Jakie informacje musi podać pracodawca kandydatom do pracy

RADA

Pracodawca, pozyskując dane osobowe kandydatów do pracy, staje się administratorem tych danych. Powinien więc dopełnić obowiązków informacyjnych wobec kandydatów do pracy dotyczących przekazania informacji o podmiocie przetwarzającym dane osobowe, celu ich przetwarzania, prawie dostępu do nich, możliwości ich zmiany oraz dobrowolności albo obowiązku ich podania. Wszystkie te informacje mogą Państwo zamieścić w ogłoszeniu rekrutacyjnym.

UZASADNIENIE

Pracodawcy w zakresie, w jakim przetwarzają (gromadzą, przechowują) dane osobowe kandydatów do pracy, muszą spełnić wszystkie wymagania stawiane administratorom baz danych, z jednym wyjątkiem. Pracodawca nie musi zgłaszać takiego zbioru danych osobowych do rejestracji Głównemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych).

WAŻNE!

Przetwarzając dane osobowe kandydatów do pracy pracodawca staje się administratorem danych osobowych.

Jednym z obowiązków administratora danych osobowych jest obowiązek poinformowania kandydatów do pracy o okolicznościach wskazanych w art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, tj. o:

• adresie siedziby i pełnej nazwie pracodawcy, a w przypadku, gdy administratorem danych (pracodawcą) jest osoba fizyczna - o miejscu jej zamieszkania oraz imieniu i nazwisku,

• celu zbierania danych oraz znanych w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych,

• prawie dostępu do treści danych oraz możliwości ich poprawiania,

• dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.

Kandydat na pracownika powinien zostać poinformowany o tych kwestiach najpóźniej w momencie przekazywania danych osobowych przyszłemu pracodawcy. W przypadku gdy jest wymagana zgoda kandydata na pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych (przyszłemu pracodawcy podawane są dane inne, niż opisane w przepisach rangi ustawowej), pracodawca musi udzielić ww. informacji przed wyrażeniem przez pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Przepisy nie określają żadnej formy, w jakiej należy podać informacje zawarte w art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Można więc to zrobić w dowolnej formie, np. ustnie.

WAŻNE!

Obowiązek informacyjny administratora danych wynikający z art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych może zostać spełniony w dowolnej formie.

Jednak ze względów dowodowych wymagane informacje najlepiej przekazać w formie pisemnej. Udowodnienie, że obowiązek informacyjny z art. 24 ustawy o ochronie danych osobowych został spełniony, spoczywa na administratorze danych, czyli na pracodawcy. Pracodawca powinien sam wystąpić z inicjatywą przekazania kandydatom do pracy wymaganych informacji, a nie czekać np. na wniosek w tej sprawie rekrutowanej osoby.

Obowiązek informacyjny wynikający z art. 24 ustawy o ochronie danych osobowych może zostać spełniony na piśmie w następujący sposób:

Klauzula informacyjna dotycząca danych, które musi podać pracodawca kandydatom do pracy

Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.), informuję, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Alfa Beta sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Kolorowa 2, zwana dalej Spółką,

2) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu rekrutacji pracownika na stanowisko - specjalista ds. marketingu i udostępniane pracownikom działu kadr Spółki,

3) posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania,

4) podanie Spółce danych osobowych jest dobrowolne. Jednak niepodanie informacji wskazanych w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy, tj. imienia (imion) i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), wykształcenia, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia przez kandydata do pracy spowoduje, że otrzymana oferta zatrudnienia nie będzie przez Spółkę rozpatrywana.

Odrębne podawanie przez pracodawcę potencjalnemu pracownikowi informacji wskazanych w art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych nie jest konieczne, gdy:

• potencjalny pracownik posiada wiedzę o tych danych (np. z treści ogłoszenia z ofertą zatrudnienia),

• przepis rangi ustawowej zezwala na przetwarzanie danych bez ujawniania faktycznego celu ich zbierania.

W pierwszym przypadku okoliczność posiadania informacji wynikających z art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych musi być stwierdzona w sposób obiektywny i sprawdzona, czy rzeczywiście wszystkie wymagane informacje są znane kandydatowi do pracy.

• art. 23, art. 24, art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.).

Maurycy Organa

radca prawny