem poszczególnych składników wynagrodzenia oraz świadczeń dodatkowych przysługujących pracownikom. Potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia (art. 87 § 8 k.p.). Oznacza to zatem, że w miesiącu, w którym pracownik otrzyma np. nagrodę lub premię kwartalną, będzie ona wliczona do wynagrodzenia, od którego dokonywane są potrącenia.

Ponadto dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji do pełnej wysokości jedynie na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych. Odprawa emerytalna oraz nagroda jubileuszowa podlegają ochronie przed potrąceniami (art. 87 k.p.) tak jak wynagrodzenie za pracę (wyrok Sądu Najwyższego z 17 lutego 2004 r., sygn. akt I PK 217/03, OSNP 2004/24/419).

Podstawy prawne:

• ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 93, poz. 586

• ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - Dz.U. Nr 200, poz. 1679; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 157, poz. 1314

• rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2007 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2008 r. - Dz.U. Nr 171, poz. 1209