Miejsce przechowywania i udostępniania zbiorów
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Ponadto, roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
Zasady te obowiązują także w zakresie przechowywania - po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy - dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego.
Pewną część dowodów księgowych, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, można przechowywać na nośnikach danych. Treść dowodów księgowych może być jednak przeniesiona wyłącznie na takie nośniki danych, które pozwalają zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, jeżeli inne przepisy nie stanowią inaczej.
Ustawodawca wyłączył ze stosowania tej metody dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, listy płac, dowody powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczące umowy, a także inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki.
Zbiory jednostek, które zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej, przechowuje jednostka kontynuująca działalność, natomiast zbiory jednostek zlikwidowanych - wyznaczona osoba lub jednostka.
O miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.
Ustawa o rachunkowości określa także zasady udostępniania osobie trzeciej zbiorów lub ich części.
Wgląd do dokumentów na terenie jednostki wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, natomiast poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki - pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.
Okresy przechowywania dowodów księgowych
Kontrowersje praktyczne rodzi najczęściej okres przechowywania dokumentów. Przykładowo, czy można zniszczyć:
- dokumentację nabycia komputera w 2000 r.,
- dokumentację inwestycji budowlanej rozpoczętej w 1965 r., a zakończonej w 1970 r.,
- umowę handlową zawartą w 1994 r., rozliczoną ostatecznie w 1998 r.,
- listę wynagrodzeń z 1960 r.,
- zatwierdzone sprawozdanie finansowe za 2002 r.,
- plan kont z 2001 r., zaktualizowany od 2004 r.?
Rozpatrując okresy przechowywania dokumentów, szczególną uwagę należy zwrócić na zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, gdyż - na podstawie art. 74 ust. 1 u.o.r. - podlegają one trwałemu przechowywaniu. Wątpliwości budzą możliwości techniczne wywiązania się z takiego obowiązku, niemniej jednak jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby ustawowy zapis został spełniony.
Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
1) księgi rachunkowe - 5 lat,
2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
4) dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
7) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
8) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.
Ustawa nakazuje więc przechowywanie dokumentów najczęściej przez okres 5 lat (z wyjątkiem sprawozdań finansowych!). Należy jednak pamiętać, że powyższe okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą, np. dowody księgowe ze stycznia 2007 r. powinny być przechowywane do końca 2012 r. W praktyce ustawowy okres 5-letni oznacza więc często 6 lat.
Terminy określone w ustawie o rachunkowości uzależnione są także od innych aktów prawnych regulujących poszczególne obszary działania jednostek. Okresy przechowywania dokumentów wynikają więc również z tych przepisów. Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich.
Przepisy podatkowe
Ogólną zasadą dotyczącą dokumentów związanych z podatkami (podstawą opodatkowania, przychodami, kosztami uzyskania, odliczeniami) jest ich przechowywanie do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasada ta zawarta jest w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa. Tak więc okres przechowywania tych dokumentów uzależniony jest bezpośrednio od momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 70 § 1 ordynacji, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Należy pamiętać, że bieg terminu przedawnienia może jednak zostać przerwany lub zawieszony. Ma to istotny wpływ na długość okresu przechowywania dokumentów.
Szczegółowe zasady przerywania i zawieszania biegu terminu przedawnienia określone są w ordynacji. Ponadto - w myśl art. 70 § 8 - nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Warto także zwrócić uwagę, że np. zobowiązanie podatkowe związane z zaliczeniem do kosztów uzyskania odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środka trwałego przedawni się dopiero 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu. Tak więc dowód nabycia środka trwałego powinien być przechowywany przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego. W praktyce oznacza to lat kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt od momentu nabycia tego składnika majątku.
Przepisy emerytalne
Innym aktem prawnym regulującym przechowywanie dokumentów jest ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. W myśl art. 47 ust. 3c tej ustawy, kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez zakład jednostki organizacyjnej zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Należy mieć na uwadze, że przechowywanie wymienionych dokumentów wiąże się z koniecznością jednoczesnego przechowywania dokumentów źródłowych, na podstawie których zostały one sporządzone.
Jeszcze dłuższy okres wskazuje ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Akt ten w art. 125a ust. 4 stanowi, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Analogiczny obowiązek wynika także z ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z art. 51u ust. 1 tej ustawy, w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:
1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej,
2) od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.
Pracodawca zobowiązany jest więc do zapewnienia przechowywania przedmiotowych dokumentów w wymaganych okresach we własnym zakresie lub w powołanych do tego specjalistycznych jednostkach.
Analizując okresy przechowywania dokumentów określone w poszczególnych przepisach, należy także zwrócić uwagę na ich zabezpieczenie przed przypadkowym zniszczeniem. Właściwe oznaczenie dokumentów i poszczególnych tomów (teczek), a szczególnie dokumentów związanych z wieloletnimi „następstwami”, jak np.: realizacją inwestycji, umowy, amortyzacją itp., wykluczające przedwczesne ich zniszczenie, ma niezwykle istotne znaczenie. Oczywiście, z przyczyn innych niż ustawowe nie należy niszczyć pewnych dokumentów, nawet po wymaganym okresie przechowywania. Może to być związane z dokumentowaniem praw własności (np. przy odsprzedaży) itp.
Wracając do pytań postawionych na wstępie, minimalny okres przechowywania przedmiotowych dokumentów wynosi:
- dokumentacja nabycia komputera w 2000 r. - 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego, tj. przy założeniu 30-proc. amortyzacji - do końca 2008 lub 2009 r.,
- dokumentacja inwestycji budowlanej rozpoczętej w 1965 r., zakończonej w 1970 r. - 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego, tj. przy założeniu 2,5-proc. amortyzacji (budynek niemieszkalny) - do końca 2015 r.,
- umowa handlowa z 1994 r., rozliczona ostatecznie w 1998 r. - 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym została ostatecznie rozliczona, tj. do końca 2003 r.,
- lista wynagrodzeń z 1960 r. - 50 lat od dnia zakończenia pracy w jednostce przez wszystkie osoby figurujące na tej liście,
- zatwierdzone sprawozdanie finansowe za 2002 r. - podlega trwałemu przechowywaniu,
- plan kont z 2001 r., zaktualizowany od 2004 r. - 5 lat od upływu jego ważności, tj. do końca 2008 r.
Podstawa prawna:
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.),
• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn.zm.),
• ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn.zm.),
• ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353 z późn.zm.),
• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn.zm.).