W praktyce częste są przypadki, gdy firma płaci, a potem okazuje się, że ilość otrzymanego towaru nie zgadza się z zamówieniem bądź nie zostały spełnione oczekiwania dotyczące jakości. Może się też zdarzyć, że cena na fakturze różni się od wcześniej ustalonej, czy też nie zgadza się wysokość udzielonego rabatu. W takiej sytuacji odbiorca musi złożyć reklamację.
Rozpatrzenie reklamacji
Marcin Lipski, menedżer w dziale audytu firmy Ernst & Young podkreśla, że reklamacja wcale nie musi zostać uznana przez dostawcę. Może on reklamacji nie uznać.
W razie przyjęcia reklamacji odbiorca zwraca wadliwy towar, w miejsce którego dostawca dostarcza towar wolny od wad. Odbiorca może też zwrócić błędną fakturę, a dostawca przesłać prawidłową bądź wystawić fakturę korygującą. W przypadku braku uznania reklamacji odbiorca może skierować sprawę do sądu.
- Złożoność procesu reklamacji zależy też od tego, czy faktura już została zapłacona przez odbiorcę czy też nie. Drugi z tych przypadków jest korzystniejszy, gdyż pozwala odbiorcy na zapłacenie od razu odpowiedniej kwoty dostawcy - wyjaśnia nasz rozmówca.
Marcin Solski, menedżer w dziale audytu firmy Ernst & Young, dodaje, że w przypadku gdy reklamacja dotyczyłaby np. wadliwego towaru, który odbiorca zwraca, dostawca musi zaksięgować jego przyjęcie po koszcie wytworzenia lub cenie nabycia, np. strona Wn konta „Towary” - 40, strona Ma konta „Wartość sprzedanych towarów i materiałów” - 40 zł.
Różnice kursowe
Problemem mogą być też reklamacje na rzecz kontrahentów zagranicznych. Uwagę na to zwraca Magdalena Ptak, wicedyrektor departament rachunkowości HLB Frąckowiak i Wspólnicy. Jej zdaniem kłopotem mogą być również reklamacje na rzecz kontrahentów krajowych, dla których faktury wystawiane są w walucie obcej (w przypadku podmiotów krajowych rozliczenia w walutach obcych możliwe są na podstawie obowiązującego pozwolenia dewizowego). Wątpliwości w tych przypadkach dotyczą zasad wystawienia faktury korygującej. Przepisy rachunkowe i podatkowe nie precyzowały jasno, jaki kurs powinien być zastosowany.
- Nasuwały się wątpliwości, czy właściwy będzie kurs z dnia wystawienia faktury korygującej czy kurs z dnia wystawienia faktury pierwotnej - uważa nasza rozmówczyni.
Faktura korygująca
Zakładając, że faktura korygująca zostałaby wystawiona po kursie z dnia jej wystawiania, który różniłby się od kursu z dnia wystawienia faktury pierwotnej, powstałyby różnice kursowe, które nie miałyby swojego ekonomicznego ani podatkowego uzasadnienia.
Według Magdaleny Ptak urzędy skarbowe podzieliły stanowisko podatników, w myśl którego w przypadku konieczności wystawienia faktury korygującej w walucie obcej na kontrahenta zagranicznego lub kontrahenta krajowego (w przypadku podmiotów krajowych obowiązuje pozwolenie dewizowe), np. w związku z reklamacją towarów, należy zastosować kurs taki, jaki obowiązywał w momencie wystawiania faktury pierwotnej. Nie powstaną w związku z tą operacją różnice kursowe.
PRZYKŁAD:
EWIDENCJE U DOSTAWCY I ODBIORCY
Po zapłacie faktury (wartość faktury 1220 zł, w tym 22 proc. VAT) wychodzi na jaw błędna cena - różni się od ustalonej o 5 proc. Dostawca przysyła fakturę-korektę (wartość korekty 50 zł netto, korekta VAT - 11 zł).
Ewidencja uznanej reklamacji u odbiorcy przy założeniu, że nie sprzedał on jeszcze towarów, będzie przebiegała następująco: strona Wn konta „Należności od dostawcy” - 61 zł, strona Ma konta „Rozrachunki z tytułu VAT” - 11 zł, strona Ma konta Towary - 50 zł.
Jeśli część bądź całość towarów została już sprzedana, należy zamiast wartości magazynu skorygować odpowiednio wartość sprzedanych towarów i materiałów w rachunku zysków i strat. Z kolei ewidencja uznanej reklamacji u dostawcy zostanie odzwierciedlona zapisem: strona Wn konta „Przychody ze sprzedaży” - 50 zł, strona Ma konta „Rozrachunki z tytułu VAT” - 11 zł, strona Ma „Zobowiązanie wobec odbiorcy” - 61 zł.
Ważne!
W razie konieczności wystawienia faktury korygującej w walucie obcej na kontrahenta zagranicznego w związku z reklamacją towarów firma powinna zastosować kurs taki, jaki obowiązywał w momencie wystawiania faktury pierwotnej. Pozwoli to uniknąć powstania różnic kursowych
AGNIESZKA POKOJSKA