Kompensaty należy dokonać przed obliczeniem niedoborów w granicach norm. W praktyce i teorii rachunkowości zostały ustalone następujące warunki przeprowadzania kompensaty:
- niedobory i nadwyżki powstały w podobnych asortymentach, co uzasadnia możliwość popełnienia nieumyślnych pomyłek,
- niedobory i nadwyżki zostały ujawnione w toku tego samego spisu z natury, w tym samym polu spisowym i u tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie.
Po dokonaniu kompensaty mogą pozostać różnice, które podlegają dalszemu rozpatrzeniu w zakresie nieskompensowanych niedoborów i nadwyżek. Są to różnice rzeczywiste ilościowo-wartościowe lub wartościowe. Różnice te mogą być przez kierownika jednostki uznane za zawinione lub niezawinione.
UWAGA!
Ustalenie i rozliczenie wyników inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować oraz powiązać z księgami rachunkowymi, czyli kontami księgi głównej (syntetyką) i kontami ksiąg pomocniczych (analityką).
Sposób udokumentowania jest uzależniony od:
- metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla danego składnika aktywów,
- techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Jeśli inwentaryzacja przeprowadzana jest za pomocą odpowiednich systemów informatycznych, to dokumenty inwentaryzacyjne mogą być sporządzone w formie wydruku w postaci oddzielnych komputerowych zbiorów danych jako zasoby informacyjne zorganizowane.
W praktyce zaleca się, aby wydruki te zostały uporządkowane poza zbiorem danych. Dokumenty te służą do:
- porównania danych ze spisu z natury z danymi z ewidencji księgowej (syntetycznej i analitycznej),
- kompensaty niedoborów z nadwyżkami,
- ustalenia ostatecznych różnic inwentaryzacyjnych podlegających rozliczeniu w księgach rachunkowych.
Wartość niedoboru kompensowanego z nadwyżką należy ustalać, mnożąc niższą cenę przez mniejszą ilość.
W momencie stwierdzenia różnic inwentaryzacyjnych, na podstawie protokołów różnic lub innych dokumentów stosowanych w jednostce, należy:
- na kontach ksiąg pomocniczych (analityka) - ilościowo i wartościowo - wprowadzić do ewidencji całą ilość i kwotę nadwyżki oraz niedoborów,
- na kontach księgi głównej (syntetyka) - kwoty niedoborów i nadwyżek, wycenionych w cenach stosowanych do ich ewidencji, zaksięgować odpowiednio na zmniejszenie lub zwiększenie inwentaryzowanych składników aktywów oraz zmniejszenie lub zwiększenie konta „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.
UWAGA!
Ostateczny sposób rozliczenia różnic, w tym także dokonanie kompensaty niedoborów z nadwyżkami, powinien wynikać z zatwierdzonego przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione protokołu komisji inwentaryzacyjnej oraz być zgodny z zasadami rachunkowości zatwierdzonymi przez kierownika jednostki.
Jeśli niedobory zostaną stwierdzone w trakcie ustalania skutków zdarzeń nadzwyczajnych, wówczas kwota niedoborów niezawinionych zostanie rozliczona w ciężar strat nadzwyczajnych, zamiast odpowiednich kosztów działalności.
Przykład
W toku inwentaryzacji przeprowadzonej w magazynie wyrobów gotowych stwierdzono następujące różnice inwentaryzacyjne:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Po zapoznaniu się z wyjaśnieniami magazyniera w księgowości postanowiono dokonać kompensaty podobnych wyrobów A i B oraz C, D i E.
Sposób przeprowadzenia i wyniki kompensaty zestawiono w tabeli.
Tabela.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Po dokonaniu kompensaty niedoborów z nadwyżkami w kwocie 3200 zł do wyjaśnienia i rozliczenia pozostały:
- niedobory wyrobu A na łączną kwotę 600 zł (20 szt. × 30 zł),
- nadwyżki wyrobu E na łączną kwotę 500 zł (10 szt. × 50 zł).
Różnice ilościowo-wartościowe i wartościowe do dalszego rozpatrzenia zestawiono w tabeli.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Sprawdzenia poprawności wyliczeń można dokonać w następujący sposób:
- niedobory: kompensata 3200 zł, nie skompensowano 1300 zł (600 + 700), razem 4500 zł,
- nadwyżki: kompensata 3200 zł, nie skompensowano 900 zł (500 + 400), razem 4100 zł.
Kwotę kompensaty ustalono zgodnie z przedstawionymi powyżej zasadami.
W czasie rozpatrywania nieskompensowanych różnic inwentaryzacyjnych komisja inwentaryzacyjna na podstawie wyjaśnień magazyniera zaproponowała poniższe ich rozliczenie:
- niedobór wyrobu A w kwocie 600 zł uznać za mieszczący się w granicach ubytków naturalnych,
- niedobory wyrobów C i D na łączną kwotę 700 zł uznać za niezawinione, powstałe z niewyjaśnionych przyczyn,
- nadwyżkę wyrobu B w kwocie 400 zł uznać za powstałą z innych przyczyn,
- nadwyżkę wyrobu E w kwocie 500 zł uznać za powstałą w wyniku błędnego pomiaru przy wydawaniu.
Propozycje komisji inwentaryzacyjnej zaakceptował kierownik jednostki.
Ewidencja księgowa
1. Stwierdzenie niedoborów w magazynie wyrobów:
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” 4 500
Ma „Zapasy wyrobów”
- w analityce „Wyrób A” 1 800
- w analityce „Wyrób C” 2 100
- w analityce „Wyrób D” 600
2. Stwierdzenie nadwyżek w magazynie wyrobów:
Wn „Zapasy wyrobów”
- w analityce „Wyrób B” 1 600
- w analityce „Wyrób E” 2 500
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” 4 100
3. Kompensata niedoborów z nadwyżkami:
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” 3 200
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” 3 200
4. Rozliczenie nieskompensowanych niedoborów:
Wn „Koszt własny sprzedaży” (wyrób A) - ubytki naturalne 600
Wn „Pozostałe koszty operacyjne” (wyroby C i D) 700
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” 1 300
5. Rozliczenie nieskompensowanych nadwyżek:
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” 900
Ma „Pozostałe przychody operacyjne” (wyrób B) 400
Ma „Koszt własny sprzedaży” (wyrób E) 500
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Teresa Fołta
biegły rewident