Nowe przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, które wejdą w życie od lutego 2026 r., przewidują różne procedury na wypadek problemów technicznych i awarii systemu. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, czym różni się tryb offline24, tryb offline, tryb awaryjny oraz procedura na wypadek awarii całkowitej – a także jakie obowiązki w zakresie wystawiania, przesyłania i udostępniania faktur będą spoczywać na podatnikach w każdej z tych sytuacji.
- KSeF - dwa tryby wystawiania faktur: tryb online i tryb offline
- Tryb offline24 przy wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF
- Tryb offline (niedostępność systemu KSeF)
- Tryb awaryjny KSeF
- Awaria całkowita KSeF
Już od 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy, a przedsiębiorcy będą musieli dostosować się do nowych zasad wystawiania i przesyłania faktur. Podstawowym rozwiązaniem pozostanie tryb online, czyli bieżące przekazywanie dokumentów do systemu. Jednak ustawodawca przewidział także szczególne procedury na wypadek braku Internetu, niedostępności KSeF, awarii czy sytuacji nadzwyczajnych. W takich przypadkach podatnicy będą mogli korzystać z trybu offline24, trybu offline oraz trybu awaryjnego, a w razie kryzysu – z rozwiązań dla awarii całkowitej. Każdy z tych trybów ma inne zasady dotyczące terminów przesyłania faktur, sposobu ich udostępniania czy oznaczania kodami QR. Ministerstwo Finansów tłumaczy szczegóły i rozwiewa wątpliwości przedsiębiorców.
KSeF - dwa tryby wystawiania faktur: tryb online i tryb offline
Tryb online to wystawianie faktur polegające na wysyłce pliku faktury w czasie rzeczywistym do KSeF. Tryb offline sprowadza się natomiast do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie.
Tryb offline od strony biznesowej i prawnej oznacza kilka możliwych procedur. Wynikają one z zaistniałych okoliczności np. awarii czy prac serwisowych w KSeF. W zależności od przesłanek, pomimo stosowania od strony technicznej wysyłki w trybie offline, mogą wystąpić różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu, odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy czy opatrywania kodami QR. Szczegóły omówiono poniżej.
Uwaga: Materiał dotyczący trybu offline24, trybu offline (niedostępność systemu) oraz kodów QR został przygotowany z uwzględnieniem założeń zawartych w projekcie ustawy KSeF 2.0 oraz projekcie rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF, których treść może ulec jeszcze modyfikacjom. Projekty dostępne są na stronie Rządowego Centrum Legislacji.
Tryb offline24 przy wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF
Cel i podstawa prawna
Tryb offline24 to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. Rozwiązanie stanowi odpowiedź na obawy przedsiębiorców związane z wydłużonym czasem oczekiwania na przetworzenie się faktur w KSeF.
Procedury związane ze stosowaniem trybu offline24 będą określone w art. 106nda ustawy o podatku od towarów i usług. Proces legislacyjny jeszcze trwa (projekt ustawy KSeF 2.0 w wersji skierowanej do Sejmu).
Kto będzie mógł skorzystać z trybu offline24?
Każdy podatnik będzie mógł wystawiać faktury w trybie offline24. Ustawa nie będzie zawierała ograniczeń w tym zakresie. Celem jest bowiem jak najbardziej elastyczne podejście do stosowania tego trybu przez przedsiębiorców.
Zasady postępowania
Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie offline24:
- zastosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3),
- wystawi ją w postaci elektronicznej,
- niezwłocznie prześle fakturę do KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, w celu nadania numeru KSeF faktury.
Jeżeli po wystawieniu faktury a przed jej przesłaniem do KSeF:
- wystąpi awaria KSeF (ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągi 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii,
- wystąpi tzw. całkowita awaria KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) – wówczas faktury nie dosyła się do KSeF.
Data wystawienia faktury w trybie offline24
Datą wystawienia faktury w trybie offline24 będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.
Powyższą zasadę stosuje się także gdy podatnik wystawi fakturę „online”, ale data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data zadeklarowana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA.
Data otrzymania faktury w trybie offline24
WAŻNE: Faktura wystawiana na rzecz przedsiębiorcy krajowego posługującego się NIP, będzie przekazywana mu w KSeF. Faktura z założenia nie jest przekazywana temu przedsiębiorcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF.
Data otrzymania faktury w trybie offline24 to:
- data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.
- data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. podmiotowi zagranicznemu, konsumentowi czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).
Dwa kody QR na fakturze
Faktura wystawiona w trybie offline24 udostępniana nabywcy w sposób uzgodniony powinna być oznaczona dwoma kodami QR
- pierwszy kod QR: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
- drugi kod QR: umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).
WAŻNE: Aby wygenerować drugi kod QR konieczne będzie pobranie certyfikatu KSeF.
Więcej informacji na temat kodów QR można znaleźć w artykule Kody weryfikujące QR.
Więcej informacji na temat certyfikatów KSeF można znaleźć w artykule Certyfikaty KSeF.
Faktura korygująca w trybie offline24
Fakturę korygującą będzie można wystawić również w trybie offline24. W stosunku do tak wystawionej faktury korygującej również wystąpi obowiązek jej przesłania do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym.
Ponadto, jeżeli wystawiana korekta będzie dotyczyła faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline24, to najpierw należy przesłać fakturę pierwotną do KSeF w celu nadania jej numeru KSeF, a następnie dopiero wystawić fakturę korygującą. W fakturze korygującej należy zadeklarować m.in. numer KSeF faktury korygowanej.
Szkolenie: KSeF 2.0 – obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 roku
Tryb offline (niedostępność systemu KSeF)
Cel i podstawa prawna
Tryb offline to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo czasowej niedostępności systemu, procesy związane z wystawianiem faktur będą przebiegały płynnie i nieprzerwanie.
Procedury związane ze stosowaniem trybu offline z uwagi na niedostępność systemu są określone w art. 106nh ustawy o podatku od towarów i usług, wchodzącym w życie z dniem 1 lutego 2026 r.
Kto będzie mógł skorzystać z trybu offline?
Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej w BIP MF niedostępności KSeF będzie mógł wystawić fakturę w trybie offline.
Zasady postępowania
Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie offline:
- zastosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3),
- wystawi ją w postaci elektronicznej,
- prześle ją do KSeF – nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury.
Jeżeli jednak:
- wystąpi w tym czasie awaria KSeF (ogłoszona w BIP i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągi 7 dni roboczych od zakończenia awarii,
- wystąpi w tym czasie tzw. awaria całkowita KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) – wówczas faktury nie dosyła się do KSeF
Data wystawienia faktury w trybie offline
Do określenia daty wystawienia faktury wystawianej w trybie offline, w związku z niedostępnością systemu, stosuje się te same przepisy, co w przypadku trybu offline24.
Datą wystawienia faktury w trybie offline będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.
Data otrzymania faktury w trybie offline
Do określenia daty otrzymania faktury wystawianej w trybie offline, w związku z niedostępnością systemu, stosuje się te same przepisy, co w przypadku trybu offline24.
Data otrzymania faktury w trybie offline to zatem:
- data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF,
- data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. na rzecz podmiotów zagranicznych, konsumentów czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).
Dwa kody QR na fakturze
Faktura wystawiona w trybie offline udostępniana nabywcy w sposób uzgodniony powinna być oznaczona dwoma kodami QR:
pierwszy kod QR: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
drugi kod QR: umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).
WAŻNE: Aby wygenerować drugi kod QR konieczne będzie pobranie certyfikatu KSeF.
Więcej informacji na temat kodów QR można znaleźć w artykule Kody weryfikujące QR.
Więcej informacji na temat certyfikatów KSeF można znaleźć w artykule Certyfikaty KSeF
Faktura korygująca w trybie offline
Fakturę korygującą można wystawić również w trybie offline.
Jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline, to wystawia się ją dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.
Tryb awaryjny KSeF
Cel i podstawa prawna
Tryb awaryjny to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać w przypadku ogłoszonego w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym komunikatu o awarii KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo zidentyfikowanej usterki systemu, proces wystawiania faktur będzie nadal kontynuowany.
Procedury związane ze stosowaniem trybu awaryjnego określa art. 106nf ustawy o podatku od towarów i usług, który wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r.
Kto będzie mógł skorzystać z trybu awaryjnego?
Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej awarii KSeF będzie mógł wystawić fakturę w trybie awaryjnym. Komunikaty o pracach serwisowych będą publikowane w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym.
Zasady postępowania
Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie awaryjnym:
- zastosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. jest to FA(3),
- wystawi ją w postaci elektronicznej,
- prześle ją do KSeF – nie później niż w ciągu 7 dniu roboczych od dnia zakończenia awarii w celu nadania fakturze numeru KSeF,
- udostępni ją nabywcy w sposób uzgodniony.
Jeżeli w terminie 7-dniowym:
- zostanie zamieszczony w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym kolejny komunikat o wystąpieniu awarii, termin 7 dni liczy się od dnia zakończenia tej kolejnej awarii lub
- w trakcie samej awarii zostanie zamieszczony komunikat o wystąpieniu tzw. awarii całkowitej – faktury nie dosyła się do KSeF.
Data wystawienia faktury w trybie awaryjnym
Datą wystawienia faktury w trybie awaryjnym będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.
Data otrzymania faktury w trybie awaryjnym
Data otrzymania faktury w trybie awaryjnym to:
- data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę,
- data przydzielenia numeru KSeF - jeżeli data faktycznego otrzymania faktury będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.
WYJĄTEK: Jeżeli faktura została wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy (m.in. na rzecz podmiotu zagranicznego, konsumenta czy nabywcy bez NIP), który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu KSeF - za datę otrzymania tej faktury uznaje się zawsze datę jej faktycznego otrzymania.
Dwa kody QR na fakturze
Faktura wystawiona w trybie awaryjnym udostępniana nabywcy poza KSeF powinna być oznaczona dwoma kodami QR:
- pierwszy kod QR: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
- drugi kod QR: umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).
WAŻNE: Aby wygenerować drugi kod QR konieczne będzie pobranie certyfikatu KSeF.
Faktury korygujące
Fakturę korygującą można wystawić również w trybie awaryjnym.
Fakturę korygującą do faktury pierwotnej wystawionej w trybie awaryjnym, wystawia się po przydzieleniu tej fakturze pierwotnej numeru identyfikującego w KSeF.
Więcej informacji na temat kodów QR można znaleźć w artykule Kody weryfikujące QR.
Więcej informacji na temat certyfikatów KSeF można znaleźć w artykule Certyfikaty KSeF.
Awaria całkowita KSeF
Cel i podstawa prawna
Awaria całkowita to z założenia sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. Wprowadzenie procedury postępowania na wypadek takich okoliczności wynika z ogólnej sytuacji geopolitycznej Polski. Sposób postępowania w przypadku awarii całkowitej określa art. 106ng ustawy o podatku od towarów i usług, który wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r.
Kto może skorzystać z trybu dotyczącego awarii całkowitej?
Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej w środkach społecznego przekazu awarii KSeF. Komunikaty o awarii KSeF w takiej sytuacji zostaną zamieszczone np. w telewizji, radiu, prasie czy w Internecie. Komunikaty w środkach społecznego przekazu wystąpią gdy nie będzie możliwe zamieszczenie komunikatów o awarii KSeF w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym.
Zasady postępowania
Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie awarii całkowitej:
- wystawi ją w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną,
- nie będzie miał obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej,
- nie będzie miał obowiązku przesłania jej do KSeF po ustaniu awarii,
- przekaże ją nabywcy np. osobiście, mailem bądź innym alternatywnym kanałem.
Data wystawienia i otrzymania faktury w trybie awarii całkowitej
Przepisy ustawy o VAT nie zawierają szczególnych regulacji dotyczących daty wystawienia i daty otrzymania faktury. Istotna jest więc rzeczywista data wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, wskazana przez podatnika na fakturze. Datą otrzymania faktury jest data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę (poza KSeF).
Brak kodu QR na fakturze wystawionej w czasie awarii całkowitej
Faktura w postaci papierowej lub faktura elektroniczna wystawiona podczas awarii całkowitej i przekazywana nabywcy z założenia poza KSeF nie jest opatrywana kodami QR - w przeciwieństwie do faktur wystawionych w trybie offline24, offline, czy w trybie awaryjnym, które takimi kodami są opatrywane.
Faktura korygująca
W przypadku zaistnienia w trakcie awarii całkowitej, przesłanki do wystawienia faktury korygującej – taką fakturę korygującą również wystawia się poza KSeF.