Kto podpisuje roczne sprawozdanie finansowe

Roczne sprawozdanie finansowe składa się z:

• wprowadzenia do sprawozdania finansowego,

• bilansu,

• rachunku zysków i strat,

• dodatkowych informacji i objaśnień,

• zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym (dotyczy jednostek, które mają obowiązek ogłoszenia rocznego sprawozdania finansowego),

• rachunku przepływów pieniężnych (dotyczy jednostek, które mają obowiązek ogłoszenia rocznego sprawozdania finansowego).

Kto podpisuje roczne sprawozdanie finansowe

Roczne sprawozdanie finansowe podpisują - podając zarazem datę podpisu (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości):

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (zazwyczaj jest to główny księgowy, ale może to być także biuro rachunkowe, które przejęło prowadzenie ksiąg rachunkowych), i

• kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu (rocznego sprawozdania finansowego nie mogą podpisywać pełnomocnicy).

WAŻNE!

Ustawa o rachunkowości nakazuje oprócz podpisu na każdym z elementów sprawozdania finansowego podać zarazem datę złożenia podpisu.

Ustawa o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 6) precyzuje, kogo należy uważać za kierownika jednostki, a tym samym wskazuje osoby, które muszą podpisać roczne sprawozdanie finansowe. Kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Ustawa o rachunkowości wskazuje jednocześnie, że kierownikiem jednostki (a więc i osobą podpisującą roczne sprawozdanie finansowe) w przypadku:

• spółki jawnej i spółki cywilnej są wspólnicy prowadzący sprawy spółki,

• spółki partnerskiej są wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd,

• spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej są komplementariusze prowadzący sprawy spółki,

• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą są te osoby (dotyczy to także osób wykonujących wolne zawody),

• jednostek postawionych w stan likwidacji lub upadłości są likwidator, syndyk lub zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym.

WAŻNE!

Rocznego sprawozdania finansowego nie podpisują członkowie rad nadzorczych lub innych organów nadzoru.

W przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu prowadzącemu działalność w formie spółki podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji spółki - biura rachunkowego.

Kto podpisuje sprawozdanie, gdy w trakcie roku zmieniła się osoba prowadząca księgi lub członek zarządu

Osobami, na których ciąży obowiązek złożenia podpisu, są te osoby, które na dzień sporządzania rocznego sprawozdania finansowego (lub ewentualnie późniejszy dzień jego podpisania) sprawowały funkcje. Oznacza to, że przejęcie obowiązków prowadzenia ksiąg rachunkowych w trakcie roku lub po jego zakończeniu nie zwalnia z obowiązku złożenia podpisu. Identycznie jest w przypadku osób, które nie wchodziły w skład zarządu w trakcie roku obrotowego, za który sporządzane jest roczne sprawozdanie finansowe. Wszystkie te osoby mogą jednakże odmówić złożenia takiego podpisu, gdy mają uzasadnione podejrzenia lub pewność, że informacje podane w rocznym sprawozdaniu finansowym nie są rzetelne.

Czy można odmówić podpisania rocznego sprawozdania finansowego

Osoby, na których ciąży obowiązek podpisania rocznego sprawozdania finansowego, mogą odmówić złożenia podpisu (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Oznacza to, że ustawa dopuszcza możliwość niepodpisania sprawozdania finansowego, ale jednocześnie wymaga pisemnego wyjaśnienia takiego stanowiska. Wyjaśnienie takie staje się integralną częścią rocznego sprawozdania.

Prace przygotowawcze do sprawozdań budżetowych za 2009 r.>>

 Należy jednak zauważyć, że sam fakt złożenia podpisu pod sprawozdaniem nie może być podstawą do pociągnięcia do odpowiedzialności za czyny innych osób, np. w przypadku gdy w ciągu roku obrotowego doszło do zmiany zarządu albo osoby prowadzącej księgi (lub gdy do takiej zmiany doszło między dniem bilansowym a dniem sporządzenia sprawozdania). Osoba taka (tj. mająca uzasadnione podejrzenie, że rzetelność ksiąg rachunkowych w okresie przed rozpoczęciem przez nią zatrudnienia nie jest zachowana) może podpisać roczne sprawozdanie finansowe, dołączając jednocześnie udokumentowane zastrzeżenia.

Czy trzeba podpisać wszystkie strony sprawozdania finansowego

Własnoręczne podpisy powinny być złożone na każdym elemencie wchodzącym w skład rocznego sprawozdania finansowego (a więc na wprowadzeniu, bilansie, rachunku zysku i strat, dodatkowych informacjach, zestawieniu zmian w kapitale własnym oraz rachunku zysków i strat). Obowiązek taki wynika z brzmienia art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, gdzie wskazuje się, że kierownik jednostki podpisuje sprawozdanie finansowe, na które składają się elementy ściśle określone w art. 45 ust. 2-3 ustawy o rachunkowości.

Nie ma obowiązku podpisywania poszczególnych stron rocznego sprawozdania finansowego. Wystarczające jest złożenie czytelnego podpisu pod ostatnią informacją każdego z elementów tworzących roczne sprawozdanie finansowe. Jednakże, by zostało zagwarantowane bezpieczeństwo i autentyczność wykazywanych w sprawozdaniu finansowym informacji, podpisy (zazwyczaj w formie parafki) składane są na każdej stronie.

Kto podpisuje sprawozdanie z działalności

Choć sprawozdanie z działalności nie stanowi integralnej części rocznego sprawozdania finansowego, to niektóre jednostki zobowiązane są do jego corocznego sporządzenia i dołączenia do rocznego sprawozdania finansowego.

Obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności dotyczy:

• spółek akcyjnych,

• spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,

• spółek komandytowo-akcyjnych,

• spółdzielni,

• przedsiębiorstw państwowych,

• towarzystw ubezpieczeń wzajemnych,

• towarzystw reasekuracji wzajemnej.

Sprawozdanie z działalności podpisuje zarząd jednostki, podając jednocześnie datę podpisania (identyczną z datą rocznego sprawozdania finansowego lub późniejszą). Należy mieć na uwadze, że sprawozdania z działalności (zgodnie z art. 52 ust. 3 ustawy o rachunkowości) nie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy osoba prowadząca rachunkowość jednostki jest jednocześnie członkiem zarządu. Wówczas (jako członek zarządu) ma obowiązek podpisać sprawozdanie z działalności.

Więcej o obowiązkach związanych ze sporządzeniem sprawozdań finansowych przyczytasz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Podpisywanie, zatwierdzenie, udostępnienie i publikacja rocznego sprawozdania finansowego

• art. 3 ust. 1 pkt 6-7, art. 12, art. 45 ust. 2-3, art. 52 ust. 2-3, art. 53 ust. 1, 2a, 3-4, art. 68, 69 i 70 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223

• art. 51, 123, 191 i 347 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 94, poz. 1037; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 104, poz. 860

• art. 867-868 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 131, poz. 1075

• art. 75 ustawy z 16 września 1982 r. - Prawo spółdzielcze - j.t. Dz.U. z 2003 r. Nr 188, poz. 1848; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 77, poz. 649

• art. 27 ust. 2 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 215, poz. 1664

• art. 45 ust. 1 i 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 201, poz. 1541

• § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie właściwości organów podatkowych - Dz.U. Nr 165, poz. 1371; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 195, poz. 1508

Paweł Muż

ekonomista, księgowy